請求書・DM発送の作業時間が5分の1以下に!? 日本郵便のWebレターってなにものだ?

いくら電子メールが普及したとはいえ、ビジネスシーンにおいて書類などの郵便物は依然として重要な通信手段のひとつ。ビジネスで発送することが多い郵便物といえば請求書だ。だが、この請求書、発送作業にかなりの手間と時間がかかる。身に憶えのある方も多いだろう。

筆者が所属している編集プロダクション(以下、弊社)では、請求書の発送日が月末に集中することが多い。弊社は少人数のため、請求書発送数は毎月15通前後にとどまるものの、繁忙月には倍以上の請求書発送作業が発生し、その期間は他の業務が滞ってしまう。投函の手間が省けるように、できるだけまとめて発送作業を行っているが、たとえば20通の請求書を5日に分けて発送する月では、100分近くの時間を要している。

日本郵便に印刷、封入・封かん、発送すべておまかせ

このような請求書に関する課題を解決するという、日本郵便の「Webレター」を試してみた。このWebレターは、Webブラウザ経由で宛先入力や送付したい文書のアップロードを行うだけで、印刷から封入・封かん、普通郵便での発送までをまとめて代行してくれる便利なサービスだという。

請求書の作成から発送までの作業は煩雑だ。弊社の場合、まずExcel®(※)の請求書テンプレートに各種情報を入力して印刷後、担当者・上長の確認印や社判を押印。封入・封かんしたら切手を貼り付け、近隣のポストへ投かんといった流れだ。さらに、先方の宛先を印刷して適切なサイズに切り取り、封筒へ貼り付ける作業も発生する。それが日本郵便におまかせできるなんていったいどういう仕組みなのだろうか。それを表したのが下記図である。

つまり、封筒も購入の必要がないし、印刷～投かんまでのプロセスが不要になるのだ。これは便利に違いない!

事務リスクやセキュリティリスクから解放

またWeb レターを使うことで、セキュリティリスクを避けることもできる。Webレターは印刷から封入・封かんまで、すべて機械で自動制御しており、ヒューマンリスクが発生しないほか、通信やサーバも日本郵便が責任をもって管理している。実際、Webレターはこれまで6年間運用されており、官公庁の通知書や司法関係者の利用実績も多いという。自社で宛名の貼り間違いなどを気にしながら作業するよりよっぽど安全かもしれない。

PDFをアップするだけ!? オフィスにいながら書類発送ができた!

ここからは、Webレターで請求書を発送するまでの手順を詳しく紹介していきたい。まず事前準備として、日頃から使用しているフォーマットで請求書を作成し、Webレターで対応しているPDFもしくはWord(※)形式のファイルにしておく。弊社はExcel®で請求書を作成しているので、PDF化とともに電子印鑑での押印を済ませておいた。Webレターでは電子印鑑がなくても、押印したものをPDF化しておけば、データ上での押印にも対応できる。なお、Webレターの利用には無料のユーザー登録が必要になるが、作成中の流れで登録作業まで行えてしまうので便利だ。

筆者以外のスタッフからも「これは便利!」と大好評。請求書のPDFアップロードが完了すると、画面にファイルが表示される。PDFの場合、記載された文字の直接編集は行えないが、図形や文字などを追加することは可能だ

発送にかかる時間が5分の1以下にまで大幅短縮

実際にWebレターを使ってみて感じたのは、作業の手間が大幅に減ること。従来行っていた「宛先と請求書の印刷→押印→宛先の切り取り→封筒への貼り付け→封入・封かん→切手の貼り付け」という一連の流れでは、1通でも2～3分程度、50通や100通もあれば1時間以上かかることもあるだろう。ポストへの投かんまで含めるとさらに10分以上のロスは確定だ。しかしWebレターなら、普段原稿を執筆しているPCから移動することなく、1分もかからずに発送手続きが完了する。冒頭で触れたとおり、弊社では毎月行う請求書の発送作業に100分近くの時間を要しているが、Webレターを使えば20分以内で済んでしまう。この差は非常に大きいといえるだろう。なお、Webレターは15:00までに申し込めば、1～3日程度で配達されるという。実際に試したところ、都内のオフィスには翌日午前に配達された。

また、弊社のように発送数が少なければそこまで感じられないかもしれないが、日頃から大量の書類を発送しているような企業の場合、ペーパーレス化によるコスト削減効果も期待できるはずだ。そのほか、今回試した請求書のように定期的な発送物ではなく、イベント開催案内や移転のお知らせといったイレギュラーな書類発送が必要になった際も、柔軟に対応できるのは企業にとって大きなメリットだといえる。

そしてもうひとつ、各種書類を発送した後、12ヵ月分の利用履歴を確認できるのも嬉しいところだ。たとえば弊社のように各スタッフが個別で請求書発送を行っているような企業の場合、担当者が休みの日でも別のスタッフが発送履歴を確認できたり、発送漏れがないかをチェックしたりと、管理面での負担が軽減できる。そのほか管理面では、利用履歴の一覧や明細をCSVファイルでダウンロードできるのもポイントだといえるだろう。

「ご利用履歴情報」画面で「受付番号」の数字をクリックすると、利用履歴詳細が確認できる

加えてWebレターは、月額料金などは一切不要で、1通あたり封筒、用紙、インク代、そして郵送料の全て込みで97円(税込み)から送れるというのが凄い。料金体系は下記表のとおりで、A4サイズの書類で白黒印刷1枚の場合が97円、カラー印刷の場合が143円。書類は1通あたり最大8枚まで送付でき、2枚以上では白黒印刷1枚ごとに5円/カラー印刷1枚ごとに51円の追加料金が発生する。定形郵便物の郵便料金は25グラム以内が82円、50グラム以内が92円なので、印刷にかかるコストや封入・封かん、投かんなどの手間と時間を考えれば、かなりお得感の高いサービスだといえるだろう。

Webレターと定型郵便物との料金比較

料金表1		1ページ	追加2～8ページ
A4	白黒	97円	5円/ページ
A4	カラー	143円	51円/ページ

料金表2	25グラム以内	50グラム以内
定形郵便物	82円	92円

本稿で紹介したとおり、Webレターを上手に活用することで、企業内の書類発送にかかる手間・時間・コストを大幅に削減することが可能だ。月500通の書類を発送するWebレター活用企業からは20～40時間の封筒詰め作業がなくなったとの声もあったという。Webレターで浮かせた時間で残業を削減したり、新しい業務に手を付けることも可能になるだろう。書類発送の業務効率化やコスト削減に悩んでいるすべてのビジネスパーソンにぜひ試していただきたい。

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