立春も過ぎて、暦の上では春が始まりました。春といえば、歓迎会や送別会の多い季節だな～とノンビリ構えていたら、幹事に任命されてしまった! 社会人たるもの、幹事も仕事のうち!? 任命されてしまったからには、成功させてみせましょう! そこで、今回はそんな皆さんのお手伝いということで、幹事経験者311名に歓送迎会についてきいてみました。

社会人たるもの、幹事も仕事のうち!?

Q.職場の歓送迎会で幹事をしたことがありますか?
ある　62.2%
ない　37.8%

Q.（あると回答した人に）歓送迎会の事前準備で、重要だと思うことを3つまでお選びください。
1位　お店/会場の決定　72.7%
2位　日時の決定　　　 52.4%
3位　出欠確認 40.2%
4位　会費の決定 28.9%
5位　会費徴収 25.7%

■お店/会場の決定を選んだ理由は……
・「料理のボリュームが足りなかったりメニューが残念だと場が冷める。席に十分なスペースがあるなどの環境も必要」（35歳/女性/ガラス・化学・石油/事務・企画・経営関連）
・「お店を選ぶのが一番苦労します。まず職場から近いところ、営業で出回っている人も直行できる分かりやすい場所、みんなそれぞれ食べたいものが違うから何でもいいというわけにもいかないし。役職の高い上司が参加する場合、安い居酒屋というわけにも……。１人当たりいくらが妥当なのかも悩みます。なので会費も店選びの中に入りますね」（47歳/男性/レジャーサービス・アミューズメント・アート・芸能関連/営業関連）

■日時の決定を選んだ理由は……
・「できるだけ多くの人が参加できる日程で調整する必要があるから」（38歳/男性 /クレジット・信販/営業関連）
・「複数の課で歓送迎会が開催されるため、日程がバッティングしないように調整することが大事です」（44歳/男性/官公庁/公共サービス関連）

■出欠確認を選んだ理由は……
・「人数の把握をきちんとできていないと、キャンセル料などがかかってしまう」（38歳/ドラッグストア・調剤薬局/その他技術職）
・「参加人数の把握がしっかりできていないと、まず会場が決まらないし、いろいろな面で多くの人に迷惑を掛けてしまう」（48歳/男性/その他電気・電子関連/技能工・運輸・設備関連）

■会費の決定を選んだ理由は……
・「高すぎても文句を言われるから」（39歳/男性/輸送用機器/技能工・運輸・設備関連）
・「適切な会費でないとクレームが出てしまう」（48歳/男性/その他メーカー/技能工・運輸・設備関連）

■会費の徴収を選んだ理由は……
・「後払いにすると、途中参加で途中退席などが頻繁にあり、会費をもらいづらい。結局足りない分は幹事が払うことになってしまう」（45歳/男性/海運・鉄道・空輸・陸運/技能工・運輸・設備関連）
・「人数が多ければ多いほど会費徴収に時間がかかるし、店で集めるとワケが分からなくなるので、事前に徴収するべきだと思う」（35歳/男性/食品/営業関連）

■その他
・「当日の進行管理：当日の流れをスムーズにするのが大事だから」（23歳/女性/ リース・レンタル/営業関連）
・「お酒が飲めない人の確認：後から陰で文句を言われないようにするため」（48歳/男性/ビル管理・メンテナンス/技能工・運輸・設備関連）
・「プレゼントの準備、あいさつの依頼：女性と男性ではプレゼントの内容は異なるし、一律に花束というのは思いがこもっていないように感じる。あいさつの依頼は、所属長、部長、役員などに送別会の内容をしっかり伝えておく必要がある」（56歳/男性/医療・福祉・介護サービス/専門サービス関連）

Q.歓送迎会で幹事をするうえで、失敗しないためのアドバイスやコツを教えてください。
・「幹事さんが酔ってはいけない。常に目配り気配りを欠かさず、上司の意向も確認しつつ進行してください」（56歳/男性/医療・福祉・介護サービス/専門サービス関連）
・「インターネットでアップされている画像は、実際に行ってみると違うことが多いので、会場は下見をすること。そして、料金の交渉をすること」（48歳/女性/その他金融/事務・企画・経営関連）
・「大枠でもいいのでとりあえず日時を決めて一度通知をして、だいたいの参加者を把握してから日時や会場の調整をするのがいいと思う。ひとりひとりの希望や都合を聞き過ぎるとまとまらなくなる」（48歳/男性/その他電気・電子関連/技能工・運輸・設備関連）
・「主役の好き嫌いやアレルギーは絶対おさえるべし! 食べられないものなどは出しちゃだめ!」（35歳/女性/ソフトウェア・情報処理/事務・企画・経営関連）
・「女性社員はスカートが多いので堀こたつ式か椅子がいいと思います。タバコの煙にも気をつけて。セクハラがおきないように座席に注意する。いろいろな人間関係があるので、2次会に強引に女子社員を誘う社員には気をつけておく。車通勤の会社の場合は、代行やホテルを会社から出してもらうように会社に手配をして参加者が楽しめるようにする」（54歳/男性/精密機器/メカトロ関連技術職）

総評

マイナビニュース会員のうち、会社員500名に幹事経験の有無を尋ねたところ、経験したことがある人は311名でした。そして、経験者311名が選んだ事前準備で重要だと思うこと第1位は、「お店/会場の決定」でした。最近はインターネット予約などもできるけれど、「あれ!? 意外と狭くてギュウギュウ詰めだ!」なんてことにならないためにも、事前の下見なども行っておいたほうがよいかもしれません。

2位は「日時の決定」。参加者が多い日を選ぶのは当然ですが、コメントにもあったように社内の別の歓送迎会と日程がかぶってしまわないよう調整するのも大事です。3位は出欠確認。予約していた人数より少ないと、キャンセル料がかかってしまう場合や会費を変更しなければならない場合も。要注意ですね。

4位は「会費の決定」で5位は「会費の徴収」。いくら料理がおいしいからといって、会費が高額になれば、参加者が減ってしまったり、苦情がでるかもしれません。みんなが無理なく払える金額がベストですね。また、会費の徴収については、「事前に集めておくべし!」 というコメントが複数ありました。会費を徴収しそびれて幹事が自腹をきる……なんてことは絶対避けたい!

また、コメントの中に、このようなものがありました。
・「いつかは、見送られる立場になるので、粗相のないように。残業ではないが会社の行事なので、無礼講ではない」（51歳/男性/専門店(総合)/営業関連）

そのとおり。転職する場合はもちろんですが、ずっと同じ会社で働いていても定年はやってきます。みんな「いつかは見送られる立場」ですよね。そこもふまえて、出会いも別れもていねいに迎えたいものです。また、会社にもよるとは思いますが、本当にほんとうに無礼講な場なのか……見極めが重要ですね。

歓迎会や送別会が成功するか否かは、幹事の腕にかかっているといっても過言ではありません。
幹事に任命された方は、幹事経験者からのアドバイスも、ぜひ参考にしてみてくださいね。

調査時期:2017年2月13日～14日
調査対象:マイナビニュース会員のうち会社員限定
調査数:500名
調査方法:インターネットログイン式アンケート