【特別企画】

GmailやG Suite のショートカット機能で業務を効率化【基本機能】

マイナビニュースではこれまで、G Suiteユーザーを主な対象に、同製品が持つ多彩な機能を紹介する連載記事を掲載してきた。

【連載特別企画】サテライトオフィス原口社長のG Suite(旧名:Google Apps)カスタマイズ講座

今回はこの連載の特別編として、3回にわたり、ショートカットをはじめとする便利機能を紹介したい。一般Gmailユーザーも利用できる機能を含むため、ぜひ参考にしてほしい。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入サポート実績はこれまで3万社以上。「サテライトオフィス」ブランドで多数のアドオン・テンプレートを無償提供するなど、G Suite の普及に尽力。

提供:サテライトオフィス

業務効率化に欠かせないキーボードショートカット

業種・業界を問わず、さまざまな企業で業務の効率化が求められている。この業務効率化を実現するにあたってはシステムの導入なども手法のひとつだが、より基本的な取り組みとして挙げられるのが、個別の業務自体をスピーディーにこなすことだろう。特にパソコンを使った業務の場合、各種操作を素早く行えるようにするという積み重ねが、最終的な業務スピード全体の底上げにつながってくる。

パソコンを使った一般的な事務作業では文字や数字の入力操作が基本となるが、タイピング速度自体は個人の能力差が大きく、すぐに高速化を図るのは難しいといえる。そこで注目したいのが、キーボードでさまざまな操作が行える「ショートカットキー」の存在だ。パソコンの操作において、手をキーボードからマウスへと移動する機会は意外と多いもの。それをキーボードのショートカットキーで代用すれば、より効率的な操作が可能となるのである。

GmailやG Suite 独自のショートカットキーも活用!

パソコンにはWindows/Macを問わず、標準でショートカットキーが割り当てられている。たとえば「Ctrl(Macではcommand)+C」でコピー、「Ctrl+X」で切り取り、「Ctrl+V」でペースト、「Ctrl+A」で全選択、「Ctrl+Z」で戻る、といった操作を日常的に採り入れている方も多いだろう。こうした操作に加えて、ぜひ覚えていただきたいのがGmailやG Suite独自のショートカット機能だ。

GmailやG Suiteには、各種作業をスムーズに行える独自のショートカット機能が搭載されている。これはデフォルトでオフになっているが、「設定」の「全般」タブにある「キーボードショートカット」を「ON」にするだけで、誰でも利用することが可能だ。それではここで、各ツールごとのお勧めショートカットをご紹介しよう。

●Gmail
「J」「K」 次のメール、前のメール(スレッド単位)
「E」「#」 アーカイブ、削除
「N」「P」 スレッド内の次のメール、前のメール
「U」 一覧に戻る
「GI」「GT」 受信トレイ一覧に戻る、送信済み一覧に行く
「!」 迷惑メールとして報告する
「L」 ラベルをつける
「Shift+T」 タスクに登録する
「R」「A」「F」「C」 返信、全員に返信、転送、新規作成
「/」 検索ボックスにフォーカス(スレッドで下の方までスクロールした際、ページトップへジャンプする時に便利)
「H」 一覧でプレビュー。「H」を押した後に「J」「K」などでプレビューしながらメールの移動が可能
「Z」 直前の操作を元に戻す
「?」 ショートカット一覧を表示
●カレンダー
「P」「N」 前・次の期間に移動
「R」 画面を更新
「T」 今日のスケジュールに移動
「1」 「日」ビューを表示
「2」 「週」ビューを表示
「3」 「月」ビューを表示
「4」 カスタムビューを表示
「5」 予定リスト ビューを表示
「C」 スケジュールを作成する
「Z」 直前の操作を元に戻す
「/」 検索ボックスにフォーカス
「+」 「同僚のカレンダーを追加」のテキストボックスへ
「S」 設定画面
「?」 ショートカット一覧を表示
●スプレッドシート
「Ctrl+Shift+F」 表示場所拡大
「Ctrl+C」 コピー
「Ctrl+X」 切り取り
「Ctrl+V」 貼り付け
「Ctrl+Z」 取り消し
「Ctrl+A」 全て選択
「Ctrl+↓」 選択セルを下まで
「Ctrl+→」 選択セルを右まで
「Ctrl+B」 ボールド
「Ctrl+I」 イタリック
「Ctrl+U」 アンダーライン
「Alt+Shift+5」 取り消し線 
「Ctrl+F2」 セルにコメント 
「Ctrl+:」 セルに本日の日付を入力
「Ctrl+Shift+:」 セルに今の時刻を入力
「Ctrl+O」 別のファイルを開く
「Ctrl+S」 手動保存
「Ctrl+/」 ショートカット一覧を表示 
●Google Chromeブラウザ
「Ctrl+T」 新しいタブを開く
「Ctrl+Shift+T」 閉じたタブを復元
「Ctrl+N」 新しいウィンドウを開く
「Ctrl+Shift+N」 シークレットモードでウィンドウ開く
「Ctrl+H」 履歴情報を開く
「Ctrl+Shift+B」 ブックマークツールバーを開閉する
「Ctrl+Shift+Del」 キャッシュ&閲覧履歴等をクリアする
「Ctrl+F」 ページ内検索

このように、G Suiteには多彩な独自ショートカット機能が備わっており、これらを活用すれば日々の業務をさらに効率化することが可能となる。 しかしG Suiteを使い続けていると、こうしたショートカットを活用してもなお、「もう少し便利にならないだろうか」と感じる操作が出てくるもの。

そこでぜひ紹介したいのが、サテライトオフィスが公開しているG Suite向けの便利ショートカット機能だ。それでは次回、G Suiteの操作をさらに快適にする便利ショートカット機能の詳細について解説していこう。

サテライトオフィス


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サテライトオフィス・便利ショートカット機能 は、Gmailやハングアウトなどを、もっと便利&スピーディーに使っていただくため、サテライトオフィスが開発しました。
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