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Alyssa Gregory氏がSitePointにおいて7 Essential Steps to Creating an Efficient Mobile Officeのタイトルのもと、モバイルオフィスを実現するための重要なステップをまとめている。個人事業主にはいつでも自分の好きなときに好きな場所で仕事がしやすいという特徴があることが多い。これを実現するために実施するステップがまとめられている。紹介されている内容は次のとおり。

1. ノートPCを入手

明白かつ重要なステップ。デスクトップPCは持ち歩けない。理想的にはデスクトップPCの置き換えとなる強力なノートPCを入手したい。ノートPCをメインに使えるようになれば、重要なファイルやデータへのアクセスをノートPCで集中管理することができ、モバイルオフィスとして使い勝手がよくなる。デスクトップPCがある場合にはディスプレイに接続してノートPCを活用できるため、大きなディスプレイの恩恵にあずかることもできる。

2. オンラインデータバックアップサービスを活用する

複数のPCを扱っている場合にはシステム間でファイルを共有する必要がある。その場合、SugarSyncやBox.netといった共有サービスが便利に活用できる。月ごとに支払いがあり、自動的にファイルの同期を実施してくれる。インターネット経由でのファイルアクセスサービスも提供されている。ノートPCをメインに使っている場合でも、システムクラッシュ時におけるバックアップやデータアクセスを保証する方法として活用できる。

3. オンラインアクセスを確保する

Wifiアクセスポイントは多くあるが、より安定して安全な接続を求める場合には通信キャリアなどが提供しているハイスピードモバイルアクセスカードを入手する。その際、接続時にファイアウォールやデータ通信の暗号化などの機能が提供されているかをあらかじめ確認しておく。

4. 紙書類をデジタル化する

紙媒体で書類を保持しておくと、モバイルオフィスで作業している場合にデータにアクセスできないという事態が起こる。これを防ぐため、紙媒体の書類はデジタル化を進め、どこからもでアクセスできるようにする。デジタル化することで紙媒体だったときよりも全データへのアクセス性と検索性が向上し時間を節約できる。

5. 携帯電話/FAXサービスを活用する

電話をしている最中であっても別の作業ができるようにしておくことで、プロフェッショナルらしさを向上させることができる。たとえば電話をしている最中であってもメール受信通知を受け取れるようにしておくとか、PCからFAX/電話のコールができるようにするなど。

6. OSやソフトウェアを最新版に更新してから出かける

モバイル中におけるOSやソフトウェアの更新作業は、時間を食ううえに作業できない時間を生んでしまう。モバイルな作業に入る前に、こうした更新作業は終わらせておく。

7. 周辺機器を活用する

モバイルオフィスで必要となる周辺機器を活用する。たとえばトラックボール、プロテクタ、拡張カード、ワイヤレスマウス、ポータブルスキャナ、ポータブルプリンタ、追加バッテリなど。

これらの手法は個人事業の場合のみならず、会社員であっても自宅で仕事を続ける場合や、電車の待ち時間に作業できるようにする、休暇中に仕事を続けるなどの方法として活用できる。ただしその場合、データアクセスが会社の定める規約に沿っている必要があることと、仕事を続けすぎるあまり精神的、肉体的な燃え尽き現象に陥らないように注意する必要がある。