“退職のあいさつ”はメールで済ませても問題ない? 覚えておきたい、退職メールの書き方

 

※2010/03/12掲載記事の再掲です

最近は、退職のあいさつもメールで済ませる人が増えてきたようだ。メールでの退職あいさつは、失礼には当たらないのだろうか? ビジネスメールに関する著書を多数執筆している平野友朗氏に伺ってみた。

81%の人が「退職メール」を受け入れている

平野氏が代表を務める有限会社アイ・コミュニケーションでは、同社が運営するサイトの読者を対象に次のようなアンケートを実施している。

Q.退職のあいさつをメールで受け取ったら?
失礼だと思う      19%
何も連絡がないよりマシ 43%
返事がしやすいから便利 38%

「何も連絡がないよりマシ」という意見も肯定派に含めると8割以上の人が退職メールを受け入れており、最近のビジネスパーソンの間では、退職メールはかなり一般的になっていることがわかる。とは言え、失礼と感じる人も2割近くはいるようだ。

「相手に合わせて配慮する必要がありますね。特にお世話になった方や、引き継ぎのあいさつが必要な相手には直接伝えて、それ以外でごあいさつしたい人にはメールを送るようにするといいと思います」(平野氏)

退職メール、基本の書き方

退職メールを送るなら、相手に失礼な印象を与えない感じのいいメールを送りたい。退職メールの基本の書き方とマナーについても、平野氏に教えていただいた。

退職メールの文面に書くのは、「退職する旨、退職日に加えて、引き継ぎに関する連絡事項と、今までお世話になったことに対するお礼」というのが基本のワンセット。「全員に一斉送信で同じ定型文を送る人が多いと思いますが、それでは事務的でそっけない印象になってしまいます。できれば、一人ひとりに、その人との思い出や、その人から学んだことなど、特別なひとことを書き加えるようにしましょう」(同)

さらに親しい間柄で退職後にも連絡をとりたい人には、個人用のメールアドレスを書き添えておいてもいいだろう。

社外向けの退職メール(基本の文例)はこちらから。社外または社内、個人的な親しさの度合いなどに合わせて、アレンジして書き分けよう。

時々、社内向けの退職メールに、相手に気を遣わせまいとして「お別れ会はしないでください」と書く人もいるが、受け取った側は、逆に「お別れ会してほしいってことだよね?」と深読みして解釈することも。どうしてもお別れ会をしてほしくない事情があるなら、メールにはあえて書かず、まとめ役の人に直接伝えるのが賢明だ。

ちなみに、退職する理由について書く必要はない。退職の理由は人それぞれだが、たとえば「現在の会社への不満があるから」、「もっといい会社に転職するから」など、会社への恨みつらみともとれる内容を書くのは、相手を嫌な気分にさせるし、何より会社に対するマナー違反と言えるからだ。

どのタイミングで送るべき?

次に気になるのが、退職メールを送るタイミング。退職が決まってから、どのタイミングであいさつメールを送ればいいのだろうか。「会社によっては、お客さま、社員が動揺するといった理由から、退職することを直前まで明かさない決まりになっているところもありますが、オープンにしていい時期になったらなるべく早めに送るのが正解です」(同)

退職メールを送るのが遅くなると、先に他の人から情報が伝わってしまい、「なんで教えてくれないの?」なんて責められることも。また、連絡先も書かずに退職日当日に送ると、相手が返信できずに困るかもしれない。

「引き継ぎが必要な仕事に関わっていた場合は、退職日の1~2週間前に送るのがベスト。そうでなくても3日前には送るようにしたいですね」(同)

社内と社外でどちらが優先ということはないが、通常は、社内で引き継ぎを済ませてから社外のお客さまに引き継ぎの連絡を兼ねてあいさつするというパターンが多いようだ。

退職メールを書く上で重要なのは、第一に、引き継ぎの連絡などをスムーズに行い「業務に支障が出ないようにすること」。それから、これは通常のビジネスメールにも言えることだが、「受け手の気持ちを考えること」。責任を持って仕事を後任に引き継ぎ、お世話になった人たちにきちんとあいさつを済ませてから、新たなステージに踏み出そう。

アイ・コミュニケーション(平野友朗)
公式サイト:http://www.sc-p.jp/
ビジネスメールの教科書:http://www.sc-p.jp/
文●本居佳菜子(エフスタイル)

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