【連載】

仕事がはかどるGmailテクニック

3 メールを細かく分類する「ラベル」と「フィルタ」の基礎

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今回は、第2回でメールをより細かく分類する手段として紹介した「ラベル」と「フィルタ」の基本的な使い方について説明しましょう。

ラベルについて簡単に振り返っておきますと、これはメールにさまざまな種類のラベルを付けてメールを分類する機能。一般的なメールソフトで用いられている、フォルダによる分類方法とは異なり、1つのメールを複数の方法で分類できる、Gmailならではの分類機能です。

メールにラベルを付ける前に、まずはラベルを作成しましょう。ラベルを作成するには、画面左側のラベル一覧(ラベルリスト)から「もっと見る」をクリックし、一番下にある「新しいラベルを作成」をクリックします。

ラベルを作成するには、ラベルリストの一番下に現れる「新しいラベルを作成」をクリックする

するとラベルの作成画面が現れるので、ラベル名を入力して「作成」をクリックすると、ラベルの作成は完了です。あとはこの作業を繰り返し、必要な数だけラベルを作成して下さい。

ラベル名を付けて「作成」をクリックする

続いて、作成したラベルをメールに付けて分類してみましょう。まずは、受信トレイからラベルを付けたいメールを開き、ラベルのアイコンをクリックします。するとラベル一覧が現れるので、付与したいラベルの左側にあるチェックボックスをクリックしてチェックしてから、さらに「適用」をクリックします。複数のラベルにチェックを入れることで、ラベルを複数付与することも可能です。

メールを開くと赤丸部分にラベルボタンが現れるので、これをクリックして付与したいラベルを選ぶ

ラベルを付けたメールを確認するには、ラベルリストの中から見たいラベルをクリックすることで、そのラベルを付けたメールの一覧が表示されます。ラベルリストの中にラベルが見つからない場合は、一覧から「もっと見る」を選んでクリックするとよいでしょう。

ラベルリストからラベルをクリックすると、分類したメールの一覧が表示される

メールをもっと簡単に分類したいと思った場合は、分類したいメールを受信トレイから選び、ラベルリストから分類したいラベルにドラッグ&ドロップするという方法もあります。ただし、この方法でメールを分類するとメールが受信トレイに表示されなくなり、分類したラベルを選んだ時だけしかメールを確認できなくなるので注意が必要です。

1日にやり取りするメールの数が多くなければ、手作業でラベルを付与して分類することでも十分かもしれません。しかし、1日に多くのメールをやり取りするというのであれば、手動では分類が追い付かないことでしょう。そこで活用するのが、メールを自動的に分類してくれる「フィルタ」機能です。

フィルタの基本

フィルタの使い方の基本として、最もスタンダードな送信相手のメールアドレスでメールを分類する方法を説明しましょう。まず、分類したい相手から届いたメールを開いた後、返信ボタンの隣にあるプルダウンメニューをクリックし、「メールの自動振り分け設定」を選びます。

分類したい相手のメールを開いた後、赤丸部分をクリックし「メールの自動振り分け設定」を選ぶ

すると、以下のような画面が現れるので「From」の項目に振り分けたい相手のメールアドレスが入っているか確認し「この条件でフィルタを作成」をクリックします。

「From」にあるメールアドレスを確認し、「この条件でフィルタを作成」をクリック

その後、以下のような画面が現れたら「ラベルを付ける」をチェックし、さらに指定したメールアドレスからのメールに付与したいラベルをプルダウンリストから選択してから「フィルタを作成」をクリックします。後はこの作業を繰り返してフィルタを作成していけば、以後は手動で操作する必要なく、指定した相手のメールに自動的にラベルが付くようになります。

赤丸部分の「ラベルを付ける」にチェックを付け、付与したいラベルを選んでから「フィルタを作成」をクリックする

ここまで紹介したラベルとフィルタの基本的な使い方だけでも、メールの分類・整理は大幅に進みますので、まだ使ったことがないという人はぜひチャレンジしてみることをお勧めします。ですがラベルとフィルタの活用は非常に奥が深く、より細かな機能や設定を活用することで、一層Gmailを便利にできるようになるのです。そこで次回は、ラベルとフィルタのより便利な活用方法を、掘り下げて紹介したいと思います。

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インデックス

連載目次
第4回 複数条件でメールを分類する方法
第3回 メールを細かく分類する「ラベル」と「フィルタ」の基礎
第2回 「スター」と「アーカイブ」から始まる分類・整理の基本
第1回 Gmailが持つ多様な機能
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