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仕事には確実に納期があり、そして締切りがある。この期限というものはストレスの原因になるとともに、なんともいえない不安な時間を生み出すことになる。いかに有能で仕事を整理して進められている人物であったとしても、夜遅くまで作業を続ける必要に追い込まれたり、自分はなにか失敗を犯したのではないかという不安に苛まれることがある。できればこうした気持ちになることなく、確実に仕事をこなして充実感とともに納期を迎えたいものだ。

Alyssa Gregory氏がSitePointにおいて7 Simple Steps to Meeting Deadlinesのタイトルのもと、締切りに向かっていくための7つの方法を紹介している。不安やストレスを軽減しつつ、期限に間に合うようにする方法が紹介されている。内容は次のとおり。

仕事の内容を明確にする

締切りに同意する前に、顧客が求めているものを明確にする。多くの場合、顧客は仕事をするにあたってどういった情報が必要になるかということをすべて理解しているわけではないし、どんな変更がスコープを大きく変更してしまうかということを知らないことがある。詳細情報を引き出せるかどうかは交渉する側にかかっており、仕事をやり遂げるのに必要な情報を得たと確信するまではこのフェーズでのやりとりを続ける。

明かになった業務内容をすべて書き出す

仕事の内容が明かになったら、すべてを書き出す。書き出したものが詳細に業務内容を記載した独立した業務契約書になるし、プロジェクトを進めるにあたって必要になる計画書のベースにもなる。顧客が期限までに何をすべきかをちゃんと把握しているかも、ここで確認する。

納期を設定し、マイルストーンを設定する

納期を設定したら、納期に至るまでのタイムラインを作っていく。目標となる時間から逆算してそれぞれマイルストーンを設置していき、途中経過がわかるようにする。

細かいタスクへ分割する

プロジェクト計画を立案したあとは、それらを小さいいくつかのタスクに分割し、そのタスクでどこまで責任を持つのかを関連付ける。タスクはそれぞれが独立した作業になるようにする。複数の目的を持たせず、一つのタスクは一つの内容にすることがポイント。

若干の余裕時間をそれぞれに追加する

予期しないできごとや変更、問題はかならず現れるため、プロジェクトの各パートに若干の余裕時間を追加しておく。余裕時間を設けておくと、必要に応じてタイムラインのシフトが柔軟にできるようになるほか、自身が快適だと感じられるペースで仕事がしやすくなる。

ひとつひとつ進める

さまざまな動きがある大規模なプロジェクトに従事する場合、全容を把握するのは困難になる。一度作業をするためのタイムラインを組み上げたら、ぞれぞれのタスクをこなしていく。

定期的に報告する場を設ける

定期的にプロジェクトの状況をチェックする機会を設ける。こうすることで顧客はいつ状況が報告されるかわかり、作業の進行状況も把握できる。頻繁に報告し合うためのチャンネルを開いておくことは、外注やほかのプロバイダとともに仕事をしている場合などは特に重要になってくる。関係者はすべて同じタイムラインで作業を行い、同じタスクリストとプロジェクト情報を把握している必要がある。

Alyssa Gregory氏は、結局のところ制御下からはずれてしまう要因はかならずあるものだとしたうえで、しかし状況を制御し続けることができるようであれば、ここで紹介したような方法は納期を確実に迎えるために、そしてあまりストレスを感じないようにするために重要だと説明している。