グループを作成する

Office 365のグループ

Office 365では様々な情報共有手段を提供しています。その中でも、中核となるのはSharePoint Serverのクラウド版であるSharePoint Onlineでしょう。Office 365では「サイト」と呼びます。ただし、現場のチームや一時的なプロジェクトなどで気軽に使うには、やや大仰すぎる嫌いがあります。

そこで、誰もが簡単に気軽に使える様にパッケージ化したサービスがグループです。グループはSharePointで実現され、グループを作成すると、メッセージ、ファイル、予定表などを、グループメンバーで手軽に共有できます。

グループの作成

サイト管理者でなくてもグループを作成できます。

グループを作成するには、Office 365にサインインし、まずOutlookを開きます。

(1)Outlookの左サイドメニューで、「＋」（新規作成）をクリックします。

※今回の画面で、Outlookの「受信トレイ」「送信済みアイテム」などのフォルダー名が日本語ではなく「Inbox」「Sent Items」など英語表記になっています。Office 365のシステムメンテナンスなどによって、まれにこうした現象が起こることがあります。

(2)ウインドウ右側にグループ作成のウインドウが表示されます。グループ名、ID、説明などを入力します。

グループIDを入力するには、ペンアイコンをクリックします。グループIDは、メールアドレスとして利用できる文字列を入力します。たとえば、domain.comというドメインのテナントでgroupというグループIDを設定すると、このグループのメールアドレスはgroup@domain.comとなります

「新しいメンバーを通知に登録して…」チェックボックスをオンにします。 必要事項を設定したら、「作成」ボタンをクリックします。

(3)引き続き、メンバーを登録します。「メンバーの追加」テキストボックスに追加するメンバー名を入力し始めると、候補を表示します。候補をクリックしてください。あるいは「ディレクトリの検索」をクリックします。

メンバーの追加が終わったら、「追加」をクリックします。SharePoint Online中にグループを構成しますので、「追加」をクリックしてから、実際に使用できる様になるまで、数分ほど時間がかかります。

(4)グループが作成されました。グループには、メッセージ交換のスレッド、グループの共有フォルダー、共有予定表があります。

(5)グループに追加されたユーザーには、招待メールが自動配信されます。

(6)グループのページにアクセスするには、Outlookを開いて、左サイドメニューからグループ名をクリックします。これがグループのメイン画面となります。

また、スレッド、ファイル、予定表など、グループページの切り替えには、「…」（省略）ボタンをクリックし、メニューをクリックします。

グループの管理

グループの設定変更、削除は以下の手順で行います。なお、削除したグループを復活させることはできません。削除には注意してください。

グループの管理は、そのグループの管理権限を持つ管理者だけが行えます。最初の管理者はグループの作成者です。テナント管理者とは異なります。

(7)作成したグループの設定を変更するには、グループのメイン画面で、ペンアイコンをクリックします。

(8)ウインドウ右側に、グループ作成時と似た設定ウインドウを表示します。必要な項目を変更し、「保存」をクリックしてください。

なお、「保存」ボタンの右側の「破棄」ボタンは、設定変更をキャンセルして前のページに戻る時に使用します。グループの削除を意味するものではありません。

(9)グループを削除する時は、設定ウインドウを一番下までスクロールし、「グループの削除」をクリックします。

グループメンバーの追加と管理

グループメンバーの管理は、そのグループの管理権限を持つ管理者だけが行えます。最初の管理者はグループの作成者です。テナント管理者とは異なります。また、グループ管理者が他のグループメンバーに管理権限を付与したり、他のメンバーから管理権限を取り消したりできます。

グループメンバーを管理するには、次のようにします。

(10)グループのメイン画面で「…」（省略）ボタンをクリックし、「メンバー」メニューをクリックします。

(11)メンバーを追加するには、「メンバーの追加」をクリックします。

(12)追加するメンバーを入力し、「保存」をクリックすると、メンバーを追加します。追加したメンバーには、グループへの招待メールが自動的に送信されます。

(13)グループメンバーの設定を変更またはグループからメンバーを削除するには、メンバーにマウスを重ねると表示される「…」（省略）ボタンをクリックします。

「グループからの削除」メニューでメンバーをグループから削除、「管理者にする」メニューでグループ管理者権限の付与、「管理者ステータスを削除」メニューでグループ管理者権限の取り消しを行います。