【連載】

Office 365サイト活用入門

2 ビューを利用した掲示板サブサイトの作成

 

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前回は全社告知(お知らせ)掲示板用のサブサイトを作成しました。今回は、そのサブサイトにアプリを追加し、また、外観をカスタマイズします。

Office 365のSharePoint Onlineでは、ページに追加するコンテンツのパッケージをアプリと呼びます。

まずは、前回作成したサブサイトにアクセスしましょう。当連載では、例として、ドメイン名に mynavi365.com を使っています。このとき、Office 365「サイト」のドメイン名は mynavi365.sharepoint.com となります。ここに全社掲示板用のサブサイト、ディレクトリ名 information を作成すると、全社掲示板のURLは以下の様になります。

https://mynavi365.sharepoint.com/information/

アプリの追加

全社掲示板に、お知らせ用のアプリを追加します。まず、全社掲示板にアクセスしてください。

(1)全社掲示板にアクセスして、「設定」ボタンをクリックし、「アプリの追加」メニューをクリックします。

「アプリの追加」メニューをクリック

(2)用意されているアプリの中から「お知らせ」をクリックします。「お知らせ」は電子掲示板の一種ですが、閲覧者がコメントを投稿できる電子掲示板とは異なり、コメントや返信がありません。投稿者からのアナウンスに向いています。

「お知らせ」をクリック

(3)追加するアプリに名前を付けて「作成」ボタンをクリックします。アプリの名前は、ページのタイトルになります。この例では「社員の皆様へ」と入力します。

タイトルになる名前を付けて「作成」ボタンをクリック

(4)「社員の皆様へ」という名前の新しいアプリを追加しました。サイトコンテンツのページでは、新着アプリとして表示されます。また、左側のコンテンツメニューの「最近使った項目」にも「社員の皆様へ」が表示されます。

「社員の皆様へ」という名前の新しいアプリが追加される

なお、サブサイト「全社掲示板」は標準テンプレートを使って作成しました。標準テンプレートには、ノートブック(OneNote)やドキュメントも含んでいます。これらの詳細は、連載の中で後々解説していくことにします。

トップメニューへの項目の追加

さて、「社員の皆様へ」を表示しました。しかし、まだ投稿メッセージはありません。また、左側のサイドメニューでは「最近使った項目」に「社員の皆様へ」が表示されていますが、「社員の皆様へ」にアクセスしない期間が長くなると、このメニューからは消えてしまいます。そこで、今のうちに「社員の皆様へ」へのリンクをトップメニューに追加することにします。

まず、(4)の画面で「社員の皆様へ」をクリックして、「社員の皆様へ」を表示してください。

(5)トップメニューの「リンクの編集」をクリックします。

トップメニューの「リンクの編集」をクリック

(6)トップメニューに「リンクをここにドラッグアンドドロップします」という表示項目が現れます。「社員の皆様へ」のタイトル部分を、そこにドラッグ&ドロップしてください。編集が済んだら、「保存」ボタンをクリックします。すると、サブサイト「全社掲示板」のトップメニューに「社員の皆様へ」が表示される様になります。

リンクをドラッグアンドドロップ

なお、リンク先URLを設定してメニューを追加するときは、メニューの編集画面で「+リンク」をクリックします。また、ページ左側のサイドメニューにメニューを追加するときもトップメニューに対する操作と同様です。

「社員の皆様へ」へのメッセージ投稿

「社員の皆様へ」にメッセージを投稿してみましょう。投稿にはファイルを添付することもできますので、ここでは画像ファイルを添付してみます。

(7)「社員の皆様へ」のページで「+新しいお知らせ」をクリックします。

「+新しいお知らせ」をクリック

(8)メッセージのタイトル、本文を入力します。一般的な電子掲示板と同じ様な感じです。ただし、「本文」を入力するとき、Microsoft Officeのリボンと似た書式設定リボンが上部に表示されます。これを使って、文字の色、大きさ、書体などを細かく設定できます。また、HTMLの編集になれているのであれば、「ソースの編集」ボタンをクリックして、直接HTMLタグを編集することもできます。

メッセージのタイトル、本文を入力

(9)添付ファイルとして画像を挿入するには「挿入」タブをクリックしてリボンを切り替えてから、「画像」ボタンをクリックします。

画像の挿入

(10)アップロードするファイルを指定して、「OK」をクリックします。

ファイルを指定して、「OK」をクリック

(11)画像のアップロードが終了しました。最期に「保存」をクリックして投稿します。なお、「有効期限」を設定して、投稿メッセージを表示する期間を制限することもできます。

