ソフトウェア導入・運用の最適解は? 企業の悩みに応えたいDNPソフトウェア販売サイト「hyakka」

業務上の情報共有、セキュリティ、ビジネスソフトのバージョンやライセンス管理など、業務に関わるソフトウェアの導入・運用について課題を抱える企業は少なくないだろう。しかし、コストは限られ人手にも余裕がないので、可能な限り効率化したい。こうした課題に応える手段として最近注目されているのが、サブスクリプション型ソフトウェアの導入だ。大日本印刷(以下、DNP)がこのほどオープンした「hyakka」も、この方法でソフトウェアを販売するサービスである。

DNPが運営するサブスクリプション型ソフトウェア販売サイト「hyakka」※画像をクリックをしていただくと同サイトへ移動します

サブスクリプションとは、ソフトウェアをパッケージやダウンロードによる"買い切り"ではなく、月/年額課金によるライセンス契約で利用する形態のこと。買い切りの場合は導入時に代金を支払えば期間の制限なくソフトウェアを使い続けることができるが、初期費用が高く、バージョンアップが出れば買い直さなくてはならない。これに対してサブスクリプションは、1カ月・1年といった単位で一定の使用料を払う仕組みのため、初期費用が低く、高価な製品も導入しやすいという特徴がある。OA機器のリースに似た仕組みと考えればよいだろう。

では、企業がソフトウェアをサブスクリプションで利用することにはどんな利点があるのだろうか。また、その販売窓口として「hyakka」ではどのようなサービスが提供されるのだろうか。同社C&I事業部 P&Iソリューション営業本部市場開発部野村剛正氏にお話をうかがった。

DNP C&I事業部 P&Iソリューション営業本部市場開発部野村剛正氏

契約から運用まで、「hyakka」の利点とは

「hyakka」では、日本マイクロソフトやアドビシステムズが提供する定番の業務向けアプリケーションから、勤怠管理、販売支援といった各業種向けのツールまで、様々なソフトウェアが販売されている。しかし、「Office 365」や「Adobe Creative Cloud」といった製品は日本マイクロソフトやアドビシステムズの直営サイトでもサブスクリプションプランが販売されている。では、価格も中身も同じ製品を、「hyakka」を通じて利用する利点はどこにあるのだろうか。

「ひとつは、単にソフトウェアの販売代理店として購入を仲介するだけでなく、ここで購入したライセンスを1カ所のユーザーページでまとめて管理できる仕組みを持っていること。もうひとつは、「hyakka」を通すことでライセンス料の請求書払いが可能になることです」(野村氏)

複数のソフトウェア製品を各メーカーから直接オンライン購入すれば、それぞれのメーカーごとにユーザーページを持ち、個別にライセンスを管理しなくてはならない。しかし、「hyakka」ではこれを1カ所で管理できるため、一覧管理しやすく担当者間の情報共有・引き継ぎも容易になる。

また、メーカー直営サイトではクレジット決済しか利用できない場合が多い。「hyakka」を通して購入すれば、支払い契約は「hyakka」を運営するDNPと結ばれ、同社から毎月のライセンス料が一括で請求される形となる。「ここが導入のボトルネックになっているケースもあり、請求書払いを採用することでより多くの企業にとって利用しやすい条件を提供したい」と野村氏は言う。

さらに、契約だけでなく運用面でも利点があると野村氏は説明する。特に大きいのは、「業務の状況に応じて必要な製品を必要な数だけ期間限定で導入できること」、そして「ライセンス期間中は常に最新バージョンを利用できること」だという。

数万から十数万円するアプリケーションを何本も購入するとなるとハードルが高いが、「hyakka」のように月単位でライセンスを購入できるサブスクリプションプランなら、あるプロジェクトの期間中だけIllustratorやInDesignを利用する、繁忙期にアルバイトを増やす分だけOffice 365のライセンスを契約するといった柔軟な運用も可能になる。

バージョンの問題については、社内・社外とのドキュメントのやり取りでトラブルを経験したことのある方も多いだろう。アップデートしたいが全端末分を入れ替えるだけの予算がない、次のバージョンを待った方がいいのか、といった問題もある。だがサブスクリプションでは全てのライセンスで最新バージョンを利用することが可能。契約期間中にバージョンアップされれば、そちらに入れ替えることもできる。


様々な業種・職種向けの製品をラインナップ/ソフトウェアの利用スタイルを効率的に変える

セミナーや試用版を活用しよう

このようなサブスクリプションの利点や、各製品の機能・活用法を利用者に分かりやすく伝えていく取り組みも「hyakka」の特徴のひとつだ。

「メーカーさんと共同して、どんな機能がありどんな効果が見込めるのか、よく理解し納得した上で製品をご利用いただくために、セミナーやワークショップを開催することで、有益な情報を提供できるよう、積極的に取り組んでいます」(野村氏)

「hyakka」が開催するセミナーでは、豊富な事例から様々な状況に応じた活用方法を知ることができる。自社の課題に対してその製品が本当に合っているのかを使う前に判断することは難しいため、生きた情報に触れて検討できる機会は貴重だ。また、「導入後にも、機能をより使いこなし、効率的な運用を進めるための情報を得る場として活用してほしい」と野村氏はいう。

直近では、マイナンバー対策の他、日本マイクロソフトのサブスクリプション版「Office 365」、アドビシステムズ製品の総合サブスクリプションプラン「Adobe Creative Cloud」などに関するセミナーが予定されている。社内で増え続けるソフトの本数にムダがないのか、どのタイミングでバージョンアップしていくべきか、適正に効率よく運用していくにはどうしたらいいかなど、漠然と悩み続けているなら、受講してから考えても遅くはない。

セミナーに行けない方も、会員登録をすれば期間限定で無料版を試用することが可能だ。通常は試用が提供されていない製品や、「hyakka」限定で有利な価格やボーナス条件が提供されている製品もある。今後はWebサイト上に導入効果を中心とした事例も充実させていきたいと野村氏は語った。「hyakka」で提供される情報が、自社の課題解決と新しいソフトウェアの利用スタイルについて考えるヒントになるはずだ。