【連載】

基礎から応用まで~Gmail効率アップのための必須テクニック~

31 演算子を使いこなして素早く簡単にメールを検索する

 

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前回も触れたように、メールを検索する際に検索演算子を使用することもできる。検索オプションの画面には用意されていない機能もあるので、より柔軟に検索を行えるように、検索演算子の使い方も覚えておくとよいだろう。もちろん、キーボードだけを使って素早く検索を行う場合にも検索演算子が役立つはずだ。

送信者、受信者、件名を指定する検索演算子

まずは、「送信者」を指定して検索を行う方法から紹介しよう。この場合は「from:」という検索演算子を使用し、続けて「送信者名」(またはメールアドレスの一部)を記述する。これで、指定した人(またはメールアドレス)から届いたメールだけを一覧表示することができる。

さらに、キーワードを追加することも可能だ。この場合は「スペース」に続けて検索用のキーワードを入力すればよい。例えば、以下の図のように入力した場合、鈴木さんから届いたメールのうち、「納品」の文字を含むメールだけを一覧表示することができる。

「送信者」で検索

「送信者」と「キーワード」で検索

「受信者名」を指定する時は「to:」という検索演算子を使用する。ただし、受信したメールの大半は自分宛てのメールなので、「to:自分」で検索してもあまり意味はない。この検索演算子は、自分が送信したメールを検索する場合、もしくは複数の人に一斉送信されたメールを検索する場合などに活用するとよいだろう。

メールの「件名」を検索条件に指定する時は「subject:」の検索演算子を使用する。基本的な使い方は、これまでに紹介した例と同じだ。

「受信者」で検索

「「件名」で検索

そのほか、CcやBccを指定してメールを検索できる「cc:」や「bcc:」という検索演算子も用意されている。ただし、受信メールのBCC情報は取得できないため、「bcc:」は「自分が送信したメール」を検索するための検索演算子となる。

場所を指定する検索演算子

続いては、メールが保管されている場所を指定する検索演算子を紹介していこう。メールの保管場所を指定する場合は「in:」という検索演算子を使用し、保管場所に応じて以下のように条件を指定する。

  • in:inbox→「受信トレイ」の中だけを検索する場合
  • in:sent → 「送信済みメール」の中だけを検索する場合
  • in:trash → 「ゴミ箱」の中だけを検索する場合
  • in:spam → 「迷惑メール」の中だけを検索する場合

とはいえ、保管場所を指定するだけなら画面左側にあるラベルリストをクリックしたほうが速いので、わざわざ検索機能を使用する必要はない。これらの検索演算子は、保管場所を限定しつつ、メールをキーワード検索する場合に活用するのが一般的だ。例えば、以下の図のように入力した場合、「受信トレイ」の中にある「セキュリティ」の文字を含むメールだけの検索が可能だ。

「受信トレイ」と「キーワード」で検索

自分で作成したラベルを保管場所に指定する時は「label:」という検索演算子を使用し、続けて検索対象にするラベル名を記述する。例えば、以下の図のように入力した場合、「1.社内メール」というラベルが付加されているメールの中で「生産ライン」の文字を含むメールだけを検索できる。

「ラベル名」と「キーワード」で検索

検索オプションでも同様の検索条件を指定できるが、検索演算子を使う方法も覚えておくと応用範囲が広がるだろう。

メールの状態を指定する検索演算子

「メールの状態」を条件に指定できる検索演算子も用意されている。代表的なものをいくか紹介しておこう。

  • is:read → 「既読メール」だけを検索
  • is:unread → 「未読メール」だけを検索
  • is:starred → 「スター付き」のメールだけを検索
  • has:attachment → 「添付ファイル」があるメールだけを検索
  • filename:(ファイル名) → 「添付ファイル名」で検索

「filename:」の検索演算子を使用する時は、「filename:」に続けてファイル名の一部を入力する。とはいえ、ファイル名がよくわからない場合もあるだろう。このような場合は「拡張子」を条件に指定すると、効率よく検索を行える。

例えば、Word文書を検索する場合は「filename:docx」、Excel文書を検索する場合は「filename:xlsx」と検索欄に入力する。このように拡張子を「filename:」に指定することで、添付ファイルの種類でメールを検索することも可能だ。

「ファイル名の拡張子」で検索

それでも検索結果が多すぎる場合は「」(アスタリスク)を使う方法もある。「」はワイルドカード演算子と呼ばれるもので、任意の文字列を示す記号として活用できる。例えば、以下の図のように入力した場合、ファイル名が「企画」で始まるWord文書だけを検索することが可能となる。

