Google Documents - スプレッドシートにフォーム機能を追加

Google Docs teamは6日(米国時間)、Google Documentsで提供しているスプレッドシートアプリケーションに新しい機能を追加したと発表した。フォームと呼ばれる同機能を使うことで、Gmailアカウントを取得していないユーザからの情報収集が簡単にできるようになった。

Google DocumentsではGmailアカウントをもっているユーザと作成したドキュメントを簡単に共有できるという特徴がある。閲覧だけを許可する場合もあれば、編集もすべて許可することもできる。便利な機能だが、ドキュメントを共有したユーザもGmailのアカウントを持っている必要があった。

ドキュメントすべての共有するのではなく、特定のデータだけ入力を求めたい場合、これまでのGoogle Documentsではドキュメントごと共有するしかなかった。今回追加されたフォーム機能は、Gmailアカウントを持っていないユーザに対して特定の入力を許可するものだ。同機能を使うことで自動的に特定の値の入力を求めることができる。

この機能は実際に使ってみるとわかりやすい。まずGoogle Documentsでスプレッドシートを作成する。「ドキュメントの共有」に「フォームの記入」という新しい項目が追加されているのでこれを選択し、フォームを作成する。フォームの作成画面で質問事項を作成する。

スプレッドシートに新しく追加されたフォーム機能	フォームは基本的に質問事項の羅列で構成される

作成したフォームはそのままユーザにメールで送信できる。メールはHTMLメールになっており、そのまま項目を入力して送信できるようになっている。メーラで扱えなくてもURLが明示されているため、同URLをWebブラウザで開けばフォームを入力して送信できる。

記入を求めたいユーザのメールアドレスの入力、右にはフォームのプレビュー	送られてきたフォームをThunderbirdで表示させた場合

送られてきたフォームをWebブラウザで表示させた場合

フォームを入力すると表示されるメッセージ

送信されたフォームデータはそのままスプレッドシートの行データとして追加されていく。多くのユーザからデータを集めたい場合にかなり便利に使える機能だ。特にGmailのアカウントをもっていないユーザから情報収集ができるようになった点が注目に値する。