米Googleは17日(現地時間)、「Google Docs」のドキュメント共有の改善を明らかにした。設定をシンプルにまとめ、またドキュメントが共有されている状態を明確に示し、ドキュメント漏洩など共有のトラブルを防ぐ。

新しい共有設定では、共有オプションが「Visibility options (可視オプション)」と呼ばれている。選択肢は「Private (プライベート)」「Anyone with the link (リンクを所有する人)」「Public on the web (Webで公開)」の3つ。文書、スプレッドシート、プレゼンテーションなど作成したドキュメントは全て、デフォルトでは招待者のみにアクセスを許可するプライベートに設定される。アクセスにはサインインが必要。

どのようにドキュメントがアクセスされるかをシンプルに示した新しい共有設定画面

ドキュメント画面右上の[Share]ボタンを押すと共有設定のウインドウが現れ、そこで共有オプションを変更する。Anyone with the linkの場合、リンクURLを持っていれば誰でもサインインすることなくドキュメントにアクセスできる。GoogleはリンクURLを「電話帳に掲載していない電話番号のようなもの」と説明している。Public on the webの場合、リンクURLを通じたアクセスのほか、検索エンジンのインデックスの対象になる。Anyone with the linkとPublic on the webでは、ドキュメント所有者以外に編集を許可することも可能だ。

これまで共有状態はドキュメント管理画面にしか表示されなかったが、新しい共有設定ではドキュメント画面でもドキュメントのタイトルの横で可視オプションの状態を確認できる。またドキュメントへのアクセスをドキュメント所有者が完全にコントロールできるように、リンクに用いられるドキュメントURLを所有者がリセットできるようにした。

新しい共有設定は来週を通じて、すべてのGoogle Docsユーザーにロールアウトするという。