OSKは9月8日、電子帳簿保存法やマイナンバー法などの法改正で必要になる業務を支援する機能を搭載した業務統合型グループウェア「eValue NS 2nd Edition Rel.3」(以下、eValue NS2)を10月8日から発売すると発表した。

メーカー希望価格はいずれも税別でeValue NS2ドキュメント管理・ワークフロースターターパックが40万円(ドキュメント管理、ワークフロー、コミュニケーション、スケジューラの単体購入も可能)、eValue NS2コミュニケーション・スケジューラスターターパックが19万円(同)、eValue NS2タイムスタンプオプションが20万円(タイムスタンプ局からのタイムスタンプ発行費用が別途必要)、eValue NS2マイナンバーテンプレート for WFが10万円。

2008年に発売を開始した「eValue NS」は顧客の声を製品に反映してきたことにより、ワークフローやドキュメント管理、コミュニケーション、スケジューラといった機能でユーザビリティを実現した統合型グループウェア。

eValue NS2は電子帳簿保存法とマイナンバー法への対応で発生する業務の軽減を図る機能を搭載し、業務統合型グループウェアへと進化させた。従業員が日常的に利用するグループウェアに電子帳簿保存法に準じた保管業務と全従業員が対象となるマイナンバー取得業務を組み合わせることで管理部門のみならず全従業員に利便性を提供するほか、人事異動・組織改編に伴う管理業務を軽減する機能も提供していく。

電子帳簿保存法への対応としてはセイコーソリューションズが提供するタイムスタンプサービスと連携。eValue NS2のドキュメント管理に登録されたPDFファイルに一括でタイムスタンプを付与する機能や付与されたタイムスタンプを一括検証する機能を提供し、電子帳簿保存法の適用要件であるタイムスタンプの一括検証や対象ファイルの論理的削除、削除データの検索、訂正履歴の管理に対応する(eValue NS2タイムスタンプオプションが必要)。

タイムスタンプの一括検証

マイナンバー法への対応はeValue NS2のワークフローを利用し、個人番号の利用目的を明示した上で厳格な本人確認のプロセスを踏み、マイナンバーを取得する機能を提供。取扱いに注意を必要とするマイナンバーの取得にあたり、個人番号と添付データ(個人番号カードや身分証明証のスキャンデータ)の暗号化、業務担当者以外への個人番号非表示、未提供者の確認、本人へのフィードバックなどを安全かつ適切に処理(eValue NS2マイナンバーテンプレート for WFが必要)。

eValue NS2ワークフローによるマイナンバー取得の流れ

また、OSKが開発・販売する人事給与システムである「SMILE 人事給与」と組み合わせることで、源泉徴収票への個人番号印字、退職者個人番号の削除処理などマイナンバーの収集から利用・廃棄までを一連の流れで行う。

さらに、人事変更予定管理機能が提供する人事変更予定管理ツールとルートチェックツールにより、管理部門の負担となる人事異動時の手間を軽減。人事変更予定管理ツールは、人事異動前にあらかじめ新しい人事データを登録することで、指定日時に自動適用する。ルートチェックツールは、登録されている新しい人事データで運用中の承認ルートの事前検査が行え、検査結果から修正カ所の把握が可能となる。

そのほか、申請フォームエディタの採番コントロールでは年ごと、月ごと、日ごとでの番号リセットに加え、分類単位または個々のルート／フォーム単位で管理権限を細分化。複合機やスキャナーなどから自動登録したデータについては属性項目が未入力の文書検索ができるという。

加えて、グループスケジューラの日チャートビューで、ドラッグ操作によるユーザー／施設をまたいだスケジュール移動が行え、管理者が設定した制限値を超えたユーザーのWebメール送受信の禁止を可能としている。