【連載】

Office 365サイト活用入門

5 ユーザーグループの作成(前編)

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SharePointサイトで活用するユーザーグループ

今回はSharePointサイトで利用するユーザーグループについて紹介します。

あるSharePointサイトについて、ユーザーAは閲覧のみ許可、ユーザーBは記事投稿も許可、ユーザーCはページ編集も許可…というように、異なるアクセス権限を設定したいことはよくあります。少ないユーザー数であれば、1人1人のユーザーにアクセス許可を設定することも可能ですが、ユーザー数が多くなってくると1人1人にアクセス許可を設定するのは煩雑になってきます。

そこで、グループを定義して、グループAは閲覧のみ、グループBは投稿も許可…というように設定し、個々のユーザーについてはどのグループに所属するかだけ設定すれば、アクセス権限の設定をすっきりとまとめることができます。

ただし、Office 365で利用するグループには、いくつかの異なる種類がありますので、注意が必要です。また、契約プランによって、使えるグループの種類が異なります。

グループの種類

Office 365とSharePointサイトで使うグループの種類には、大別してSharePointでだけ使用するグループと、Active Directoryのグループがあります。

(1)SharePointグループ

SharePointで定義するグループです。最も簡単に使えますが、あくまでSharePointの枠内でしか使えません。たとえば、SharePoint OnlineとExchange Onlineで同じグループを使うことはできません。また、サイトコレクションを越えてグループを設定することもできません。

SharePointグループには、サイトコレクションのトップレベルのSharePointサイトに対するグループ設定と、ユーザーが個別に作成したSharePointサイトに対する設定の2種類のグループ設定を利用できます。トップレベルのサイトに対するユーザーグループは、サイト管理者と、サイト管理者から権限を委任されたユーザーだけが設定できます。各ユーザーが作成したサイトに関しては、サイトの所有者と所有者から権限を委任されたユーザーが設定できます。

SharePointサイトにあらかじめ用意されている「~の閲覧者」「~の所有者」などは、SharePointグループです。

今回紹介するのは、このSharePointグループです。SharePointサイトの管理権限を他のユーザーに委任するときなどに便利です。

(2)セキュリティグループと配布グループ

Office 365では明示的にActive Directoryが表面に出ることはほとんどありませんが、実際にはWindows Azure上でActive Directoryが稼働し、Office 365のユーザーアカウントやアクセス権を管理しています。セキュリティグループと配布グループは、ともにActive Directoryのグループです。Active DirectoryやExchange Serverの管理経験があれば、なじみの深いグループでしょう。Active Directoryで管理するグループですので、Office 365のサービス全体にわたって効果のあるグループであり、また、Office 365のEプランでオンプレミスのドメインコントローラーと同期しているときは、ドメインコントローラーで設定したグループをそのままOffice 365でも使用できます(なお、SharePointの権限設定として、配布グループは使えません。配布グループはExchange Onlineで利用するグループです)。

セキュリティグループは、主に共有フォルダのアクセス許可管理など、権限の許可や拒否に使用します(Windows Serverに標準で用意されているAdministratorsやUsersなどはセキュリティグループの一種です)。

配布グループはメールのルーティングに使用します。配布グループにはグループメールアドレスを設定します。そのメールアドレスに着信したメールは、グループのメンバー全員に配信します。メーリングリストに似た機能と言えるでしょう(厳密にはメーリングリストとは異なり、あくまでメールアカウントの集合体です)。

セキュリティグループの機能と配布グループの機能を合わせた、メールが有効なセキュリティグループもあります。

ただし、セキュリティグループやメールが有効なセキュリティグループを使用できるのは、Office 365ではActive Directoryとの統合機能をサポートしているMプラン(Midsize Business)とEプラン(Enterpriseプラン)のみです。Active Directoryとの統合機能をサポートしていないスモールビジネス向けのPプランでは利用できません(Pプランでも配布グループは利用できます)。MプランやEプランでは、Office 365管理センターでセキュリティグループを作成できます。

