Google Appsの人事活用【カスタマイズ編】

各種カスタマイズにも対応した高機能な人事評価システム

前回は、「Google Apps for Work」の人事活用に関する概要を解説した。そこで今回は、より高度な人事評価システムを実現するアドオンについて紹介していこう。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)
大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、GoogleAppsの導入サポート実績はこれまで2,000社以上。「サテライト・オフィス」ブランドで多数のテンプレートを無償提供するなど、GoogleAppsの普及に尽力。 提供:サテライトオフィス

Google Apps for Workを使うと、Excelなどと比べて格段に効率的な人事評価システムが構築できる。しかし中には、Google Apps for Workの機能的に実現可能でも作り方が分からない、使いづらい既存システムを踏襲せず新規で作り直したいけれど人事評価システムに関するノウハウがない、といった企業も多いのではないだろうか。こうした際に大きな助けとなってくれるのが、サテライトオフィスが提供しているアドオン「サテライトオフィス・人事評価システム for Google Apps」である。

サテライトオフィス・人事評価システム for Google Appsは、Googleサイトで作成した社内ポータルにガジェットとして各種機能を追加するだけで、簡単に高機能な人事評価システムを使えるようになるアドオンだ。期首に実施される目標設定シート(人事評価シート)の作成および管理から、複数回にわたって行われる中間レビュー、最終成果の管理までをオンラインでシームレスに実現することができる。

目標設定シートについてはあらかじめフォーマットが用意されており、企業のニーズに合わせて自由にカスタマイズが可能。テキスト/日付/テキストボックス/ドロップダウン/リストボックス/リッチテキストボックスなど豊富なフィールドが使えるほか、数値型/文字型、自動計算や独自条件計算も指定できるため、実情に沿った理想的な目標設定シートの作成が行える。GUIビルダーにより、専門知識なしで直感的に扱えるのもポイントといえる。また、数字のみ/ひらがな/カナ/文字数/必須項目/任意項目といった入力チェック機能があるので、ユーザーごとに発生する表記のばらつきを抑えたり、入力忘れの防止も可能だ。また、人事評価シートの作成時には名前/メールアドレス/役職/上長名などを自動的にセットする項目自動セット機能が、入力の手間とミスを大幅に抑制してくれる。

システム管理者の業務負荷軽減と現場への迅速な対応を両立

システム管理者としての視点では、閲覧・編集・ユーザーの追加/変更/削除権限、ユーザーへのマイデータ削除権限など各種権限管理に加えて、組織ツリー管理や組織名変更といった機能を備えているのも嬉しいところ。権限を付与すれば各現場の組織長単位でもユーザーの追加/変更が行えるようになるため、システム管理者の業務負荷軽減と現場への迅速な対応を両立することができる。またログインパスワードの付与によって、アルバイトなどGoogle Apps for Work以外のユーザーでも利用が可能だ。

そのほか運用面では、申請/承認中に作業内容を保存できる下書きおよび作業中保存機能、選択項目を事前マスターとして管理できる選択項目マスター機能、未読時のデータ色を変更できる未読/既読管理、必要な情報を迅速に発見できる全文検索機能、システム管理者によるCSV形式でのデータダウンロードといった、非常に豊富で実用的な各種機能が活躍してくれる。

サテライトオフィスでは、本アドオンについてさらなる機能拡充を予定している。たとえば現時点では、人事評価シートフォーマットのGUIビルダー機能、部下が登録した際にメールを送信するお知らせメール機能、人事評価シートのフィールド単位の閲覧権限/編集権限、メンバーと上司のディスカッション機能、上司からメンバーへの差し戻し機能、更新時のバージョン管理機能、申請/承認すると自動的に印鑑が捺印される印鑑捺印機能などを開発中なので、こちらもぜひ期待したいところだ。

サテライトオフィス

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