パブリックサイトの公開手続き

Webページの発行と公開

パブリックサイトをオンライン公開する前に、パブリックサイトのWebページの作成から公開までの管理を整理します。

パブリックサイトに作成したWebページは、以下の2つの条件を満たしている時に、インターネット上で公開され、誰でもアクセスできる様になっています。

(1)作成したWebページが(保存ではなく)発行(承認)されている
(2)パブリックサイト全体がオンライン(公開)状態になっている

Webページを作成しても、それを「保存」しただけでは「下書き」状態になっており、インターネット上に公開されません。まず、Webページの作成者は、制作が完了したWebページを「発行」しなければなりません。「発行」されたWebページは「承認済み」状態になり、パブリックサイトがオンライン(公開)状態になった時に、「承認済み」ページがインターネット上に公開され、誰でも閲覧できるようになります。

なお、Webページの作成・編集権限のみをもつユーザーがWebページを発行した後、管理者が「承認」することでWebページを公開できる、というワークフローも設定できますが、既定の設定では、「発行」すると、自動的に承認された状態になります。

ページの更新と発行

一度発行して公開中のページを修正した場合も、再度「発行」手続きが必要です。

SharePointサイトでは、編集中のWebページ(「下書き」状態)と、実際にサイトに公開しているWebページ(「承認済み」状態)は、内部的に独立して管理しています。作成したページを発行した後、再度ページを編集しても「保存」しただけでは公開されているページは変わりません。再度「発行」手続きをすることで、更新内容が公開されているページに反映されます。「発行」は、編集したページを、公開ページに複製する機能と考えればいいでしょう。

これは製作中のWebページを公開してしまうことを防止するための、Webページの更新のために公開を中断しないための、すぐれた機能です。

発行するまでは、修正中のページではなく、修正以前に発行したページがインターネット上に公開されます。「発行」した時点で、初めて、修正した新しいページが、修正以前のページと差し替えて公開されます。

ページの更新とバージョン管理

SharePointのサイトでは、Webページの更新をバージョン番号で管理します。バージョン番号には、メジャーバージョン番号(整数部)とマイナーバージョン番号(小数部)があります。たとえば、バージョン2.3の場合、メジャーバージョン番号が2、マイナーバージョン番号が3です。

Webページを更新して保存すると、マイナーバージョンが1つカウントアップされます。たとえば、バージョン2.3のファイルを更新して保存すると、バージョン2.4になります。

一方、Webページを発行すると、マイナーバージョンが1つカウントアップされ、マイナーバージョンは0となります。バージョン2.4のWebページを発行すると、バージョン3.0となります。

また、基本的に保存または発行する度にWebページを保存し、過去のバージョンも保存します。必要に応じて、過去のバージョンにロールバックすることができます(※ロールバックについては、当連載の第24回を参照して下さい)。

以上のことを踏まえて、Webページの確認方法、また、パブリックサイトのオンライン(公開)手順を紹介します。

Webページの下書き/承認済み状態の確認

パブリックサイトを構成する各Webページの状態は、「すべてのページを表示」で確認します。

(1)Office 365にパブリックサイトの管理者権限を持つユーザーがサインインし、「サイト」→「パブリックサイト」をクリックします。

(2)「ページ」タブをクリックし、「すべてのページを表示」をクリックします。

(3)各ファイルの状況を確認できます。「承認済み」となっているWebページが、パブリックサイトを「オンライン」にしたときにインターネット上に公開されます。

パブリックサイトをオンラインにする

パブリックサイトをインターネット上に公開するには、パブリックサイトの管理者権限を持つユーザーが、パブリックサイトを「オンライン」にします。

(4)Office 365にサインインしてパブリックサイトを表示した状態で、「Webサイトをオンラインにする」をクリックし、さらにメニューの「Webサイトをオンラインにする」をクリックします。

(5)「下書き」状態のWebページが残っている時は、確認メッセージを表示します。「続行」をクリックしてください。

(6)パブリックサイトをオンラインにするかどうか、確認メッセージを表示します。「オンラインにする」をクリックしてください。

(7)オンラインになったというメッセージを表示します。「閉じる」をクリックしてください。これで、パブリックサイトをインターネット上に公開し、誰でもアクセスできる様になります。