長期間にわたってつきあうクライアントとは、かならず顔合わせや打ち合わせが必要ですが、そうでなくても、相手の顔を見て話すことにはいろいろなメリットがあります。なにか用事を作って、会いにいってしまうくらいの気持ちがあっていいのではないでしょうか。

電子メールでは、案件以外のおしゃべりはなかなかできません。ところが、打ち合わせ時の雑談では、相手から面白い情報が引き出せることが多いのです。それによって、顧客が目の前の商品の他に何か欲しいものがあることが分かることもあるし、新しい企画のアイデアが沸くこともあります。担当者の人柄や相手の会社の様子が分かると、今後の参考にもなります。

アポイントメントも電話で取りましょう。電子メールでは、相手の都合を聞くだけで、メールが2往復ぐらい必要になりますが、電話なら相手の都合に即座に反応できるので、その場で時間と場所が決まります。自分が相手に会いたいと思ったら、相手を訪ねるのが礼儀なので、まず相手が忙しくないかどうか尋ねてから、「じゃあ、明日の○時くらいに、ちょっとごあいさつに伺っていいでしょうか」とか、「お名刺をいただきに行ってもいいでしょうか」というように相手の都合を聞いてみましょう。

相手の時間を無駄にしないのが、打ち合わせの基本です。まず、到着時間は厳守。交通機関の遅れや迷うことも考えて、15分くらい余裕を見て出発しますが、受付に到着するのはあくまでも時間ぴったりに。10分以上遅れそうなときは、先方に電話を入れておきましょう。

表敬訪問的、あるいは顔合わせや担当者の紹介が目的の打ち合わせなら、正味は15分。会議室でのプレゼンテーションなどは別ですが、具体的な案件がある場合でも、正味30分できりあげられるように話をまとめるのがスマートです。

雑談は、相手が初対面なら、お天気や、先方の会社の周囲の風景などから。相手が知っている人なら、スポーツなど好みの話題で始めてもいいのですが、その場にいる他の人を無視したり、自分だけが延々と話すようなことは避けましょう。いずれにしても用件に入る前の雑談は、短く切り上げるのがルールです。

なお、打ち合わせに入る前には、携帯電話を切っておくのがマナーです。

用件が終わり、相手があまり急いでいないように見えたら、情報収集のための雑談や情報交換をしてもいいでしょう。そしてタイミングを見計らって「それでは、今日はこのぐらいで失礼します。お時間をとっていただいてありがとうございました」と言って退出します。

案外重要なのが、フォローアップです。「先日は、お忙しいところ貴重なお時間をさいていただきありがとうございました……」とメールを打っておきましょう。これは、相手に負担を感じさせないという意味で、メールが適しています。「特に○○に関してのご意見は大変参考になりました」と具体的なら、もっと効果的。いただいた名刺には、鉛筆で会議の内容や相手の印象などを書き込んでおくと、メモ代わりになります。