【連載】

わずか5分でスキルアップ! Excel熟達Tips

23 フォームを使ってカード型データベースのようにExcelを使う

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Excelはデータを表形式にまとめて管理するアプリケーションである。その一方で、個々のデータを一つの画面に表示する、カード型データベースのような編集画面も用意されている。この機能を上手に活用すると、Excelをより快適な環境で使える場合もある。今回は、Excelのフォーム画面の活用方法を紹介してみよう。

Excelのフォーム画面とは?

まずは、Excelに用意されているフォーム画面について紹介しておこう。通常、Excelでデータを扱うときは、以下の図のようにデータを表形式にまとめて管理するのが一般的だ。

会員情報をデータをまとめた表

この表をフォーム画面で表示すると、以下の図のようにデータを1件ずつ画面に表示できるようになる。管理されているデータそのものは何ら変化しないが、個々のデータを1件ずつ閲覧、編集できるため、状況によっては作業をスムーズに進められる場合もある。ぜひ、使い方を覚えておくとよいだろう。

フォーム画面を使ったデータ編集

クイック アクセス ツールバーのカスタマイズ

それでは、フォーム画面の使い方を紹介していこう。フォーム画面はバージョンの古いExcelにも用意されていた歴史のある機能である。しかし、Excel 2007以降、「フォーム」メニューが非表示になっているため、その存在を知らない、もしくは忘れてしまっている方も多いと思われる。

もちろん、最新版のExcel 2016にもフォーム画面を使ったデータ編集機能が用意されている。ただし、この機能を利用するには、クイック アクセス ツールバーをカスタマイズしておく必要がある。

まずは「クイック アクセス ツールバーのユーザー設定」をクリックし、「その他のコマンド」を選択しよう。

クイック アクセス ツールバーのカスタマイズ

すると、以下の図のような設定画面が表示される。ここでは、左側の分類に「すべてのコマンド」を選択し、「フォーム」の項目を選択する。続いて「追加」ボタンをクリックすると、クイック アクセス ツールバーに「フォーム」のアイコンを追加できる。

「フォーム」のアイコンを追加する操作

クイック アクセス ツールバーに表示された「フォーム」アイコン

以上で、フォーム画面を使用するための準備は完了。それでは、フォーム画面を使ったデータ編集について紹介していこう。

フォーム画面を使ったデータ編集

フォーム画面を使ってデータ編集を行うときは、表内にあるセルを選択した状態で、クイック アクセス ツールバーにある「フォーム」アイコンをクリックする。

フォーム画面を表示する操作

すると、1件目のデータがフォーム画面に表示される。このように個々のデータ(レコード)をカード型データベースのように表示できるのがフォーム画面の特長となる。2件目以降のデータは、スクロールバーを上下に移動させると表示できる。

フォーム形式で表示されたデータ

前後のデータへの移動

もちろん、フォーム画面でデータを修正することも可能だ。この場合は、フォーム画面にある各々のテキストボックスでデータを修正すればよい。続いて「閉じる」ボタンをクリックすると、その修正が表(ワークシート)に反映される。

フォームを使ったデータの修正

修正したデータが表に反映される

ちなみに、ここで示した例の「年齢」の項目には、生年月日から年齢を自動計算する関数DATEDIF()が入力されている(この関数の詳しい使い方は第9回の連載を参照)。このように数式や関数により自動計算されるセルのデータは、「編集不可のデータ」としてフォーム画面に表示される。セルに入力されている数式や関数を間違って消去してしまう危険性がないことも、フォームを利用するメリットの一つといえるだろう。

もちろん、新たにデータを追加することも可能だ。この場合は、「新規」ボタンをクリックして各データを入力していけばよい。

新規データの入力

フォーム画面ならではの検索機能

これまでに解説してきたように、データを編集する際にフォーム画面を活用することも可能である。ただし、画面の見た目が変化しているだけで、その利点をあまり実感できない方も多いのではないだろうか。むしろ、通常の表(ワークシート)の方が素早くデータの入力、修正を行える、という方もいるだろう。

フォーム画面が便利に活用できるのは、入力が完了しているデータを閲覧するときだ。というのも、フォーム画面を使うと「項目を指定したデータ検索」を行えるようになるからだ。データを検索するときは「検索条件」ボタンをクリックし、必要なだけキーワードを入力してから「次を検索」ボタン(もしくは「前を検索」ボタン)をクリックする。

フォーム画面に用意されている検索機能

検索結果の表示

データの検索機能は通常の編集画面(ワークシート)にも用意されている。しかし、この機能は全てのセルが検索対象となることに注意しなければならない。たとえば、「山口」というキーワードで検索を行うと、氏名が「山口」のセルも、住所が「山口県」のセルも検索結果としてヒットしてしまう。よって、目的のデータを見つけ出すまでに無駄な時間を要してしまう場合がある。

一方、フォーム画面に用意されている検索機能は、「氏名」や「都道府県」などの項目別にキーワードを指定できる。このため、効率よくデータを検索することが可能となる。

なお、検索結果として複数のデータ(レコード)がヒットした場合は、「次を検索」や「前を検索」のボタン、もしくはスクロールバーで前後のデータに移動すればよい。

前後の検索結果の表示

フォーム画面を使用するときは、フォーム画面上で行ったデータ修正がワークシートに反映されることに注意しなければならない。フォーム画面は「データの編集画面」と「検索条件の指定画面」がよく似ているため、検索用のキーワードを入力しようとして、間違って既存のデータを修正、削除してしまう恐れがある。このようなミスを防ぎたい場合は、あらかじめ「シートの保護」を実行しておくとよい。

「シートの保護」の実行

シートを保護した状態でフォーム画面を呼び出すと、すべてのデータが「編集不可のデータ」として表示される。一方、検索画面には、これまでと同様にキーワード入力用のテキストボックスが表示される。

シートを保護している場合のフォーム画面

フォームの検索画面

このように「フォーム画面」と「シートの保護」と併用すると、ミスを犯しにくい、快適なデータ閲覧環境を構築できる。何百件、何千件というデータの中かから「目的のデータ」を探し出す場合などに活用できるので、気になる方は試してみるとよいだろう。

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インデックス

連載目次
第23回 フォームを使ってカード型データベースのようにExcelを使う
第22回 並べ替えに必須の「ふりがな」を自動入力する
第21回 データバーの書式を自由自在に設定する
第20回 条件付き書式を使いこなす
第19回 数式の利用時に覚えておくと便利な機能
第18回 相対参照と絶対参照を使い分ける
第17回 Webに掲載されているデータの有効活用
第16回 データをグループ化して表示/非表示を自由に切り替える
第15回 集計機能を使った合計の自動計算
第14回 サイズの大きい表を印刷する応用テクニック
第13回 サイズの大きい表の印刷
第12回 “見出し”の固定と画面分割の活用
第11回 VLOOKUP関数の使い方と応用テクニック
第10回 データの前後に「〒」や「様」などの文字を自動付加する
第9回 日付データから年齢や期間を算出する関数DATEDIF
第8回 時刻の表示をカスタマイズする「ユーザー定義」の表示形式
第7回 月日を必ず2桁で表示する「ユーザー定義」の表示形式
第6回 「列の幅」と「行の高さ」をcmで指定
第5回 一覧から項目を選んでデータを入力
第4回 「フォントの指定」と「行の高さ」の関係
第3回 データの一括入力と書式指定の繰り返し
第2回 文字数が異なるデータの両端を揃えて配置
第1回 セル範囲を短時間で自由自在に選択する

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