ワイルドカードの活用

ただし、「」はキーワードの末尾にしか使用できない点に注意すること。「企画.docx」や「企画.docx」といった使い方には対応していない。このような場合は、単純に「filename:企画」で検索し、検索結果の中から「目的のメール」を探し出すのが基本となる。

論理演算子の活用

そのほか、複数の条件を連結できる「AND」、「OR」、「NOT」といった論理演算子を使用することも可能だ。

「AND」(かつ)の論理演算子は「スペース」の文字で代用できるため、あらためて覚える必要はない。例えば「from:鈴木 納品」と検索欄に入力すると、「送信者が鈴木」かつ「納品の文字を含む」という条件でメールを検索できる。この記述は、「from:鈴木 AND 納品」と同じ意味になる。

それよりも「OR」(または)の使い方を覚えておいたほうが便利だろう。例えば、「from:鈴木 OR from:佐藤」と入力すると、「送信者が鈴木」または「送信者が佐藤」のメールを検索することが可能だ。

送信者が「鈴木」または「佐藤」のメールだけを検索

ちなみに「NOT」(否定)の論理演算子は、「○○ではない場合」を指定する演算子となる。例えば「在庫 NOT ニュース」と入力すると、「在庫の文字を含み、ニュースの文字を含まないメール」を検索できる。こちらは「-」(マイナス)の記号でも代用可能なので、「在庫 -ニュース」と記述しても同じ意味になる。GoogleのWeb検索でもよく用いられる記述方法なので、すぐに使い方をマスターできるだろう。

今回の連載で紹介した検索演算子のほかにも、Gmailには数多くの検索演算子が用意されている。気になる方は「Gmailのヘルプ」も参照してみるとよいだろう。

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インデックス

連載目次
第41回 インターネットに接続していない環境でGmailを利用する方法
第40回 Gmailに届いたメールを別なアドレスに自動転送する
第39回 30秒以内なら取り戻せる! 誤って送ったメールを取り消す方法
第38回 使い勝手をアップするための画面表示のカスタマイズとは?
第37回 もっとGmailが好きになる!? テーマを使って見た目を一新する方法
第36回 もうマウスは不要! 初歩から応用までショートカットキー徹底紹介
第35回 大容量のファイルを送る時に便利なファイル共有メールの送信方法
第34回 25MBより大きなファイルを送る時は注意! 添付ファイルの送受信方法
第33回 別名のメールアドレス「エイリアス」とフィルタ機能で自動分類しよう
第32回 フィルタ機能で受信したメールをフラクラク自動分類
第31回 演算子を使いこなして素早く簡単にメールを検索する
第30回 検索機能を使って目的のメールをすぐに見つけ出すコツ
第29回 Gmailを使って別のメールアドレスからメールを送信
第28回 出張中などに「不在通知」で自動返信を行う
第27回 「Checker Plus for Gmail」で新着メールを通知
第26回 「デスクトップ通知」で新規メールを即座に確認
第25回 よく使う文章を「定型文」として登録して入力の手間を減らす
第24回 「署名」を登録して自分の連絡先を自動挿入する
第23回 返信メールにおける宛先と件名の変更
第22回 連絡先グループの活用
第21回 「連絡先」と「コンタクト」の管理画面を使いこなそう
第20回 連絡先の作成と編集を行う方法
第19回 自動登録は無効にできる! 連絡先の使い方あれこれ
第18回 使い方を誤ると危険!? 「全員に返信」とTo/Cc/Bccの指定
第17回 長々と続くスレッドはミュートで対応しよう
第16回 スレッド内メールの削除とスレッド表示の無効化
第15回 意外と知らない受信メールの引用とテキスト形式の指定
第14回 メールの返信とスレッド
第13回 わかりづらい機能「アーカイブ」を理解する
第12回 不要なラベルの削除と「ラベルなし」メールの検索
第11回 自作ラベルの並べ替え
第10回 自作ラベルに色を付ける
第9回 一覧に表示するラベルの指定
第8回 階層を指定してラベルを作成
第7回 「スター」の種類を増やしてメールの重要度を一目でわかるようにする
第6回 重要なメールを「スター」で区別する
第5回 メールの削除と「ゴミ箱」からの救出
第4回 Gmailにおけるラベル分類の仕組み
第3回 「受信トレイ」のラベルの使い方
第2回 ラベル指定によるメールの分類(2)
第1回 ラベル指定によるメールの分類(1)

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