ドキュメントの活用(その3)

今回は、SharePointの「ドキュメント」にアップロードした、あるいは作成したファイルの管理方法を簡単に紹介します。

SharePoint「ドキュメント」のファイル管理

サイト上に「ドキュメント」のWebアプリケーションがレイアウトされているとき、「ドキュメント」はWebアプリケーションのエリアになります。

以下の画面例では、1つのサイトページに、「ドキュメント」(このサイト既定の「ドキュメント」)と「月次報告書」の2つのSharePointドキュメントをレイアウトしています。

ドキュメント内のフォルダやファイルの操作は、ドキュメントの各種メニューを使います。また「・・・」をクリックすると、さらに追加メニューを表示します。

メニュー	内容
＋新しいドキュメント	新しいファイルまたはフォルダを作成します。作成できるファイルは、Microsoft Office文書ファイルに限られます。(Office文書以外のファイルをドキュメントに保存したいときは、ローカルPCで作成してアップロードします)
アップロード	ファイルをアップロードします。
同期	SharePointドキュメントとローカルPCのフォルダを同期します。
編集	選択したファイルを編集します。編集できるのは、Office文書に限られます。
管理	選択したファイルやフォルダのプロパティを表示または編集したり、文書をチェックアウトしたりします。
共有	選択したファイルやフォルダを他のユーザーと共有します。
ファイルの検索ボックス	キーワードを入力して、ファイルを探します。Office文書であれば、ファイル名だけでなく、ファイルの中身の文字列も検索対象となります。たとえば、「従業員シフトスケジュール2014」というExcelブックの中に「岡崎」という名前が記載されている場合、「岡崎」で検索すると「従業員シフトスケジュール2014」も検出されます。

ファイルのプレビュー

ファイル名右側の「・・・」をクリックすると、ファイルの種類がSharePoint Online標準対応のファイル(Office文書はJPEGファイルなど)については、プレビューを表示します。また、「編集」「共有」「フォロー」など、追加のメニューも表示します。

フォローを設定しておくと、そのファイルに修正があったときにOffice 365から自動的に通知されるようになります。ファイル内容の変化を追跡したいときに便利です。たとえば更新があったときにいち早く確実に更新内容を確認したいときに利用するといいでしょう。

ファイルを開く・ダウンロードする

　ファイル名をクリックしたときの操作は、概ね以下の3タイプがあります。

ファイルの種類	動作
Office文書	ァイルを読み出し専用(書き込み・編集禁止)モードで開きます。ファイルを編集するときは、ファイルを開いてから改めて「ドキュメントの編集」をクリックしてください。
SharePoint Onlineが標準対応しているOffice文書以外のファイル(JPEG画像ファイルなど)	ファイルをプレビューします。ダウンロードするときは、プレビュー画面からダウンロードできます。
SharePoint Online非対応ファイル	ダウンロードを開始します。

JEPGファイルやPNGファイルなどのSharePoint Onlineがプレビュー可能なファイルを開いたときは、プレビューウィンドウに「ダウンロード」ボタンを表示します。

ファイルをダウンロードする一般的な操作は、ファイル名右側の「・・・」ボタンをクリックします。ポップアップウィンドウの詳細メニューでさらに「・・・」ボタンをクリックし、ポップアップメニューの「コピーのダウンロード」をクリックします。

ファイル管理リボンを表示する

サイトページにレイアウトしたSharePointドキュメントのWebアプリケーションを表示しているとき、Webアプリケーションのタイトルまたはサイドバーメニューでドキュメントタイトルをクリックすると、通常のドキュメントページに移動できます。

すると、ファイル管理用の「ファイル」リボンを使用できるようになります。

また、WebアプリケーションでSharePointドキュメントを表示しているときでも、ファイル名左側のチェックボックスをオンにしてファイルを選択状態にすると、「ファイル」リボンを表示できます。 　ページ左上の「ファイル」タブをクリックして「ファイル」リボンを表示すると、多くのメニューをたどらなくても、リボンから直接ファイルを管理できます。