【連載】

Office 365サイト活用入門

7 予定表の作成(前編)

岡崎俊彦  [2014/04/25]

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Office 365の2つの予定表

今回は予定表(カレンダー)の作成を紹介します。

まぎらわしいことですが、Office 365には2種類の予定表があります。1つは、Office 365にサインインしたときに、上部メニューの「Outlook」と「People」の間に表示される「予定表」です。これは、Exchange Onlineの予定表で、Outlook 2010やOutlook 2013をクライアントソフトとして使用しているときは、Outlookの予定表と自動的に連携します。

もう一つは「サイト」に作成する予定表で、これはSharePoint Onlineによるグループ作業用のWebページです。

どちらも似たようなデザインのカレンダースタイルで表示するので、ぱっと見には同じサービスのように見えます。しかし、この2つの種類のカレンダーにはまったく互換性がありません。

用途としては、次のように考えるといいでしょう。Exchange Onlineの予定表は、個人の予定表として、SharePoint Onlineの予定表はチームの共有予定表として利用するといいでしょう。それぞれの出自、そしてOutlookなどの周辺環境を考えると、こうした使い分けが自然です。

それでも、Exchange Onlineの予定表でも他のユーザーと予定を共有することができますし、SharePoint Onlineの予定表でも排他的なアクセス許可の設定で自分しか利用できないようにすることもできます。

SharePointで予定表を作成する

SharePointの予定表は、リストタイプのSharePointアプリケーションの一種です。SharePointのコンテンツページから、作成します。

(1)Office 365にサインインして、「サイト」をクリックし、「チームサイト」をクリックします。

「サイト」をクリックし、「チームサイト」をクリック

(2)アプリの追加アイコンをクリックします。または、サイドバーに「サイトコンテンツ」メニューが表示されているときは、「サイトコンテンツ」をクリックしてもかまいません。

アプリの追加アイコンをクリック

(3)アプリの一覧から「予定表」を探してクリックします。

アプリの一覧から「予定表」をクリック

(4)作成する予定表の名前を入力し、「作成」をクリックします。

作成する予定表の名前を入力し、「作成」をクリック

(5)「サイトコンテンツ」を見ると、新しい予定表が作成されたことが分かります。予定表のアイコンをクリックしてください。

「サイトコンテンツ」に、新しい予定表が作成されたことが分かる

(6)予定表を作成したことを確認できます。

作成した予定表

予定表の共有設定

作成した予定表をチームサイトの他のユーザーと共有するには、予定表の画面で共有設定を行います。

(7)「共有」をクリックし、「’チームサイト’の共有」ウインドウに、この予定表を共有するユーザーを入力します。チーム全員と共有するときは、「すべてのユーザー」と入力してください。すると、「すべてのユーザー」の選択肢を表示します。「外部ユーザー以外の全てのユーザー」をクリックして選択してください。

共有」をクリックし、予定表を共有するユーザーを入力

「すべてのユーザー」には、以下の3種類があります。選択に注意してください。

すべてのユーザー、すべてのユーザー(membership)
外部ユーザーも含めたすべてのユーザーです。Office 365のチームサイトにユーザーアカウントを持たない「外部ユーザー」もアクセスできるようになりますので、それでいいのかどうか(情報漏洩等の問題が無いか?)くれぐれも注意してください。

すべてのユーザー(Windows)
オンプレミスのドメインコントローラーとActiveDirectoryの同期をしている環境で、ドメインコントローラーにユーザーアカウントを持つユーザーすべてを意味します。オンプレミスのドメインコントローラーにアカウントを持たないユーザーは除外されます。

外部ユーザー以外の全てのユーザー
テナントのOffice 365のユーザーすべてを意味します。オンプレミスのドメインコントローラーと同期していても、ドメインコントローラーのユーザーかどうかに関わらず、共有します。一方で、Office 365にユーザーアカウントを持たないユーザーは共有できません。

一般的には不特定多数のユーザーと共有することはないと思いますので、「外部ユーザー以外の全てのユーザー」などを利用することが多いでしょう。

(8)共有するユーザーを入力したら、「共有」をクリックします。

「共有」をクリック

以上の設定で、同じテナント内の他のユーザーもこの予定表を閲覧したり編集したりできるようになります。

予定の作成

予定表にイベント(予定)を作成するには、次のようにします。

(9)通常は「参照」タブ(予定表の閲覧)状態になっていますので、「イベント」タブをクリックして「新しいイベント」をクリックします。

「イベント」タブをクリックして「新しいイベント」をクリック

(10)イベントの作成ページに遷移しますので、必要事項を入力して、「保存」ボタンをクリックします。

初期設定では、イベントの開始時間、終了時間を設定しますが、終日の予定の場合には「開始時間と終了時間を指定しない終日のイベントとして設定する」チェックボックスをオンにします。

終日の場合は「開始時間と終了時間を指定しない終日のイベントとして設定する」チェックボックスをオンにする

一方、定期的に繰り返すイベントを登録するときは、「定期的なイベントとして設定する」チェックボックスをオンにして、繰り返す期間を設定します。

定期的に繰り返すイベントのときは、「定期的なイベントとして設定する」チェックボックスをオンにする


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インデックス

連載目次
第40回 OneDrive for Businessに文書を作成する
第39回 OneDrive for Business
第38回 グループを作成する
第37回 予定表を作成して共有する
第36回 会議室を利用する
第35回 共有メールボックス
第34回 全テナントに対するメールフローのルールの作成
第33回 テナント(共有)の連絡先への情報追加
第32回 テナントの連絡先の作成
第31回 リニューアルしたOffice 365でのメール転送
第30回 Office 365のメールのルール機能(その3)
第29回 Office 365のメールのルール機能(その2)
第28回 Office 365のメールのルール機能(その1)
第27回 パブリックサイトのその他の設定
第26回 公開したパブリックサイトの運用
第25回 パブリックサイトの公開手続き
第24回 パブリックサイトのページ管理
第23回 パブリックサイトのページ編集
第22回 パブリックサイトのデザインの変更
第21回 パブリックサイトを開設する
第20回 ニュースフィードのその他の機能
第19回 ブログへの投稿
第18回 ニュースフィードへの投稿
第17回 プロフィールの作成
第16回 サイトの更新を見逃さない「通知機能」
第15回 案件管理アプリでグループワークを効率化
第14回 Office 365でアンケートを回収する
第13回 Office Web Appsによる同一文書の共同作業
第12回 ドキュメントの活用(その4)
第11回 ドキュメントの活用(その3)
第10回 ドキュメントの活用(その2)
第9回 ドキュメントの活用(その1)
第8回 予定表の作成(後編)
第7回 予定表の作成(前編)
第6回 ユーザーグループの作成(後編)
第5回 ユーザーグループの作成(前編)
第4回 リンク集の追加
第3回 掲示板サブサイトのカスタマイズ(Webパーツの利用)
第2回 ビューを利用した掲示板サブサイトの作成
第1回 「全社掲示板」サブサイトを作る

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