【連載】

Office 365サイト活用入門

21 パブリックサイトを開設する

 

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SharePoint Onlineのパブリックサイト

約1年にわたってOffice 365のサイト機能…つまりSharePoint Online(クラウド版SharePoint Server)を取り上げてきましたが、これまで取り上げたのは、すべてチームサイトでした。SharePoint Onlineには、チームサイト以外にパブリックサイトがあります。今回から、パブリックサイトを紹介します。

簡単に言えば、チームサイトがグループウェア用のサイトであるのに対し、パブリックサイトはインターネット上に公開する誰でもアクセスできるサイトです。つまり、パブリックサイトは、Webサイト(ホームページ)を公開する機能と言っていいでしょう。あるいは、Webサイト公開用のCMSの一種とも言えます。CMS(Contents Management System)とは、Webサイトのデザイン設定やコンテンツを統合的にデータベース化して管理し、Webサイトの制作や保守を容易にするシステムです。さまざまCMSがありますが、汎用的なWordPressなどが有名です。

SharePoint Onlineのパブリックサイトは、これまでに紹介したチームサイトと、基本的には変わりません。チームサイトの延長、あるいは特殊版と言えるでしょう。同じSharePoint Serverで稼働しているのですから当然です。ただし、チームサイトとパブリックサイトには、以下の様な違いがあります。

●チームサイト(組織内ユーザー向け)
・ユーサー名とパスワードで認証し、許可を与えられたユーザーだけがアクセスできる。
・基本的にどのユーザーも自分のサイトを作成し、管理できる。

●パブリックサイト(組織外部向け)
・ユーザー認証なしで誰でもアクセスできる。
・サイトを作成し、管理できるのは、管理権限を持つ一部のユーザーのみ。

今回から、実際に、パブリックサイトサイトの作成手順を紹介しますが、まず、その準備段階としてパブリックサイト制作者・管理者への管理権限の委任手順を紹介します。

管理者アカウントの設定

前述の様に、パブリックサイトを作成、管理できるのはOffice 365(SharePoint Online)の管理者だけです。Office 365管理者以外にパブリックサイトの作成・管理を委任するには、パブリックサイトを管理・制作するユーザーにパブリックサイトの管理権限を委任しなければなりません。

管理権限を委任するには2つの方法があります。一つは、Office 365に関する全管理権限を委任する方法。全管理権限を持つので、そのユーザーはパブリックサイトの制作や管理もできます。もう一つは、パブリックサイトの特定の管理権限だけを委任する方法です。 セキュリティ対策、ケアレスミスによる事故対策のためには、委任する権限は必要最小限にすべきです。

Office 365全権委任

特定のユーザーにOffice 365テナントの全管理権限を委任する手順は、以下の通りです。

(1)Office 365に管理者権限を持つユーザーでサインインして、上部メニューの「管理者」をクリックし、「組織の管理」から「ユーザーの追加、パスワードのリセットなど」をクリックします。

「管理者」をクリックし、「組織の管理」から「ユーザーの追加、パスワードのリセットなど」をクリック

(2)「ユーザー」をクリックし、権限を委任するユーザー名をクリックして、編集ボタン(ペン)ボタンをクリックします。

権限を委任するユーザー名をクリックして、編集ボタン(ペン)ボタンをクリック

(3)左側のサイドメニューから「設定」をクリックし、「アクセス許可の割り当て」ラジオボタンで、「はい」をクリックして選択します。「連絡用メールアドレス」に、パスワード再設定時に使うOffice 365以外のメールアドレスを入力して、「保存」ボタンをクリックします。

サイドメニューから「設定」をクリックし、「アクセス許可の割り当て」ラジオボタンで、「はい」をクリックして選択。「連絡用メールアドレス」に、パスワード再設定時に使うOffice 365以外のメールアドレスを入力する

設定が更新されるまで数分間置いてから、このユーザーがサインインすると、Office 365を管理できるようになっています。(手順(11)参照)

Office 365のパブリックサイト管理権限委任

Office 365テナント全体ではなく、パブリックサイトの権利権限だけ、特定のユーザーに委任する設定手順は、次の通りです。

(4)管理権限を持つユーザーアカウントでOffice 365にサインインし、上部メニューの「サイト」をクリックし、管理サイトの一覧から「パブリックサイト」を選択します。

