前回は、「G Suite」が持つ各種機能の中でも「管理者支援」に関する概要を解説した。そこで今回は、より円滑な管理者支援を実現するアドオンについて紹介していこう。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入サポート実績はこれまで3万社以上。「サテライトオフィス」ブランドで多数のアドオン・テンプレートを無償提供するなど、G Suite の普及に尽力。

提供:サテライトオフィス

　G Suite の管理者ツールで、管理業務を効率化!

前回の概要編で解説した通り、G Suiteには管理者を支援する数多くの機能が標準で備わっている。管理に必要な機能を集約しつつも使いやすくカテゴリ分けされた管理コンソール、さまざまな役割をカバーできる簡単かつ柔軟性の高い権限設定、ユーザーの急増にも容易に対応可能な一括登録機能、サービス全体の利用状況が一目で分かるレポート機能など、標準機能とは思えないほどの充実ぶりだ。

しかし、G Suiteを使い込んでいくと、より細かい部分での管理者支援機能が欲しくなってくるもの。そんな方にぜひ導入してもらいたいのが、サテライトオフィスが提供しているアドオン「サテライトオフィス・管理者便利ツール for G Suite」である。

サテライトオフィス・管理者便利ツール for G Suite

サテライトオフィス・管理者便利ツール for G Suiteは、標準の管理者支援機能で補え切れない部分をカバーするアドオンだ。その内容は実に多彩で、あらゆるシーンにおいてシステム管理者を助けてくれる。今回はその中から、「メール」「カレンダー」の領域について、特に利便性の高い機能を紹介しよう。

●メール
メール関係で非常に便利なのが「メールの一括配信機能：メルマガ配信」だ。実際の仕事のなかで、数百名程度の相手にメルマガを配信したいことはよくある。このメルマガ配信作業をG SuiteのGmailからツールを使って送信可能だ。送信先のユーザー情報をGoogleスプレッドシートで管理し、マクロボタンを押すことで、一件ずつまたは、一括配信が可能だ。メール送信にはメール文書の差し込みが可能で、ユーザー属性によって、メール文書を変更しながら送信ができる。しかし、注意しなければいけないのは、Gmailの一日の送信上限で、1日2500件までの送信制限があるので、2000件以内のメルマガに適している。このツールには、1日の送信件数を調べる機能があるので、件数をみながら送信してみてほしい。

実際の利用局面として想定されるのは、セミナーの申込受付。Googleフォーム を使って実施し、申込があるとGoogleスプレッドシート に登録されるが、セミナー開催後のサンキューメールを、この一括配信機能を使って送信するというのはどうだろうか。

その他、Gmailに関する設定の一括変更ツールもある、「メールのラベル一括作成ツール」「メールのフィルタ一括作成ツール」を使えば、対象ユーザーのラベルやフィルタを一括で作成することが可能。社内でメールの振り分けルールを統一したい場合などに便利だ。 また、容量制限を受けやすいフィーチャーフォンへのメール転送に適した添付ファイルの削除機能、メール画面に表示されるウェブクリップアイコンの表示・非表示を一括変更できる機能、メールの委任設定やメールアドレスのエイリアスに関する一括登録・変更と一覧表示、といった機能も備えている。

●カレンダー
カレンダーについては、「CSVによるカレンダーデータ連携ツール」が非常に便利だ。CSVファイルでカレンダー内のデータをアップロード/ダウンロードできるため、他のシステムと連携する際にも重宝する。また、連携対象がグループウェアやG Suite以外のカレンダーの場合、「国産グループウェア、カレンダーデータ連携ツール」が大きな力になってくれるだろう。

さらに、カレンダーのアクセス権限を一括で変更可能な「管理者によるカレンダーアクセス権一括変更ツール」、共有カレンダーや会議室(リソース)の重複スケジュールがチェックできる「会議室(リソース)等の重複スケジュールの一覧ツール」、発見した重複スケジュールの削除に便利な「重複スケジュールのスケジュール削除」なども備えている。

このように、サテライトオフィス・管理者便利ツール for G Suiteを使うと、G Suiteの標準機能で補えない部分までカバーすることができる。システム管理者にとっては、まさに"かゆい所に手が届く"アドオンといえるだろう。今回は「メール」「カレンダー」関連のアドオンを紹介した。次回は「Googleドライブ」「Googleサイト」について触れていきたい。

サテライトオフィス

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◆◆ Google 社の GＳuite(旧名：Google Apps)導入/アドオン提供実績2万社以上◆◆ G Suite 導入支援で業界No.1の実績。小規模～大規模導入まで、経験豊富なスペシャリストがサポートいたします。 また、「組織＆グループカレンダー for GＳuite」をはじめ、GＳuite拡張ソリューション(シングルサインオン、ワークフロー、アカウント同期機能など)を多数提供しています。 -●●無料活用セミナー　随時開催中!!●●-

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