時間を節約するために！上司にドキュメントスキャナを買ってもらえるよう挑戦してみた

紙文書をデジタル化できるドキュメントスキャナ

オフィスワークにおいて、今なおビジネスパーソンを悩ませる紙の文書。会社や上司から効率よく仕事をするように言われるものの、膨大な紙資料の扱いに追われ、労働時間を短縮できずにいる方も多いはず。そんな紙文書の管理をデジタル化し、上手に整理できるアイテムが、ドキュメントスキャナだ。本稿では、とある会社のAさんのやりとりから、キヤノンの「imageFORMULA DR-C225W」を使った効率化の例を全3回にわたって紹介していく。

Aさんが着目した、紙文書のデジタル化

「残業を減らしなさい」、「労働時間を短縮して効率を上げなさい」、「そう言われても簡単には上手くいかないよ、これ以上どうすれば…」と悩んでいるビジネスパーソンは少なくないだろう。とある会社のAさんも、労働時間の削減と業務の効率化を上司から命じられた一人だ。これまでも日々の業務を見直し、意識的に「ムダ」を減らしてきたものの、効率化のための施策がいま一歩足りず、悩んでいた。

そんな時、オフィスを見渡してAさんはふと気付く。オフィスワークに明け暮れる社員たちは、紙の資料の管理に手間取っていることが多い。机や棚の上には膨大な紙の文書があふれかえり、必要な時に必要な資料をすぐに探し出せずにいる。

一緒に働くみんな社員の様子を見て、Aさんは閃いた。この手間は、自分が自宅で活用しているキヤノンのドキュメントスキャナ「imageFORMULA DR-C225W」を全員が使えば解決するのではないだろうかと。

デスクにすっきりと置ける、省スペース設計

「imageFORMULA DR-C225W」(以下、DR-C225W)は、コンパクトなドキュメントスキャナだ。スキャンした原稿は、本体内部でクルッとUターンし、本体の前面上方に排紙される。つまり、排紙のための余分な空間を確保せずとも利用できるわけだ。この「ラウンドスキャン」方式により、デスクにすっきりと置ける省スペース設計となっている。。なお、レバーを切り替えることで一般的なドキュメントスキャナのように本体前方に排紙することも可能だ。厚みのあるカードなどを読み取るときは、こちらの「ストレートパス」を使う。

読み取りの速さも「DR-C225W」の大きな特徴。原稿を最大30枚までまとめてセットして、A4タテ・200dpiであれば片面毎分25枚、両面毎分50面で連続スキャンが行える。用紙サイズの自動検知によって、紙の大きさが違う原稿を同時にセットして、一気に読み取ることが可能だ。原稿サイズは名刺から発注書などの伝票、そしてA4用紙まで対応。さらにA3サイズあっても半分に折って両面スキャンすれば自動合成される。

原稿の読み取りたい面を自分の方向に向けてスキャンすれば、そのままデータに反映される「見たままスキャン」を採用しているため、使い方もわかりやすい。また、正確な読み取りを目指し、原稿の重送を防ぐ機構として、リタードローラーや超音波センサーを搭載している。重送による読み取りエラーを抑止し、原稿の傷みやデータの欠落がなく、確実にスキャンする仕組みによって、大事なビジネス文書を安心して扱えるのだ。

付属するスキャンソフト「CaptureOnTouch」の使い勝手の良さも、「DR-C225W」の魅力だが、ここでいったんAさんの奮闘ぶりに話題を移そう。