「保存」をクリックして投稿

(12)投稿したメッセージのタイトルが「社員の皆様へ」に表示されました。このタイトルをクリックすると、メッセージの内容を読めます。

完成した掲示板

(13)表示されたメッセージ。読み終わったら「閉じる」をクリックして、メッセージ一覧に戻れます。

表示された画像付のメッセージ

「社員の皆様へ」へのビューの追加

初期設定では、「社員の皆様へ」にはメッセージのタイトルだけが一覧表示されます。しかし、いちいちタイトルをクリックして内容を確認するのも面倒なので、内容も表示するように変更することにします。このような表示スタイルの設定を、SharePointでは「ビュー」と呼びます。

初期設定のビューを直接変更してしまうのではなく、新しいビューを作成することにします。

(14)「社員の皆様へ」で、「…」をクリックし、「ビューの作成」をクリックします。

「ビューの作成」をクリック

(15)いくつかのビューのタイプが表示されますので、「標準ビュー」(初期設定も標準ビュー)をクリックして選択します。

ビュータイプを選択

(16)ビューの表示項目や表示スタイルを設定します。ここで作成したビューが今後の既定のビューになるように、「このビューを既定にする」チェックボックスをオンにします。また、投稿後にメッセージを修正することもありますので、「更新日時」を表示し、更新日時降順で表示するようにします。そして「本文」を表示するようにします。必要な設定が済んだら、「OK」をクリックします。

表示スタイルの設定

(17)「社員の皆様へ」に戻ってみると、今度はタイトルだけでなくメッセージの本文も表示されるようになりました。

完成した新しいビュー

サブサイトの外観の変更

簡単な操作でサイトの配色や壁紙を変更できます。いわゆるテーマの変更ですが、SharePointでは「外観」と呼びます。外観の設定はサイト単位となります。

(18)設定ボタンをクリックし、「外観の変更」をクリックします。

「外観の変更」をクリック

(19)好みのテーマをクリックして選択します。

テーマをクリック

(20)プレビュー画面を確認します。また、ページ左側のサイドメニューでは、配色や使用フォントをカスタマイズできます。デザインが決まったら「プレビュー」をクリックします。

プレビュー画面の確認

(21)プレビューを確認し、このまま問題が無ければ「はい、確定します」をクリックします。設定を変更するときは「いいえ、まだ完成ではありません」をクリックして、(20)に戻って下さい。

問題が無ければ「はい、確定します」をクリック

(22)外観を変更したサブサイト「全社掲示板」。

外観を変更した「全社掲示板」


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インデックス

連載目次
第40回 OneDrive for Businessに文書を作成する
第39回 OneDrive for Business
第38回 グループを作成する
第37回 予定表を作成して共有する
第36回 会議室を利用する
第35回 共有メールボックス
第34回 全テナントに対するメールフローのルールの作成
第33回 テナント(共有)の連絡先への情報追加
第32回 テナントの連絡先の作成
第31回 リニューアルしたOffice 365でのメール転送
第30回 Office 365のメールのルール機能(その3)
第29回 Office 365のメールのルール機能(その2)
第28回 Office 365のメールのルール機能(その1)
第27回 パブリックサイトのその他の設定
第26回 公開したパブリックサイトの運用
第25回 パブリックサイトの公開手続き
第24回 パブリックサイトのページ管理
第23回 パブリックサイトのページ編集
第22回 パブリックサイトのデザインの変更
第21回 パブリックサイトを開設する
第20回 ニュースフィードのその他の機能
第19回 ブログへの投稿
第18回 ニュースフィードへの投稿
第17回 プロフィールの作成
第16回 サイトの更新を見逃さない「通知機能」
第15回 案件管理アプリでグループワークを効率化
第14回 Office 365でアンケートを回収する
第13回 Office Web Appsによる同一文書の共同作業
第12回 ドキュメントの活用(その4)
第11回 ドキュメントの活用(その3)
第10回 ドキュメントの活用(その2)
第9回 ドキュメントの活用(その1)
第8回 予定表の作成(後編)
第7回 予定表の作成(前編)
第6回 ユーザーグループの作成(後編)
第5回 ユーザーグループの作成(前編)
第4回 リンク集の追加
第3回 掲示板サブサイトのカスタマイズ(Webパーツの利用)
第2回 ビューを利用した掲示板サブサイトの作成
第1回 「全社掲示板」サブサイトを作る

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