いまの企業の管理体制で、“マイナンバー”は本当に安全なのか？

施行開始が10月5日に迫ったマイナンバー制度。この段階で、住民票に記載されている住民に個人番号の通知などが行われ、そして2016年1月1日には、いよいよマイナンバーの利用が開始となる。前回、マイナンバー制度の目的、そしてその概要について説明したが、今回は“マイナンバー対応”で企業に求められる具体的な作業とはどのようなものかについてお伝えしたい。

■前回、マイナンバー制度の基礎知識、マイナンバー制度による企業がするべき対策についてお伝えしている記事はこちら

“マイナンバー対応”で企業に求められる具体的な作業とは？

企業が従業員やその家族、取引先などのマイナンバーを取り扱う際の手順や注意事項等については、内閣府外局の第三者機関である特定個人情報保護委員会からガイドラインが出ている。その内容を見ると、マイナンバー対応に必要となる作業は、大きく以下の4つのサイクルからなる。

前回も触れたが、このうち最初のステップとなる「収集」で頭を悩ませている企業がとても多い。その最大の理由は、従業員等からマイナンバーを取得する際、本人に利用目的を明示するとともに、他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認が義務付けられているからである。従業員が数人程度の企業でもなかなか大変な作業となるが、それがさらに数百人、数千人と増えれば増えるほど、本人確認の作業は大きな負担となってしまうのだ。とりわけ飲食業や小売業など、多くのアルバイトを抱え複数の店舗を構える企業の場合、マイナンバーの収集作業は非常に煩雑になることが予想される。また企業だけでなく従業員にとっても、いちいち書類を用意して会社に提出しなければならないというのは結構手間のかかる作業だ。

そしてなんとかマイナンバーを収集できたとしても、その後に控える「管理」のステップでも注意が必要だ。こちらも前回説明したが、マイナンバーの取り扱いには、利用制限や安全管理措置、提供制限などの保護措置が、企業の規模を問わず求められていることを忘れてはならない。もしも保護措置が不十分でマイナンバーの漏えいや悪用などが発生してしまった場合には、番号法で定められた罰則をはじめとして、企業は大きなダメージを被るおそれがあるのだ。

新しい「マイナンバー対応機能」で安全・簡単な収集を実現！

企業のマイナンバー対応に必要な作業の中でもとりわけ高いハードルとなる「収集」と「管理」。この2つ含めたマイナンバー対応のための4つのサイクルのすべてを安全かつ簡単にカバーすることができるのが、ヒューマンテクノロジーズがこの3月にリリースした人事・人材管理のクラウドサービス「huubHR（ひゅーぶえいちあーる）」である。同サービスは、従業員の人事データをWeb上でシンプルに一元管理できるクラウドサービス。管理項目を自由にカスタマイズできる柔軟性の高さや、履歴管理、各種データのエクスポート・インポート、検索フィルタリングなどの豊富な機能が特徴だ。

本人確認のための書類をスマホで撮影し、専用サイトにアップロード。自分自身で、手続を簡単に済ませることが可能

まず収集作業の問題について言えば、9月中旬にリリースされたマイナンバー対応機能で一気に解決されることになる。この機能を使えば、従業員が自分自身で本人確認に必要な書類をスマホで撮影し、専用サイトからアップロードできるようになるのである。これならば、従業員はいつでもどこでも簡単に手続きを済ませることができる。もちろん管理する側にとってもマイナンバー収集に関わる作業を大幅に軽減可能だ。また、紙の書類で収集する際に問題となる、各店舗から本社へ送付する安全性への懸念も、この機能なら問題ない。

従業員側から見える画面。自分のスマホで専用サイトに必要項目を入力したり、撮影したものをアップロードし、手続きをする

管理者側から見える画面。従業員から送られてきた申請を確認し、問題なければ承認していく

そして、2つ目の課題である「管理」に関しても、huubHRならば金融機関と同等レベルの高いセキュリティ・レベルを実現しているので安心して利用することが可能だ。データベースの二重化やデータのバックアップ、SSL暗号通信、脆弱性診断、マイナンバー部分の暗号化保管など各種対策を実施しているのに加えて、ヒューマンテクノロジーズではマイナンバー制度の利用開始に合わせ、情報セキュリティに関する国際規格であるISO27001/ISMSを取得予定となっている。

マイナンバー対応に限らず、従来のエクセルによる人事情報の管理では、将来的にデータの整合性を欠くなど業務に支障が出てくるおそれがある。そうならないよう、今回のマイナンバー制度開始を機に、クラウドで簡単、低コスト、そして豊富な機能が利用可能なhuubHRへの移行をぜひ検討してみてはいかがだろうか。今なら登録人数に関係なく無料で利用できるキャンペーンが実施されているので（2016年3月末まで）、まずはマイナンバー対応機能を含めたその使い勝手を試してみていただきたい。