いまや企業内での情報共有に欠かせないグループウェア。そこで今回は、Googleの企業向けクラウドサービス「Google Apps for Work」のグループウェア機能について見ていこう。

監修：原口 豊(はらぐち・ゆたか) 大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス（旧ベイテックシステムズ）を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、GoogleAppsの導入サポート実績はこれまで2,000社以上。「サテライト・オフィス」ブランドで多数のテンプレートを無償提供するなど、GoogleAppsの普及に尽力。 提供:サテライトオフィス

各種ファイルの作成や共有が容易

近年のビジネスでは、スケジュールから顧客の連絡先、関連資料に至るまであらゆる情報がデータ化されている。そしてこれらのデータをチームや部署、企業全体で共有できるのがグループウェアの魅力だ。グループウェアは業務効率化と生産性の向上、さらにはコミュニケーションの円滑化を実現することができる。

Google Apps for Workには、グループウェアとして求められる多彩な機能が備わっている。まずファイル共有については、どこからでもアクセスでき共有も容易なオンラインストレージ「Googleドライブ」がある。保存容量はメールサービス「Gmail」と合わせて1ユーザあたり30GBで、必要に応じて拡張も可能だ。

ビジネスに欠かせない各種書類が作成できる「Googleドキュメント」も大変便利だ。こちらは、文書作成用の「ドキュメント」、表計算やグラフ作成に便利な「スプレッドシート」、プレゼンテーション資料の作成が容易な「スライド」、各種フォームが手軽に作成できる「フォーム」、図の作成に適した「図形描画」と、用途に応じた機能を提供。作成した書類はGoogleドライブ内に保存されるため簡単に共有が行えるほか、共同作業が行えるのも魅力のひとつといえる。これにより、たとえば1つのスプレッドシートに各営業所の担当者が同時に売上を入力したり、（こちらもGoogle Apps for Workの機能である）「ビデオチャット」で会議をしながら複数人でリアルタイムに資料を作成していくことも可能だ。もちろん、Googleドキュメントで作成した書類は、各種スマートデバイスからもアクセスできる。

スケジュールや連絡先も手軽に共有

Google Apps for Workには、ファイル以外の情報を共有する機能も備わっている。たとえばスケジュールについては、個人でもユーザが多い「Googleカレンダー」が利用可能。日頃のスケジュール管理はもちろん、スマートフォンにも対応した予定のリマインドや、会議の参加メンバー追加と同時に送れる招待メール、ToDoリストによるタスク管理などの機能を有している。このカレンダーは個人単位だけでなく共有もできるため、企業内で使うには大変便利だ。また、システム管理者がリソースを登録することにより、カレンダーを応用した会議室や社用車などの施設予約管理も行える。

さらに、顧客やパートナー企業などの連絡先についても、Google Apps for Workの「連絡先」を使って管理できる。こちらはGmailと連携してメールが手軽に送信できるのはもちろん、指定した相手と連絡先を共有したり、CSV形式で出力するといったことも可能だ。

専門知識なしで社内ポータルを簡単作成

企業において情報共有の基盤となる社内ポータルが作成可能な「Googleサイト」も重要な存在だ。このGoogleサイトは、「ガジェット」というパーツを組み合わせていくだけで、HTMLの知識がなくても簡単かつスピーディーに社内ポータルを作れる優れもの。ガジェットの種類から配置まで自由な発想でページレイアウトができるほか、「Youtube」の動画や「Googleマップ」の地図なども簡単に挿入が可能となっている。

今回はグループウェア関連の基本的な機能を紹介したが、このほかにもGoogle Apps for Workには管理面を含めて企業で使いやすい多彩な機能が備わっている。次回からは、これらグループウェア関連機能がさらに使いやすくなる、サテライトオフィス提供のアドオンを紹介していこう。

次回は、グループウェア関連機能を使いやすくするための、サテライトオフィス提供のアドオンを紹介する

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