【連載】

仕事がはかどるGmailテクニック

10 検索演算子による「手動フィルタ」で多数のメールを一括処理

  • >
  • >>

10/10

Gmailの検索を活用した便利なテクニックの1つとして挙げられるのが、特定の条件に当てはまるメールに、まとめて処理を施すことです。例えば「二郎さんから届いたメールに『仕事』のラベルを付けたい」と思った場合、もちろんフィルタ機能を使って処理することも可能ではありますが、フィルタを作るほどではない一時的な処理の場合、あるいは「メールの内容を選別してラベル付けをしたい」という場合などは、検索機能を使ったほうが便利です。

具体的な方法を説明しますと、まず「from:」を使って二郎さんのメールアドレスを検索した後、ラベルを付与したいメールを選んでチェックを付け、「ラベル」のプルダウンメニューから「仕事」のラベルを選んで付与します。

検索演算子「from:」を使って二郎さんから送られたメールを抽出し(1)、チェックを付けて選択(2)したメールにラベルを付与(3)する

ちなみに、すべてのメールにラベル付けをしたい場合は「選択」のプルダウンメニューから「すべて」を選択すると、検索結果に表示されたメール全てに選択のチェックがつけられ、手間が省けるので活用すると便利です。

選択するメールが多い場合は、プルダウンメニューから「すべて」を選べばまとめて選択できる

このテクニックを活用すればラベルの付与だけでなく、さまざまな処理を一括してできるようになりますが、特に役立つのは先に挙げたようにフィルタ機能を使うほどではないけれど、一時的に多くのメールに何らかの処理をしたい場合です。

例えば仕事などの要件で、見出しに「佐藤」の名前が入っているメールに、一時的に目印を付けておきたい場合。「subject:佐藤」と付けて検索した後「選択」から「すべて」を選択してチェックを入れ「その他」のプルダウンメニューから「スターをつける」を選ぶことで、まとめてスターを付けることができます。

検索演算子「subject:」を使って見出しに「佐藤」の入ったメールだけを抽出し(1)、すべて選択して(2)から「スターをつける」を選ぶ(3)とスターを付与できる

その後、用件が済んでスターを外したいと思った場合は、再び同じ方法で検索し、メールを選択した後に「スターをはずす」を選ぶことで、スターを外すことができます。

付与したスターを外したい場合は、同じ操作をした後に「スターをはずす」を選べばよい

また、Gmailの容量が少なくなってきたので、昔のメールをまとめて削除したいという場合も、このテクニックが非常に役立ちます。例えば「older_than:」の検索演算子を使い、「older_than:2y」として検索すれば2年以上前のメールのみが検索結果に表示されるので、後は「選択」から「すべて」を選んですべてのメールを選択した後、削除ボタンを押せば、それらのメールをすべてごみ箱に移すことができます。その後、さらにごみ箱を空にしてしまえば、メールの容量を一気に減らせます。

検索演算子「older_than:」を使って昔のメールだけを抽出し(1)、すべて選択(2)した後に「削除」ボタン(3)を押すと、古いメールをまとめてごみ箱へ移動できる

ただ、この方法では2年前のメールがすべて削除されてしまいます。「容量は減らしたいけれど、すべてのメールを削除するのは不安」という場合は、添付ファイルのある容量が大きいメールだけを削除するという手段もあります。

具体的には「older_than:2y」の後に「has:attachment」を付ければ添付ファイルのあるメールだけを抽出できますし、さらに「larger:5M」を追加すれば、5MBより大きな容量のメールだけを抽出可能です。後は先と同じ操作をすることで、容量の大きなファイルだけをピンポイントで削除できますし、フィルタと違って「やっぱりこのメールは残しておきたい」という場合は、そのメールだけチェックを外することで残しておけるなど、柔軟な対応ができるのもポイントです。

古いメールの中から添付ファイルだけを抽出したい場合は、「older_than:」に「has:attachment」を加えて検索すればよい

実はフィルタ機能も、今回の操作と同じように検索機能と検索演算子を活用してユーザーが指定したメールをピックアップし、ラベルを付与するなどの処理をしているのです。それゆえ、このテクニックは「手動フィルタ」と言えるものであり、さまざまな応用ができることから活用の仕方を考えてみるとよいでしょう。次回はGmailのセキュリティについて解説したいと思います。

  • >
  • >>

10/10

インデックス

連載目次
第10回 検索演算子による「手動フィルタ」で多数のメールを一括処理
第9回 日付指定の検索と、検索をより便利にする検索演算子
第8回 検索演算子でラベルや添付ファイルなどを活用した多彩な検索
第7回 Gmailで検索するなら「検索演算子」をマスターしよう
第6回 自動で分類する「迷惑メール」「カテゴリ」「重要マーク」とは
第5回 「cc」によるフィルタの分類方法とアクションの便利な使い方
第4回 複数条件でメールを分類する方法
第3回 メールを細かく分類する「ラベル」と「フィルタ」の基礎
第2回 「スター」と「アーカイブ」から始まる分類・整理の基本
第1回 Gmailが持つ多様な機能

もっと見る

関連キーワード


人気記事

一覧

イチオシ記事

新着記事