上部メニューの「サイト」をクリックし、管理サイトの一覧から「パブリックサイト」を選択

(5)初期設定のパブリックサイトが表示されます。設定ボタン(歯車ボタン)をクリックし、ドロップダウンメニューの「サイトの設定」をクリックします。

設定ボタン(歯車ボタン)をクリックし、ドロップダウンメニューの「サイトの設定」をクリック

※Office 365のパブリックサイトでは、あらかじめトップページ、会社紹介、お問い合わせフォームなど、いくつかのページがテンプレートとして用意されています。すべて削除して一から制作することもできますが、まずは、このテンプレートを流用するのが制作の近道です。

(6)「ホーム」の「サイトの設定」ページで、「ユーザーとグループ」をクリックします。

「ホーム」の「サイトの設定」ページで、「ユーザーとグループ」をクリック

(7)左側サイドメニューの「グループ」のリストには、パブリックサイトに関する権限のリストが表示されています。どの権限を委任するのか、クリックして選択し、「新規」ボタンをクリックします。

どの権限を委任するのか、クリックして選択し、「新規」ボタンをクリック

(8)管理権限を委任するユーザーのユーザー名を入力し、そのユーザーに通知するメッセージを入力して、「共有」ボタンをクリックします。

管理権限を委任するユーザーのユーザー名を入力し、そのユーザーに通知するメッセージを入力して、「共有」ボタンをクリック

※ユーザー名の入力には、name@domain というメールアドレス形式でも、「山田太郎」などの表示名でも、どちらを入力しても構いません。しかし、正確な入力のためには、メールアドレス形式で入力したほうがいいでしょう。

(9)ユーザーへの権限の委任を設定すると、設定した権限のグループに、そのユーザーの名前が表示されます。

設定した権限のグループに、そのユーザーの名前が表示される

(10)権限を委任されたユーザーには、手順(8)で入力したメッセージが、メールで届きます。このメールを受信したユーザーが次にOffice 365にサインインすると、パブリックサイトを、委任された権限の範囲で管理または編集できるようになります。

入力したメッセージが、メールで届く

(11)パブリックサイトの管理権限を持つユーザーがOffice 365にサインインしてパブリックサイトにアクセスすると(手順(4)参照)、Webページの上部に「参照ページサイト…」のメニューバーが表示されます。これが、パブリックサイトを管理、編集するためのメニューになります。

Webページの上部に「参照ページサイト…」のメニューバーが表示される


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インデックス

連載目次
第40回 OneDrive for Businessに文書を作成する
第39回 OneDrive for Business
第38回 グループを作成する
第37回 予定表を作成して共有する
第36回 会議室を利用する
第35回 共有メールボックス
第34回 全テナントに対するメールフローのルールの作成
第33回 テナント(共有)の連絡先への情報追加
第32回 テナントの連絡先の作成
第31回 リニューアルしたOffice 365でのメール転送
第30回 Office 365のメールのルール機能(その3)
第29回 Office 365のメールのルール機能(その2)
第28回 Office 365のメールのルール機能(その1)
第27回 パブリックサイトのその他の設定
第26回 公開したパブリックサイトの運用
第25回 パブリックサイトの公開手続き
第24回 パブリックサイトのページ管理
第23回 パブリックサイトのページ編集
第22回 パブリックサイトのデザインの変更
第21回 パブリックサイトを開設する
第20回 ニュースフィードのその他の機能
第19回 ブログへの投稿
第18回 ニュースフィードへの投稿
第17回 プロフィールの作成
第16回 サイトの更新を見逃さない「通知機能」
第15回 案件管理アプリでグループワークを効率化
第14回 Office 365でアンケートを回収する
第13回 Office Web Appsによる同一文書の共同作業
第12回 ドキュメントの活用(その4)
第11回 ドキュメントの活用(その3)
第10回 ドキュメントの活用(その2)
第9回 ドキュメントの活用(その1)
第8回 予定表の作成(後編)
第7回 予定表の作成(前編)
第6回 ユーザーグループの作成(後編)
第5回 ユーザーグループの作成(前編)
第4回 リンク集の追加
第3回 掲示板サブサイトのカスタマイズ(Webパーツの利用)
第2回 ビューを利用した掲示板サブサイトの作成
第1回 「全社掲示板」サブサイトを作る

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