【連載】

いつでもどこからでもアクセス! ファイル共有の極意

8 手早く使いたいならアプリも便利な「OneDrive」

 

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シンプル共有はデスクトップアプリから手早く

ブラウザからは直接ドキュメント編集なども行えるのが「OneDrive」の魅力だが、PC向けのデスクトップアプリやスマートフォンアプリからもファイルの共有は行える。共有時に編集権の有無などを指定する必要がなく、送付相手にダウンロードしてもらえればよいという状況なら、PCからの作業でもデスクトップアプリを使ったほうが手軽だ。普段からオンラインストレージとして利用しているならば、こちらの使い方も覚えておくとよい。

アプリで基本的にできることは、ブラウザから「リンクの取得」で行う共有と同じことだ。アプリをインストールした後、タスクトレイのアイコンをダブルクリックしてOneDriveのフォルダを開き、中のファイルやフォルダの中から共有したいものを選択、右クリックする。

表示されたメニューの中から「OneDriveリンクの共有」を選択すると、すぐにタスクトレイからリンクをクリップボードに保存したことを示すポップアップが表示されるはずだ。これが表示されてから、メールやSNS等にテキストをペーストすれば共有用のリンクが貼り付けられる。

右クリックメニューから「OneDriveリンクの共有」を選択

ポップアップが表示されればリンクの取得完了だ

メールなどを受け取った側では、リンクをクリックするとフォルダを共有した場合は、フォルダのファイル一覧が表示され、Officeドキュメントの場合はブラウザ上での閲覧用画面が表示される。これはブラウザから共有を行った時に、受信者がログインなしでリンクを利用したのと同じ動きになる。

ちなみに、共有操作時の右クリックメニューで「その他のOneDriveの共有オプション」というメニューを選択すると、ブラウザでOneDriveが開かれる。指定したファイルやフォルダの共有操作メニューまでが一気に開かれるから、編集権などの詳細な指定を行いたい。しかし、ブラウザからアクセスするのが面倒だという時は、ここからショートカットを利用すると便利に利用できる。

「その他のOneDriveの共有オプション」を選ぶとブラウザで詳細設定画面が直接開かれる

スマートデバイス・アプリは細かな設定もOK

スマートデバイス向けのアプリからは、ブラウザ版からの操作とほぼ同じことが行える。iOS向け、Android向けのどちらでも同じ使い方が可能だ。今回はiOS版の画面で紹介しよう。

アプリでファイル表示を行った後、共有したいファイルやフォルダをロングタップし、選択状態にする。その上で下部に表示されるメニューの中から一番左にある共有ボタンをタップすれば、共有メニューが表示される。メールで共有するのなら「Outlookのメール」でもよいが、任意のメールアプリなどを使いたい場合は「リンクのコピー」のほうが便利だろう。「リンクのコピー」を選択すると、少しの間をおいて「リンクをコピーしました」と表示されるから、その後で好きなアプリにペーストすればよい。

ファイルを選択状態にして共有ボタンをタップ

メニューから「リンクのコピー」をタップ

「リンクをコピーしました」と表示されたらリンクの取得完了だ

編集権の指定をした共有は「知り合いを追加」で行う。表示された画面の「共有する相手」にメールアドレスを入力して、共有相手を招待する。この時右にある「+」をタップすると、連絡先のリストから共有相手を選択可能だ。共有時は「編集を許可する」、「サインインを求める」を適当に設定しよう。

すでに共有したファイルの設定は、選択した状態で下部メニュー一番右の「…」をタップして「詳細」を選択する。「共有する相手」としてこれまで共有を行った相手のリストが表示されるから、管理したい相手をタップしよう。1件ごとに編集権の有無を変更したり、アクセス許可ごと削除したりといった操作が行える。

詳細な指定を行った共有は「知り合いを追加」からメールアドレスを入力

共有相手の管理も「詳細」から行える

1人後にアクセスの無効化などの設定を行おう

PCからはデスクトップアプリとブラウザを組み合わせて、スマートデバイスからはアプリのみで手早い共有と詳細な設定が行えるようになっている。もちろん、PCで普段からOneDriveにサインインしたタブを開いておくのもよいだろう。自分にとってつかいやすい手順で共有が行え、オンライン編集も可能になるのが便利なサービスだ。

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インデックス

連載目次
第13回 DropboxからOffice Onlineを使う! サービス連携を使いこなそう
第12回 大容量ファイルを送るだけならユーザー登録なしで手軽なサービス群(2)
第11回 大容量ファイルを送るだけならユーザー登録なしで手軽なサービス群(1)
第10回 サイト埋め込みやガラケーからもデータをアップできる「box」
第9回 多彩なファイルに対応したプレビューが共有にも役立つ「box」
第8回 手早く使いたいならアプリも便利な「OneDrive」
第7回 アカウントなしでも編集機能つきで共有できる「OneDrive」
第6回 ファイル共有だけでなく共同作業も便利な「Googleドライブ」
第5回 ユーザーが多くアカウントを知らなくても招待しやすい「Googleドライブ」
第4回 アプリからのノート共有も便利なEvernote
第3回 ノートを使ってアイデアもファイルも共有できるEvernote
第2回 Dropboxユーザー同士でフォルダをまるごと共有
第1回 ユーザー以外も使えるDropboxでのURLファイル共有

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