【連載】

Office 365サイト活用入門

28 Office 365のメールのルール機能(その1)

岡崎俊彦  [2015/03/02]

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Office 365のもっとも多用される基本機能は、なんといってもメール関連の機能でしょう。マイクロソフトのグループウェアであるExchange Serverのクラウド版であるExchange Onlineを中核として、ユーザー環境にクライアントソフトであるMicrosoft OutlookまたはOutlookのクラウド版であるOffice 365 Outlook Onlineを使用します。

ここにはメール送受信機能の他、予定表、People(アドレス帳)の機能があり、また、グループウェア、コラボレーション機能として、メールやアドレス帳、予定表の共有機能があります。単純なWebメールサービスではありません。もちろん、ユーザーアカウントはActive Directoryで厳密かつ安全に管理します。

前回まで長きにわたってOffice 365のサイト機能(SharePoint Online)を紹介してきた当連載ですが、今回から、Office 365のメールのルール機能を紹介します。

2つのレベルのメール仕分け

多くのWebメールサービスやメールクライアントソフトと同様に、Office 365のメール機能にも、受信メールを条件によって仕分けしたり、削除したり、転送したりする機能があります。

ただし、ヤフー!メールや個人向けのGmailサービスなど、多くのWebメールサービスと異なるのは、Office 365が基本的に法人向けであり、テナントという単位でユーザーを組織的に扱うことです。つまり、通常、1つのOffice 365テナントには複数のユーザーが含まれます。そのため、Office 365のメールのルールには、テナントとしてのルール、各ユーザーのルール、2つの段階のルールがあります。

例えば、テナント管理者が、テナント全体に対して、「ギャンブル」というキーワードを含むメールを自動削除する様に設定しておけば、ユーザーが自分に着信するメールに対して「ギャンブル」というキーワードを含むメールを「娯楽」というフォルダーに分類する様に設定したとしても、そもそもそのメールが届きません。各ユーザーの設定に優先して、テナントのルールが働きます。

Office 365のこうしたメールのルールには独特のクセがありますので、今回から具体的な設定手順を紹介していきます。

※前述の様にOffice 365のメール機能は基本的にMicrosoft Exchange Serverのクラウド版ですので、Exchange Serverの設定経験者であれば、それほど戸惑うことはありません。

ユーザー個別の受信メールに対するルールの設定

今回は、まず、Office 365のユーザーの誰もが設定できる、自分に着信したメールに対するルールの設定方法を紹介します。

(1)設定(歯車)ボタンをクリックし、「オプション」メニューをクリックします。

設定(歯車)ボタンをクリックし、「オプション」メニューをクリック

(2)左サイドメニューの「メールの整理」をクリックし、新規ルール作成の「+」ボタンをクリックします。ドロップダウンメニューから、適切なルールをクリックしてください。「受信メッセージに対する新しいルールを作成する」が、基本となる、汎用的なルール作成ウィザードです。「特定の人から…」~「件名に特定の…」の4つのメニューは、よく使われるルールを簡単に設定できる様にしたもので、「受信メッセージに対する新しいルールを作成する」の省略版です。

この例では、基本である「受信メッセージに対する新しいルールを作成する」をクリックします。

新規ルール作成の「+」ボタンをクリック。ドロップダウンメニューから、適切なルールをクリックする

(3)作成するルールに名前つけます。「名前」テキストボックスにルールがわかりやすい名前を入力してください。

作成するルールに名前つける

(4)このルールを適用する条件を設定します。この例では、メールのタイトルまたは本文に「マイナビ」という単語が含まれた時にルールが適用されるように設定します。

「メッセージの到着時、および:」ドロップダウンリストで「件名または本文に次の単語が含まれている場合…」選択します。

ルールを適用する条件を設定

(5)条件となる文字列(ここでは「マイナビ」)を入力し、「+」ボタンをクリックして、単語リストに登録します。

条件となる文字列(ここでは「マイナビ」)を入力し、「+」ボタンをクリックして、単語リストに登録

※「+」ボタンをクリックせずに「OK」ボタンをクリックすると、単語を登録せずに終わってしまいますので、注意してください。「+」ボタンで複数の単語を追加登録することもできます。登録した単語の修正はペンボタン。登録した単語の削除は「-」ボタンです。

