【連載】

基礎から応用まで~Gmail効率アップのための必須テクニック~

35 大容量のファイルを送る時に便利なファイル共有メールの送信方法

 

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前回も紹介したように、Gmailは「Googleドライブにあるファイル」をメールで送信することが可能だ。この時、添付ファイルに加えて、「ファイル共有」としてファイルを送信する方法も用意されている。今回は、この方法でファイルを送信する操作手順を紹介しておこう。

ファイル共有のメールを送信

Googleドライブに保存されているファイルをGmailで送信する時、ファイルをメールに添付するのではなく、「ファイルの位置を記したリンク」を本文に記して送信することも可能である。容量が大きなファイルを送信する場合などに便利な方法なので、こちらも覚えておくとよいだろう。

まずは、この方法でファイルを送信する手順から紹介していこう。メールの新規作成画面を開き、「To」(宛先)、「件名」、「本文」を入力する。続いて「ドライブを使用してファイルを挿入」アイコンをクリックする。

各自の「Googleドライブ」に保存されているファイルが一覧表示されるので、この中から送信するファイルを選択する。その後、画面右下で挿入方法に「ドライブのリンク」が指定されていることを確認してから「送信」ボタンをクリックする。

「ドライブを使用してファイルを挿入」アイコンをクリック

ファイルを選択し、挿入方法に「ドライブのリンク」を指定

メールの本文に「ファイルの位置を記したリンク」が挿入される。あとは「送信」ボタンをクリックしてメールを送信するだけだ。

この時、以下のような画面が表示されることがある。この画面は、共有設定の変更が必要であることを示す画面だ。通常、Googleドライブに保存されているファイルは「自分だけが使用可能なファイル」に設定されている。このままでは「ファイルの位置を記したリンク」をメールに記載しても、受信者がファイルを閲覧することはできない。よって、この画面にある「共有して送信」ボタンをクリックし、ファイルの共有設定を変更しておく必要がある。

メールの送信

ファイルの共有設定の変更

以上で、一連の作業は完了。メールの送信が実行される。なお、先ほどの画面で「閲覧者 ▼」の文字をクリックし、ファイルのアクセス権を変更することも可能だ。「コメント可」や「編集者」を選択してから「共有して送信」ボタンをクリックすると、メールの受信者がコメントを投稿したり、ファイルを直接変更したりできるようになる。合わせて覚えておくとよいだろう。

アクセス権の変更

「共有ファイル」の閲覧について

続いては、先ほどのメールを受信した人が「どのようにファイルを受け取るか?」について紹介しておこう。

この場合、メールの本文に「ファイルの位置を記したリンク」が記載される。ファイルの内容を確認する時は、このリンクをクリックすればよい。

すると、ブラウザが起動し、送信したファイルの内容が表示される。このファイルをパソコンにダウンロードする時は、画面上部にある「ダウンロード」アイコンをクリックすればよい。

メール内のリンクをクリック

ファイルをダウンロードする場合

Googleドライブが対応しているファイル形式であれば、リンクをクリックするだけでファイルを閲覧できるため、あらためて操作手順を説明しなくても問題なくファイルを閲覧してもらえるだろう。ただし、ファイルをダウンロードしてもらう必要がある場合は、メールの本文に「ダウンロード手順」を一言添えておいたほうがよいかもしれない。相手のスキルに合わせて、メールの本文を工夫する必要があることも覚えておきたい。

受信者のみ閲覧可能な場合

前述した方法で「共有ファイル」を送信した場合、URLを知っている人全員がファイルを閲覧できる状態になってしまう。このURLは英数字がランダムに並ぶ予測不能なものであるが、それでも『セキュリティ面で不安が残る……』という人もいるだろう。

このような場合、メールの受信者だけがファイルを閲覧できるよう設定してメールを送信するとよい。ただし、この方法が使えるのは、メールの受信者もGoogleアカウントを所有している場合に限られる。

「受信者のみ閲覧可」にしてファイルを送信する時は、ファイルの共有設定を変更する画面で「その他のオプション」をクリックする(「その他のオプション」は、Googleアカウントを持つユーザーを「To」(宛先)に指定した場合のみ表示される)。

