Google Appsのグループウェア【カスタマイズ編1】

前回は、「Google Apps for Work」のグループウェア機能に関する概要を解説した。そこで今回は、このグループウェア機能をより使いやすくする各種アドオンについて紹介していこう。

監修：原口 豊(はらぐち・ゆたか) 大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス（旧ベイテックシステムズ）を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、GoogleAppsの導入サポート実績はこれまで2,000社以上。「サテライト・オフィス」ブランドで多数のテンプレートを無償提供するなど、GoogleAppsの普及に尽力。 提供:サテライトオフィス

社内外の連絡先を手軽に共有

企業がビジネスを展開する上で、社内スタッフの連絡先の共有は、初めて依頼をする部署への連絡がとりやすいなどの迅速かつ円滑な社内コミュニケーションを可能にする。また、顧客やパートナー企業などの連絡先が共有できれば、業務効率化に加えて新たなビジネスチャンスの創出にもつながる。連絡先の共有は、それだけ企業にとって大きなメリットといえる。

もちろん、Google Apps for Workのアドレス帳機能である「連絡先」も共有することは可能だ。しかし残念なことに部署やチームなどグループ単位での共有、そして階層表示に対応していないのが悩みどころ。こうした弱点をカバーするため、サテライトオフィスでは独自のアドオン「サテライトオフィス・組織アドレス帳 for Google Apps」を提供している。

このサテライトオフィス・組織アドレス帳 for Google Appsは、社内スタッフの連絡先を階層対応のツリー形式で表示できるようになるアドオンだ。一覧性が良くなるのはもちろん、名前やメールアドレスでの検索、さらには各種情報をキーワードにした詳細検索機能も備えているため、素早く連絡先を探し出すことができる。詳細項目については、システム管理者側で表示・非表示の設定が行えるのも嬉しい。

また、組織アドレス帳から複数メンバーに対してメールを作成したり、カレンダーの会議召集やメール作成時にポップアップで組織アドレス帳が呼び出せるのも便利。そのほか、会議室や社用車といった各種リソースの表示、一覧の表示順変更、企業外のメンバー表示、個人連絡帳のグループとメンバーの一覧表示、使用機会が多い連絡先のお気に入り登録、CSVによるユーザー情報のアップ＆ダウンロード、社内・社外を問わない複数の共有アドレス帳作成、スタッフ写真のアップロード＆参照なども可能となっている。

スケジュール共有で業務効率アップ

企業内においては、各スタッフのスケジュールも共有しておくと業務効率が大幅にアップする。たとえば取引先企業から連絡があった際に担当者の帰社時間をすぐに確認できたり、会議の開催予定を立てやすかったりと、さまざまなシーンで役立つだろう。

Google Apps for Workのカレンダー機能「Googleカレンダー」は大変使いやすく、個人利用レベルでは特に不満を感じないのだが、企業レベルでの利用となると共有部分が若干ネックになってくる。これを解決してくれるのが、サテライトオフィスが提供するアドオン「サテライトオフィス・組織カレンダー for Google Apps」だ。

このサテライトオフィス・組織カレンダー for Google Appsは、組織内にいるメンバーのカレンダーを簡単に共有できるというもの。「Googleグループ」で設定した部署やチームの一覧を表示できるほか、グループ内でさらにグループを作ることによる階層表示、非表示グループの設定、一覧内の表示順変更、会議室や社用車といった各種リソースの表示、企業外のメンバー表示、個人連絡帳のグループとメンバーの一覧表示、複数メンバーの予定の同時作成、閲覧機会が多い連絡先のお気に入り登録、お気に入りグループの作成とソート、スケジュールのコピーなども可能となっている。

そのほかサテライトオフィスでは、社外とのカレンダー共有を可能にする「サテライトオフィス・カレンダー外部共有 for Google Apps」も提供している。こちらはGoogle Apps for WorkとOffice365でカレンダーを共有＆同期できるサービスで、Google Apps for Work同士やOffice365 同士のカレンダー共有も可能になる。社外パートナー企業と連携したプロジェクトを展開する際などに大変便利だ。

このようにサテライトオフィスでは、企業内における連絡先やスケジュールの共有を容易にするアドオンを提供している。次回はさらに、社内ポータルや掲示板の作成に便利なアドオンなどを紹介していこう。

サテライトオフィス

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