(6)条件となる単語を登録したら「OK」ボタンをクリックしてください。

条件となる単語を登録したら「OK」ボタンをクリック

(7)条件を満たした時にどのような動作をするのか、動作を設定します。この例では、受信トレイの中に「マイナビ」というフォルダーを作成し、その中に受信メールを移動することにします。

ここでは、「実行する処理:」ドロップダウンメニューで、「メッセージを次のフォルダーに移動する…」をクリックします。

条件を満たした時にどのような動作をするのか、動作を設定

(8)移動先のフォルダーをすでに作成してあるのであれば、移動先のフォルダーをクリックして選択します。ここでは、受信トレイの中に新しいフォルダーを作成しますので、「受信トレイ」をクリックして選択し、「フォルダーの新規作成」ボタンをクリックします。

移動先のフォルダーを指定。ここでは新規に作成する

(9)新規フォルダーの名前として「マイナビ」を入力して、Enterキーを押して確定します。

移動先のフォルダーとして新規に作成したフォルダーを指定

(10)新しく作成したフォルダー「マイナビ」をクリックして選択し、「OK」ボタンをクリックします。

新しく作成したフォルダー「マイナビ」をクリックして選択し、「OK」ボタンをクリック

(11)件名または本文に「マイナビ」という単語がある受信メールを、「マイナビ」というフォルダーに移動するというこのルールを、「保存」ボタンをクリックして保存します。

作成したルールを、「保存」ボタンをクリックして保存

※「条件の追加」や「処理の追加」、「例外の追加」ボタンをクリックすると、それぞれ、さらに条件設定をしたり、処理を追加したり、あるいは条件の例外を設定し、複雑な設定をすることができます。

(12)あたらしいメール処理のルール「マイナビ」を登録しました。すでに、ルールは有効になっています。

複数のルールを作成すると、この画面でルールが一覧表示されます。ルールの修正はペンボタン、削除はごみ箱ボタンを使用します。また、複数のルールを登録した時は、「↑」ボタン「↓」ボタンをクリックして、ルールの順序…優先順位を調整できます。上位に表示されるルールほど、ルール適用の優先順位が高くなります。

ルールの一覧表示

(13)実際に「マイナビ」という単語を含むメールが着信すると、受信トレイの中にある「マイナビ」というフォルダーに仕分けされました。

ルールが適用されてメールが振り分けられた


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インデックス

連載目次
第40回 OneDrive for Businessに文書を作成する
第39回 OneDrive for Business
第38回 グループを作成する
第37回 予定表を作成して共有する
第36回 会議室を利用する
第35回 共有メールボックス
第34回 全テナントに対するメールフローのルールの作成
第33回 テナント(共有)の連絡先への情報追加
第32回 テナントの連絡先の作成
第31回 リニューアルしたOffice 365でのメール転送
第30回 Office 365のメールのルール機能(その3)
第29回 Office 365のメールのルール機能(その2)
第28回 Office 365のメールのルール機能(その1)
第27回 パブリックサイトのその他の設定
第26回 公開したパブリックサイトの運用
第25回 パブリックサイトの公開手続き
第24回 パブリックサイトのページ管理
第23回 パブリックサイトのページ編集
第22回 パブリックサイトのデザインの変更
第21回 パブリックサイトを開設する
第20回 ニュースフィードのその他の機能
第19回 ブログへの投稿
第18回 ニュースフィードへの投稿
第17回 プロフィールの作成
第16回 サイトの更新を見逃さない「通知機能」
第15回 案件管理アプリでグループワークを効率化
第14回 Office 365でアンケートを回収する
第13回 Office Web Appsによる同一文書の共同作業
第12回 ドキュメントの活用(その4)
第11回 ドキュメントの活用(その3)
第10回 ドキュメントの活用(その2)
第9回 ドキュメントの活用(その1)
第8回 予定表の作成(後編)
第7回 予定表の作成(前編)
第6回 ユーザーグループの作成(後編)
第5回 ユーザーグループの作成(前編)
第4回 リンク集の追加
第3回 掲示板サブサイトのカスタマイズ(Webパーツの利用)
第2回 ビューを利用した掲示板サブサイトの作成
第1回 「全社掲示板」サブサイトを作る

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