すると、以下のような画面が表示され、ファイルの共有設定を「このメールの受信者」に変更することが可能となる。

「その他のオプション」をクリック

共有方法の指定

この方法で「共有ファイル」を設定すると、メールを受信した人(宛先に指定したGoogleユーザー)だけがファイルを閲覧できるようになる。仮に、他のユーザーがファイルのURLを知り得たとしても、以下のような画面が表示されるだけでファイルを閲覧することはできない。

アクセス不可を示す画面

より安全に「共有ファイル」を送信する方法として覚えておくとよいだろう。なお、いずれの場合も、「共有ファイル」としてファイルを送信した時は、そのファイルの共有設定が変更される仕組みになっている。

各ファイルの共有設定を確認したい場合は、Googleドライブにアクセスし、ファイルを選択してから以下の図に示したアイコンをクリックすればよい。

Googleドライブのファイル共有設定

万全を期すのであれば、適当なタイミングで共有設定を「オフ」に戻しておくとよいだろう。ただし、ファイル共有を中止すると、メールを送信した相手がファイルを閲覧できなくなってしまう。よって、共有設定の変更は、相手がファイルの利用を終えた後に行うのが基本だ。

このように「共有ファイル」として送信する方法は、Googleドライブのファイル共有設定と密接に関わっているので、Googleドライブの仕組みも理解しておく必要があるだろう。

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インデックス

連載目次
第41回 インターネットに接続していない環境でGmailを利用する方法
第40回 Gmailに届いたメールを別なアドレスに自動転送する
第39回 30秒以内なら取り戻せる! 誤って送ったメールを取り消す方法
第38回 使い勝手をアップするための画面表示のカスタマイズとは?
第37回 もっとGmailが好きになる!? テーマを使って見た目を一新する方法
第36回 もうマウスは不要! 初歩から応用までショートカットキー徹底紹介
第35回 大容量のファイルを送る時に便利なファイル共有メールの送信方法
第34回 25MBより大きなファイルを送る時は注意! 添付ファイルの送受信方法
第33回 別名のメールアドレス「エイリアス」とフィルタ機能で自動分類しよう
第32回 フィルタ機能で受信したメールをフラクラク自動分類
第31回 演算子を使いこなして素早く簡単にメールを検索する
第30回 検索機能を使って目的のメールをすぐに見つけ出すコツ
第29回 Gmailを使って別のメールアドレスからメールを送信
第28回 出張中などに「不在通知」で自動返信を行う
第27回 「Checker Plus for Gmail」で新着メールを通知
第26回 「デスクトップ通知」で新規メールを即座に確認
第25回 よく使う文章を「定型文」として登録して入力の手間を減らす
第24回 「署名」を登録して自分の連絡先を自動挿入する
第23回 返信メールにおける宛先と件名の変更
第22回 連絡先グループの活用
第21回 「連絡先」と「コンタクト」の管理画面を使いこなそう
第20回 連絡先の作成と編集を行う方法
第19回 自動登録は無効にできる! 連絡先の使い方あれこれ
第18回 使い方を誤ると危険!? 「全員に返信」とTo/Cc/Bccの指定
第17回 長々と続くスレッドはミュートで対応しよう
第16回 スレッド内メールの削除とスレッド表示の無効化
第15回 意外と知らない受信メールの引用とテキスト形式の指定
第14回 メールの返信とスレッド
第13回 わかりづらい機能「アーカイブ」を理解する
第12回 不要なラベルの削除と「ラベルなし」メールの検索
第11回 自作ラベルの並べ替え
第10回 自作ラベルに色を付ける
第9回 一覧に表示するラベルの指定
第8回 階層を指定してラベルを作成
第7回 「スター」の種類を増やしてメールの重要度を一目でわかるようにする
第6回 重要なメールを「スター」で区別する
第5回 メールの削除と「ゴミ箱」からの救出
第4回 Gmailにおけるラベル分類の仕組み
第3回 「受信トレイ」のラベルの使い方
第2回 ラベル指定によるメールの分類(2)
第1回 ラベル指定によるメールの分類(1)

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