会議室を利用する

Office 365には、会議室予約機能があります。会議室…とは言いますが、組織で共有する資源の予約システムなので、会議室に限らず、社用車の予約、共有PCの予約など、幅広く利用できます。もちろん、Outlook予定表(Exchange Onlineの予定表サービス)と連携します。

Office 365の会議室の特徴は、会議室がメールアドレスを持つことです。予約の承認や予約の拒否が、会議室のメールアドレスから着信します。

新しい会議室を作成する

会議室の作成は、前回の連載第35回記事で紹介した共有メールボックスの作成とよく似ています。連載第35回記事も参照してください。

なお、会議室を作成できるのは管理者だけです。管理者のユーザーアカウントでOffice 365にサインインしてください。

(1)まず、アプリボタンをクリックし、「管理者」をクリックします。

(2)Office 365管理センターの左サイドメニューで、「ユーザー」→「会議室」をクリックします。そして、「＋」(新規作成)をクリックしてください。

(3)「会議室を追加します」ウインドウで、会議室名、会議室のメールアドレス、定員を入力し、「作成」をクリックします。

(4)会議室が作成されました。複数の会議室があれば、同様の手順で作成します。

会議室を予約する

会議室の作成、修正、削除は管理者だけが操作できますが、会議室の予約はどのユーザーでもできます。会議室の予約は予定の作成であり、参加者の追加でもあります。

(5)Office 365にサインインし、アプリボタンをクリックして「予定表」を開きます。

(6)予定表の「新規作成」をクリックします。なお、カレンダー表示は、右上の「日」「稼働日」「週」「月」をクリックして、表示スタイルを変更できます。

(7)「イベント」に会議名を入力し、開始時刻、時間などを設定します。Office 365の会議室機能は会議室のスケジュールの重複を自動的にチェックしますので、必ず予定時間を設定してください。また、参加者に自動的にメールで会議予定を通知しますので、ページ下部の本文入力欄に、会議内容などを入力してください。会議参加者を登録するには、「出席者」の「＋」をクリックします。

(8)「連絡先」を開きます。ただし、予定表に登録できるメンバーは同じテナント(組織)のメンバーだけですので、外部の連絡先を除き、テナントのメンバーだけを表示する方がいいでしょう。そのためには、「>>」をクリックして絞り込みメニューを表示します。

(9)「ディレクトリ」をクリックしてテナントユーザーだけを表示し、会議への参加者の「＋」をクリックして、リストに参加者を追加します。全員を追加したら、「OK」をクリックします。

(10)「出席者」に手順(9)で追加したメンバーが表示されていることを確認したら、「会議室の追加」をクリックします。すると、設定した時間に空いていて、出席者の人数を収容できる会議室を、リスト表示します。予約する会議室をクリックしてください。

(11)会議室が「出席者」リストに追加されたことを確認して、「送信」をクリックします。やや感覚的に違和感があることは否めませんが、Office 365の会議室はメールアドレスを持つため、出席者の一種として取り扱われます。

(12)予定表に予約した会議室の予定が表示されていることを確認してください。また、右上の「日」「稼働日」「週」「月」をクリックして、表示スタイルを変更できます。

(13)受信トレイを確認すると、予約した会議室から、会議室使用の承諾メールが届いています。

(14)会議に参加する他のユーザーには、会議開催通知が自動的に配信されます。メールには、「承諾」「仮の予定」「辞退」「新しい時刻を提案」のボタンが表示されますので、選択してクリックしてください。「承諾」または「仮の予定」をクリックすれば、自動的に受信者の予定表にも予定が追加されます。

(15)会議の開催者には、参加者が会議を承諾あるいは辞退した旨のメールが返信されます。

会議室の予定が重複している場合

(16)予定の作成時に「会議室の追加」をクリックすると、自動的に条件に合う会議室だけをリスト表示します。たとえば、手順10の例では、7月1日の10:00から90分で第1会議室を予約しています。その後で、7月1日の11:00から会議の予定を設定しようとすると、すでに第1会議室は予約済みなので、他の会議室だけがリスト表示されます。

(17)予定作成時の「出席者」リストに会議室のメールアドレスを直接追加すると、そのまま予定を新規作成できてしまいます。しかし、会議時間がすでに予約されている場合には、会議室のメールアドレスから「辞退」通知が届き、会議室を予約できません。