【連載】

Office 365サイト活用入門

16 サイトの更新を見逃さない「通知機能」

 

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サイトが更新されたメールで通知

Office 365のサイト(SharePoint Onlineサイト)をチームで利用している場合、サイトへの新規投稿や更新を見逃しては、情報共有になりません。かといって、一日に何度も頻繁にサイトをチェックするのも現実的ではありません。そこで、Office 365には、サイトの変更をユーザーにメールで知らせる通知機能があります。

あらかじめ通知機能に登録しておくことで、サイトに新規投稿があったとき、あるいはサイトに掲載されている情報に変更があったとき、自動的にメールで通知されます。

サイトの通知を設定する

サイト毎に通知の有無を設定できますので、サイトの通知機能を有効化するには、まず、目的のサイトにサインインします。

(1)Office 365にサインインし、「サイト」をクリックして、目的のサイトに接続します。ここでは、例として「全社掲示板」というサイトにします。

「サイト」をクリックして、目的のサイトに接続

(2)サイトを表示したら、「ページ」タブをクリックし、ページのリボンを表示します。ページリボンの「通知」ボタンをクリックして、「このページに通知を設定」メニューをクリックします。

ページリボンの「通知」ボタンをクリックして、「このページに通知を設定」メニューをクリック

※サイトのページによっては、「ページ」タブではなく「アイテム」タブに「通知」ボタンがある場合もあります。

(3)通知設定のウインドウを開きますので、必要事項を入力して、「OK」ボタンをクリックしてください。

「通知の送信先」には、Office 365のアカウント(メールアドレス)を入力します。Office 365アカウントを入力すると、自動的にユーザー名を表示します。

また、「つぎの場合に通知を送信する」では、どのようなときに通知を自動送信するか、トリガーとなるイベントを選択できます。

「通知を送信するタイミング」では、変更がある都度に通知するのか、それとも一定期間ごとにまとめて通知するのか、選択できます。即時性が重要でない場合には、1日に1回または週に1回など、通知を一括した方がいいでしょう。

通知設定のウインドウで必要事項を入力して、「OK」ボタンをクリック

(4)通知を設定すると、配信先として登録したユーザーには、通知が設定された旨を知らせる「通知が作成されました」という件名のメールが届きます。この「通知が作成されました」メールが届けば、通知設定は完了です。

「通知が作成されました」という件名のメール

※SharePoint Serverは本来メールサーバを持っていません。そのため、オンプレミス版のSharePoint Serverで「通知」機能を使用するには、別にメールサーバを用意して、SharePoint Serverにメールサーバを利用するための設定をしなければなりません。しかし、メールサーバ(Exchange Online)と統合されているOffice 365のSharePoint Onlineでは、別途メールサーバを用意する必要も、SharePoint Onlineにメールサーバを設定する必要もなく、簡単に、すぐに「通知」機能を利用できます。これもOffice 365の「手軽に使える」というメリットの1つです。

サイト変更の通知

実際にサイトにメッセージを新規投稿してみましょう。

(5)新規メッセージを投稿するために、通知を設定したサイトにアクセスし、「新しいお知らせ」をクリックします。

「新しいお知らせ」をクリック

(6)投稿メッセージを入力し、「保存」ボタンをクリックして、メッセージを投稿します。

メッセージを入力し、「保存」ボタンをクリック

(7)メッセージ投稿後、しばらくすると、ユーザーに「○○の変更通知」という件名のメールが届きます。

メール本文の「通知の設定の変更」をクリックすれば、Office 365サイトの通知設定の変更ページを開きます。「表示…」をクリックすると、変更されたサイトを開きます。

ユーザーに「○○の変更通知」という件名のメールが届く

※通知設定直後のサイトの更新は、正常に通知されないことがあります。通知を設定してから、更新が通知される様になるまで、しばらくかかると考えた方がいいでしょう。

(8)通知メールの「表示」をクリックすると、すぐに変更されたサイトを開きます。

通知メールの「表示」をクリックすると、すぐに変更されたサイトを開く

通知設定の変更

通知設定を変更するには、サイトの「通知」ボタンから、通知設定の管理ページを開きます。

(9)サイトの「ページ」タブをクリックしてリボンを表示します(「アイテム」タブが表示されているページでは「アイテム」タブ)。リボンの「通知」ボタンをクリックして、「個人用通知の管理」メニューをクリックします。

「通知」ボタンをクリックして、「個人用通知の管理」メニューをクリック

(10)自分が登録している「通知」設定の一覧を表示します。設定を変更する「通知」設定のタイトルをクリックしてください。

設定を変更する「通知」設定のタイトルをクリック

(11)通知の設定ページ(手順3とほぼ同様)を表示します。設定を変更して「OK」ボタンをクリックしてください。また、この通知が不要な場合は「削除」ボタンをクリックしてください。

設定を変更して「OK」ボタンをクリック


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インデックス

連載目次
第40回 OneDrive for Businessに文書を作成する
第39回 OneDrive for Business
第38回 グループを作成する
第37回 予定表を作成して共有する
第36回 会議室を利用する
第35回 共有メールボックス
第34回 全テナントに対するメールフローのルールの作成
第33回 テナント(共有)の連絡先への情報追加
第32回 テナントの連絡先の作成
第31回 リニューアルしたOffice 365でのメール転送
第30回 Office 365のメールのルール機能(その3)
第29回 Office 365のメールのルール機能(その2)
第28回 Office 365のメールのルール機能(その1)
第27回 パブリックサイトのその他の設定
第26回 公開したパブリックサイトの運用
第25回 パブリックサイトの公開手続き
第24回 パブリックサイトのページ管理
第23回 パブリックサイトのページ編集
第22回 パブリックサイトのデザインの変更
第21回 パブリックサイトを開設する
第20回 ニュースフィードのその他の機能
第19回 ブログへの投稿
第18回 ニュースフィードへの投稿
第17回 プロフィールの作成
第16回 サイトの更新を見逃さない「通知機能」
第15回 案件管理アプリでグループワークを効率化
第14回 Office 365でアンケートを回収する
第13回 Office Web Appsによる同一文書の共同作業
第12回 ドキュメントの活用(その4)
第11回 ドキュメントの活用(その3)
第10回 ドキュメントの活用(その2)
第9回 ドキュメントの活用(その1)
第8回 予定表の作成(後編)
第7回 予定表の作成(前編)
第6回 ユーザーグループの作成(後編)
第5回 ユーザーグループの作成(前編)
第4回 リンク集の追加
第3回 掲示板サブサイトのカスタマイズ(Webパーツの利用)
第2回 ビューを利用した掲示板サブサイトの作成
第1回 「全社掲示板」サブサイトを作る

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