【連載】

Office 365サイト活用入門

9 ドキュメントの活用(その1)

 

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SharePoint「ドキュメント」の概要

Office 365サイト(SharePoint Online)の特に便利な機能「ドキュメント」を紹介します。ドキュメントは、いわゆるオンラインストレージです。Webサーバ上にファイルを保存し、必要に応じて取り出すことができます。しかし、FTPサーバや、WebDAVサーバのような単純なものではありません。チェックイン、チェックアウトという機能によって編集中のファイルをロックしたり、SharePoint Online「ドキュメント」上に保存したファイルをダウンロードせずにオンラインで編集したり、あるいはMicrosoft Officeとの連携や、「ドキュメント」に保存したファイルのWebサイトへの露出も可能です。

SharePoint Online(Office 365)「ドキュメント」には、運用する上で2種類あります。1つは、Office 365にサインインしたときに、メニュー「OneDrive」をクリックして表示するドキュメントです。これはOneDrive for Business(旧SkyDrive Pro)と呼ぶ「ドキュメント」です。ユーザーアカウントごとに作成され、ユーザーアカウントに紐付けられます。

たとえば、ユーザーAのOneDriveとユーザーBのOneDriveは、それぞれのユーザー専用の別のストレージとして扱います。もちろん、そのOneDriveの中で、特定のフォルダや特定のファイルを他のユーザーと共有することも可能です。

なお、Microsoft Live.comにもOneDriveというオンサインストレージサービスがありますが、SharePointのOneDriveとは異なるシステムですので、混同しないようにご注意ください。当連載では、特に断りが無い限り「OneDrive」と言えばSharePoint OnlineのOneDrive for Businessを意味します。

一方、Office 365のメニュー「サイト」に表示する「ドキュメント」は、ユーザー単位ではなく、SharePointサイト単位で作成します。そのサイトに対してアクセス権を持つユーザーであれば誰でも利用できます。Office 365「サイト」で新しいサイトを作成すると、自動的にそのサイトの既定の「ドキュメント」が作成されます。また、それとは別に新しい「ドキュメント」を作成したいときは、サイトのアプリとして「ドキュメント」を新規作成します。

サイトの既定のドキュメントを確認

まず、Office 365にサインインし、いずれかのチームサイトを開いてください。

(1)通常、チームサイトの左側のサイドバーのメニューには「ドキュメント」が表示されています。この「ドキュメント」をクリックすると、サイト既定のドキュメントを開けます。

「ドキュメント」をクリックすると、サイト既定のドキュメントを開く

「ドキュメント」の新規作成

サイト既定の「ドキュメント」とは別に、サイトに新規の「ドキュメント」を作成するには、次のように操作します。

(2)サイトの設定ボタンをクリックし、「アプリの追加」メニューをクリックします。

「アプリの追加」メニューをクリック

(3)アプリの一覧から「ドキュメントライブラリ」をクリックします。

「ドキュメントライブラリ」をクリック

(4)作成する「ドキュメント」の名前を入力し、「作成」ボタンをクリックします。これで新しい「ドキュメント」を作成できます。

「ドキュメント」の名前を入力し、「作成」ボタンをクリック

(5)作成したドキュメントを開くときは、サイドバーメニューの「最近使った項目」から作成したドキュメント名をクリックするか、サイドバーメニューの「サイトコンテンツ」をクリックして、コンテンツ一覧から作成した「ドキュメント」をクリックします。

「最近使った項目」から作成したドキュメント名をクリックするか、サイドバーメニューの「サイトコンテンツ」をクリックして、コンテンツ一覧から作成した「ドキュメント」をクリック

(6)新しく作成した「ドキュメント」を開いたところ。

新しく作成した「ドキュメント」

ページへの「ドキュメント」コンテンツの追加

SharePointサイトのページ内に、「ドキュメント」をコンテンツとして貼り付けることもできます。

(7)「ドキュメント」を貼り付けたいサイトページを開き、設定ボタンをクリックして、「ページの編集」メニューをクリックします。

「ページの編集」メニューをクリック

(8)コンテンツを貼り付けたい位置の「Webパーツの追加」をクリックします。

貼り付けたい位置の「Webパーツの追加」をクリック

(9)追加するWebパーツとして、「アプリ」からドキュメント名をクリックして選択し、「追加」ボタンをクリックします。以下は、新規作成ドキュメント「月次報告書」の場合。

「アプリ」からドキュメント名をクリックして選択し、「追加」ボタンをクリック

(10)サイト既定のドキュメントを追加するときは、追加するWebパーツとして、「アプリ」から「ドキュメント」をクリックして選択し、「追加」ボタンをクリックします。

「アプリ」からドキュメント名をクリックして選択し、「追加」ボタンをクリック

(11)コンテンツとして「ドキュメント」(サイト規定のドキュメント、新規作成のドキュメント)を貼り付けたページの例。

コンテンツとして「ドキュメントを貼り付けたページの例

(12)ページの編集を終了して通常の表示に戻るには、「ページ」タブをクリックして、「編集の終了」ボタンをクリックします。

「ページ」タブをクリックして、「編集の終了」ボタンをクリックして編集を終了

(13)「参照」タブをクリックすると、通常のサイトページ表示に戻ります。

参照」タブをクリックすると、通常のサイトページ表示に戻る

次回は、作成した「ドキュメント」でのファイル操作について紹介します。


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インデックス

連載目次
第40回 OneDrive for Businessに文書を作成する
第39回 OneDrive for Business
第38回 グループを作成する
第37回 予定表を作成して共有する
第36回 会議室を利用する
第35回 共有メールボックス
第34回 全テナントに対するメールフローのルールの作成
第33回 テナント(共有)の連絡先への情報追加
第32回 テナントの連絡先の作成
第31回 リニューアルしたOffice 365でのメール転送
第30回 Office 365のメールのルール機能(その3)
第29回 Office 365のメールのルール機能(その2)
第28回 Office 365のメールのルール機能(その1)
第27回 パブリックサイトのその他の設定
第26回 公開したパブリックサイトの運用
第25回 パブリックサイトの公開手続き
第24回 パブリックサイトのページ管理
第23回 パブリックサイトのページ編集
第22回 パブリックサイトのデザインの変更
第21回 パブリックサイトを開設する
第20回 ニュースフィードのその他の機能
第19回 ブログへの投稿
第18回 ニュースフィードへの投稿
第17回 プロフィールの作成
第16回 サイトの更新を見逃さない「通知機能」
第15回 案件管理アプリでグループワークを効率化
第14回 Office 365でアンケートを回収する
第13回 Office Web Appsによる同一文書の共同作業
第12回 ドキュメントの活用(その4)
第11回 ドキュメントの活用(その3)
第10回 ドキュメントの活用(その2)
第9回 ドキュメントの活用(その1)
第8回 予定表の作成(後編)
第7回 予定表の作成(前編)
第6回 ユーザーグループの作成(後編)
第5回 ユーザーグループの作成(前編)
第4回 リンク集の追加
第3回 掲示板サブサイトのカスタマイズ(Webパーツの利用)
第2回 ビューを利用した掲示板サブサイトの作成
第1回 「全社掲示板」サブサイトを作る

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