Eプランのセキュリティグループ作成画面

SharePointグループをトップレベルサイトに作成

SharePointのトップレベルサイトに対するグループの作成手順を紹介します。トップレベルサイトに対する設定は、SharePointサイト管理者が設定します。

(1)管理者アカウントでOffice 365にサインインし、「管理者」をクリックして、サービス設定から「組織全体の設定と更新を管理」をクリックします。

サービス設定から「組織全体の設定と更新を管理」をクリック

(2)サービス設定では、「サイトとドキュメントの共有」がSharePoint Onlineに対する管理メニューです。「サイトとドキュメントの共有」をクリックし、「チームサイトの設定の管理」をクリックします。

「サイトとドキュメントの共有」をクリックし、「チームサイトの設定の管理」をクリック

(3)「ユーザーとグループ」をクリックします。

「ユーザーとグループ」をクリック

(4)サイドバーメニューの「グループ」から「その他...」をクリックして、サイトの設定から「新規」をクリックします。

サイトの設定から「新規」をクリック

(5)グループ名、設定する権限等を入力または選択し、最後に「作成」をクリックします。ここでは、例として「投稿者」というグループ名にして、投稿権限のチェックボックスをオンにしています。

設定する権限等を入力または選択し、最後に「作成」をクリック

(6)サイドバーメニューで作成したグループ名をクリックすると、そのグループのメンバー(ユーザー)一覧を表示します。このグループにメンバーを追加するときは「新規」をクリックします。

グループにメンバーを追加するときは「新規」をクリック

(7)グループに追加するユーザーアカウント(メールアドレス)を入力し、必要に応じてメッセージを入力します。「共有」をクリックすると、グループにそのユーザーをメンバーとして追加し、また、グループに参加した旨のメールを送信します。

グループに追加するユーザーアカウント(メールアドレス)を入力し、「共有」をクリックすると、グループにそのユーザーをメンバーとして追加

(8)新しいメンバーが追加されました。

メンバーが追加された

(9)グループにメンバーとして新しく追加されたユーザーには、管理者から、メンバーに追加された旨のメールが届きます。

追加されたユーザーには、管理者からメールが届く


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インデックス

連載目次
第40回 OneDrive for Businessに文書を作成する
第39回 OneDrive for Business
第38回 グループを作成する
第37回 予定表を作成して共有する
第36回 会議室を利用する
第35回 共有メールボックス
第34回 全テナントに対するメールフローのルールの作成
第33回 テナント(共有)の連絡先への情報追加
第32回 テナントの連絡先の作成
第31回 リニューアルしたOffice 365でのメール転送
第30回 Office 365のメールのルール機能(その3)
第29回 Office 365のメールのルール機能(その2)
第28回 Office 365のメールのルール機能(その1)
第27回 パブリックサイトのその他の設定
第26回 公開したパブリックサイトの運用
第25回 パブリックサイトの公開手続き
第24回 パブリックサイトのページ管理
第23回 パブリックサイトのページ編集
第22回 パブリックサイトのデザインの変更
第21回 パブリックサイトを開設する
第20回 ニュースフィードのその他の機能
第19回 ブログへの投稿
第18回 ニュースフィードへの投稿
第17回 プロフィールの作成
第16回 サイトの更新を見逃さない「通知機能」
第15回 案件管理アプリでグループワークを効率化
第14回 Office 365でアンケートを回収する
第13回 Office Web Appsによる同一文書の共同作業
第12回 ドキュメントの活用(その4)
第11回 ドキュメントの活用(その3)
第10回 ドキュメントの活用(その2)
第9回 ドキュメントの活用(その1)
第8回 予定表の作成(後編)
第7回 予定表の作成(前編)
第6回 ユーザーグループの作成(後編)
第5回 ユーザーグループの作成(前編)
第4回 リンク集の追加
第3回 掲示板サブサイトのカスタマイズ(Webパーツの利用)
第2回 ビューを利用した掲示板サブサイトの作成
第1回 「全社掲示板」サブサイトを作る

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