1つのメールボックスを複数のユーザーで共有する
Office 365には共有メールボックスという機能があります。1つのメールボックスを複数のユーザーで共有するのは、たとえば、会社の代表メールアドレスや、カスタマーサービスのメールアドレス、部署ごとの代表メールアドレスなどが考えられます。
こうした組織の窓口となるメールボックスへのメールの着信は、複数のユーザーが情報共有する必要があります。担当者が欠勤だから、担当者が異動したから、メールを確認できない、というわけにはいきません。
一般的なメールシステムでは、1ユーザー1メールボックスであり、1つのメールボックスに複数のメールアドレスを割り当てることはできても、1つのメールボックスを複数のユーザーで共有することはできません。そのため、同じメールアドレスを複数のユーザーで使うには、同じアカウントを複数のユーザーで使い回すことが多くなりますが、それではセキュリティを確保できません。
受信だけであれば、受信したメールをグループメンバー全員に配信するメールグループやメーリングリストの機能を活用することもできますが、送信履歴を共有できないという問題があります。
たとえば、グループメンバーの誰かがメールを送信しても、その送信内容は送信者のメールボックスの「送信済みアイテム」にしか残りません。他のメンバーがそれを知ることはできません。また、送信する時に送信メールアドレスを代表メールアドレスにするために、面倒な設定が必要です。でなければ、送信したメールへの返信は送信者個人のメールアドレスに着信するので、他のメンバーと情報共有できません。
共有メールボックスは、これらの問題を解決できます。複数のユーザーでメールボックスそのものを共有するため、共有メールボックスから送信すれば共有メールボックスのメールアドレスが送信アドレスとして相手に見えますし、受信トレイも送信済みアイテムも、メンバー全員で共有できます。
共有メールボックスの作成
共有メールボックスを作成するには、Office 365に管理者アカウントでサインインしてください。
(2)「Office 365管理センター」を開きます。
(2)Office 365管理センターの左サイドメニューから「ユーザー」→「共有メールボックス」をクリックします。共有メールボックスの「+」(新規作成)をクリックします。(4)に進んでください。
Exchange管理センターを開いてExchange管理センターから共有メールボックスを管理するには、左サイドメニューの「管理者」→「Exchange」をクリックして、(3)に進んでください。
(3)Exchange管理センターの左サイドメニューで「受信者」をクリックし、メニューバーの「共有」をクリックします。「+」(新規作成)をクリックしてください。
(4)共有メールボックスの名前(メール受信者に表示される送信者名)、メールアドレスを入力します。次に、この共有メールボックスを使用するユーザー名(メールアドレス)を入力します。入力を始めると該当者のリストを表示しますので、名前をクリックして選択してください。共有メールボックスを利用できるのは、Office 365の同じテナント(組織)のユーザーに限られます。
(5)共有ボックスのユーザーを全員追加したら、「作成」をクリックします。
(6)共有メールボックス(この例では info@mynavi365.com )を作成しました。
共有メールボックスの設定変更
共有メールボックスの使用者を追加または削除する、共有メールボックス名やメールアドレスを変更する、共有メールボックスを削除するなど、共有メールボックスの設定を変更する時は、前述の手順(1)~(3)の方法で、共有メールボックスの一覧を表示してください。
(7)設定を変更する共有メールボックスのチェックボックスをオンにすると、右サイドメニューに各種の設定変更メニューを表示します。これらのメニューをクリックしてください。
共有メールボックスを使う
共有メールボックスを使用するには、まず、共有メールボックスを使用できるユーザー名でOffice 365にサインインします。
(8)右上のユーザーアイコンをクリックし、ユーザーメニューの「他のメールボックスを開く」をクリックします。
(9)使用許可を得ている共有メールボックス名(メールアドレス)を入力します。
(10)「開く」をクリックします。
(11)共有メールボックスを開きます。見た目は通常の個人用のメールボックスを同じですし、実際、メールの送受信は自分のメールボックスと同様に使用できます。
また、自分のメールボックスを開いたまま共有メールボックスも開きますので、Internet Explorerであれば、上部のタブで、自分のメールボックスと共有メールボックスを切り替えながら使えます。
共有メールボックスの特徴
共有メールボックスは、一見して通常のOutlookアカウントと同じ様に見えますが、以下の様な特徴があります。
(1)ユーザーアカウントではないので、共有メールボックスのメールアドレスでサインインすることはできません。パスワードもありません。共有メールボックスへのアクセスを許可されたユーザーは、自分のメールアドレス(ユーザー名)でサインインしてから、当記事の手順のようにして共有メールボックスを開きます。
(2)ライセンス料がかかりません。通常のメールボックスは1ユーザーごとにライセンスの割り当てが必要であり、ライセンス料がかかります。共有メールボックスはユーザーアカウントではないので、いくつ共有メールボックスを作成しても、ライセンス料はかかりません。
(3)機能制限があります。プランやオプションによって通常のメールボックスは大容量で使用できますが、共有メールボックスは通常のメールボックスより小容量です。また、訴訟ホールドなどのバックアップ対象になりません。