ビジネスをつなぐコラボレーション

ビジネスがつながらないコミュニケーション

近年、ビジネス・コンサルタントやIT関連メディアなどでは、旧来のコミュニケーションから新しいコラボレーションへと進化する必要があると説いている。業務生産性を向上し、競争力を強化するためには、コラボレーションが必要だというのだ。それでは、既存のコミュニケーションには、どのような問題があるのだろうか。

本連載では、「Cisco Sparkがもたらすワークスタイル変革 - 生産性を上げる手段とは」と題し、6回にわたりワークスタイル変革に最適なソリューションを紹介していく。第1回となる今回は、コラボレーションについてだ。

一般的な企業では、グループや部署ごとに多くの会議を開催していることだろう。そして会議が終わって、自席に戻ったあとに、同僚や上司と会議の内容について深掘りしたり、決められたことを遂行するための相談をしたりしていることだろう。それを可能にしているのは、同じグループや部署に所属しており、席も近く、気軽にコミュニケーションをとることができるためだ。もし外せない商談などで会議に欠席したメンバーがいても、部内であれば情報共有もそれほど困難ではない。

ところが、部門をまたいだ会議や外部協力者との打ち合わせのあとでは、情報の精査や作業の確認を気軽に行うことは難しい。もし必要な場合は、旧来のコミュニケーションツール──つまり電話や電子メールを用いて、かしこまった挨拶をし、丁寧に確認をしなければならないのだ。

国内最大級のIT専門商社である、ダイワボウ情報システム 販売促進本部 販売推進2部 PH1グループ 次世代プラットフォーム推進グループ 副部長の谷水茂樹氏は、「コミュニケーション」が抱える問題を次のように分析する。

「旧来のコミュニケーションに欠けているのは、“会話の連続性”です。会議のあとに細かな話を続けたり、わからない部分を補足したりすることは、業務をスムーズに遂行するためにはとても重要な行為です。電話やメールでは、これらが気軽にできません。この不連続性が、業務の生産性向上を阻害しているのです」（谷水氏）

昨今は、プロジェクトごとにさまざまな社内外のメンバーが参加するケースが多い。特に長期のプロジェクトの場合は、メンバーや担当者の変更も発生することだろう。“会話の連続性” を保つということには、新しいメンバーがプロジェクトの経緯を把握したり、スムーズに会話に参加できることも含まれている。

もちろん、電子メールにも過去の会話は記録されるし、会議は議事録を取っておけばよい。しかし、メールは他の業務やプロジェクトのメッセージが入り交じり、キーワードの検索も不便で、経緯を時系列で追うことは非常に困難だ。新しいメンバーに「すべてのメッセージのコピーをチェックしておいて」というのも無理な話であるし、どうしても物理的な引継ぎ作業が必要となる。

つまりコラボレーションとは、社内外のどのようなメンバーとも、あるいは未来のメンバーであっても、会話の連続性を保つことのできる仕組みというわけだ。

経費削減で終わらせるのはもったいない

コミュニケーションの進化系として、ペーパーレス会議やテレビ／Web会議という仕組みを導入している企業もあるだろう。こうした技術は業務効率化に役立つため、高い費用対効果をあげている企業も多いのではないだろうか。しかし、生産性向上や競争力強化という面では、まだまだ不十分と言わざるを得ない。

例えば、会議室にプロジェクターやPCを整備して、すべての会議資料をデジタル化したとしても、資料ファイルを関係者に配布するという作業が入った時点で、本質的には紙の資料と同義になる。さらに、数ヶ月前の会議資料を参照しようとしたとき、すぐに表示したり、検索したりするのは困難だ。

またテレビ／Web会議は、交通費の削減には役立っても、会議そのものに変化はない。気軽な会話は困難で、ワーキンググループへの反映にも手間がかかる。

「こうした技術は、コラボレーションを実現するための重要な要素です。経費削減だけで終わらすのは、実にもったいない。単にオンラインでつながるだけでなく、前後の経営戦略や営業などのオフライン活動ともつながり続けることで、プロジェクト全体の連続性を担保するものがコラボレーションなのです」（谷水氏）

遠隔会議とビジネスチャットで会話をつなぐ

コラボレーションのためのプラットフォームには、大きく2つのコミュニケーションツールが含まれる。

1つは、上述したようなテレビ／Web会議システムである。従来と同様の会議へ、遠隔地から気軽に参加できるようにする仕組みは有用だ。

ここで重要なのは、会議室における紙の資料を使った会議とほぼ同等のことができるソリューションが望ましいという点である。テレビ／Web会議だからといって、既存の会議を再現できないのでは、単に手間が増えるだけである。例えば、会議資料を画面に共有し、かつ参加者が自由に閲覧できるという仕組みがあれば、利便性は損なわれない。

もう1つは、最近流行のビジネスチャットである。だれでも気軽に参加でき、議論の内容はすべて記録に残る。資料ファイルが会話に付与される仕組みであれば、その後の検索も容易である。さらに、プロジェクト全体のテレビ会議のあとに、ワーキンググループなどで細かな話しあいを行う場としても最適だ。

言うまでもないことだが、ビジネスチャットのみですべてが完結するわけではない。会話の連続性を保ち、プロジェクト全体をつなげるために有用なツールであるが、テレビ／Web会議が不要になるというものではない。コラボレーションは、さまざまな“会話”を途切れることなくつなぐものなのだ。

簡単に利用できるクラウドコラボレーション

しかし、こうした理想のコラボレーションシステムを、自社で構築することは非常に困難だ。そこでおすすめしたいのが、ダイワボウ情報システムがディストリビューターとして全国展開を図るコラボレーションサービス「Cisco Spark」である。

クラウドサービスであるため、インフラの運用は不要。安価な定額料のみで利用することができる。上述したようなビジネスチャットとテレビ／Web会議の機能が含まれており、資料ファイルなどもクラウド上で安全に保管しておくことができる。iPhone/iPad、Android向けのアプリも用意されており、社内外から自由にアクセスできるのも特長だ。

提供元のシスコシステムズは、ネットワークとセキュリティのベンダーとして最大手であり、そのインフラの安定性と性能、安全性は国際的にも信頼されている。今後のビジネスインフラになりうるコラボレーションには、非常に重要な要件と言えよう。

Cisco Sparkの細かな魅力は、次回以降に解説する予定である。しかし、それまで待てないという読者に朗報だ。Cisco Sparkのビジネスチャットとその他の一部機能は、なんと無償で提供されている。下記URLにアクセスしてサインインすれば、その場で利用を開始できる。まずは魅力の一部を実際に試していただきたい。

https://support.ciscospark.com/customer/ja/portal/topics/580829

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