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Cameron Chapman氏がSmashing MagazineにおいてHow To Find Time For… Everything!のタイトルのもと、フリーランサーや個人事業主がどうやって時間をマネージメントしていけばいいかという話を16のテクニックで紹介している。紹介されているテクニックは次のとおり。
- 整理する。PCにせよデスクトップにせよ、自分にとって扱いやすいように整理するとともに、実際に自分にとって役に立つ整理方法を見つける
- 作業場所とそれ以外の場所を分ける。事務所が別にあるならなおいいが、そうでない場合には作業机と食事机を分けるなど、切り分けをおこなう。また仕事を始めるときには「仕事モード」に入るようにする。仕事中は作業着や作業靴に変えるといったことでもいい
- タイムマネージメントツールを活用する。それはTODOアプリケーションであっても物理的な付箋紙であってもいい。すべての仕事や人に万能に適用できるツールはないが、多くのツールは存在するためそれぞれに適したものを活用すればいい
- 目標を設定する。目標は格式張ったものである必要はなく、長期的な目標である必要もない。直近の出来事について、できるだけシンプルなゴールを設定する。そうすることでやるべき作業が明確になり、タスクマネージメントも容易になる
- 締め切りを設定する。顧客から明確な締め切りを示されていない場合でも、自分で締め切りを決めて作業する。また締め切りを誰かほかのひとに言うなどして、自分に若干のプレッシャーをかけるようにする
- 長期的な計画を立案する。月単位、隔月単位、または年単位での計画を持つ。長期計画があることで、週単位といった作業にもいい影響がある
- タスクに優先順位をつける。即時完了させなければいけない仕事、週末までに終わらせる必要がある仕事などを優先順位に分けて作業する。優先順位を決める際、仕事以外の行事にも気を配るようにする。家族の用事をおざなりにしてすべて仕事のスケジューリングにはしない方がいい
- 業務のいくつかを外部に委託することを検討する。またその必要がないとしても、たとえば家事をハウスキーパーに依頼するといった方法もある
- 作業を最適化する方法を見つける。たとえばWebデザイナであればデザインテンプレートを作成するようにするとか、請求書の作成にアプリケーションを活用するようにするなど
- 断ることを覚える。すべての依頼を引き受けないで、無理なときは断る。これは仕事に限らず、地域行事であったり友人との付き合い、近所付き合いについても同様。無理なときは断り、重要なものに対して承諾するようにする
- 自分がもっとも働く意欲が湧く時間帯を知る。フリーランサーの利点は時間を自由に設定できるところにある。自分にとってもっとも効率がいい時間帯に作業をするようにする
- 就業時間を設定する。自分にとってもっとも効率がいい時間を見つけたら、その時間帯に働くようにする。これはその就業時間をすぎたら仕事を止め、それ以上は作業しないことを意味している。また週末についても同様。週末など仕事をしない日を決めたのなら、その日は仕事をしない
- 時間を無駄にしない。なるべく仕事に対する割り込みを減らすようにする。たとえば頻繁にFacebookやTwitterをチェックしにいっているなら、1時間に1回や2時間に1回といったペースへ減らす
- 複数の作業を同時に進めようとしない。マルチタスクでの作業は効率が悪い。これはメールのチェックであったりゲームであったりを作業中にはおこなわず、注力をそのとき取り組んでいる仕事に向けることも意味している
- 適度に休憩をとる。適度な休憩は気分をリフレッシュさせ仕事の効率を上げる
- メンテナンスを欠かさずに実施する。それはPCにおけるバックアップや不要なファイルの削除、メールの整理であったり、事務所や自宅の掃除であったりする。また正しい食生活と適度な運動など自分自分のメンテナンスも欠かさないようにする
フリーランサーや個人事業主向けの管理テクニックはほかにも記事が公開されている。これら内容は個人事業主に限らず、会社員であっても応用できるテクニックが多い。
どのテクニックもだいたい同じような内容を説明している。最近の傾向としては複数の仕事を同時に進めるのは実はそれほど効率がいい方法ではないため、取り組むべき仕事を定めたあとは、できるだけ割り込みを排除してその仕事に集中する方がいいと説明されることが多い。
