マイナンバー対応は丸ごとおまかせ！ -企業の負担を最小限にする新サービス

カシオ情報機器株式会社 SMB統轄部販売促進室室長新谷康男氏

マイナンバー制度の施行が近づいてくる中、その対応について悩んでいる企業は多い。特に人手もコストも限られる中小企業にとってはメリットよりもデメリットを感じるケースもあるだろう。そんな中、マイナンバー制度を意識せずに対応できる新サービスが注目を浴びている。

同制度に対応するにあたっては、個人番号の収集、保管、個人番号を記載した書類の厳正な管理などが義務付けられており、企業にとって大きな負担を強いられ、しかも、違反すると罰則を科せられてしまう。特に中小企業にとっては大きな悩みだろう。中小企業の悩みを解決しながら20年以上歩んできた「楽一」シリーズでおなじみのカシオ情報機器株式会社のSMB統轄部販売促進室室長新谷康男氏に新サービスについて話をうかがった。

楽一シリーズのコンセプトをそのまま活かす

カシオ情報機器の「楽一」は導入実績で約4万3,000社、そしてリリースから現在に至るまで、中小企業向け経営支援基幹システムとして中小企業と共に歩んできた。「難しいこと、大変なことを簡単に実現できるようシステム化し、それを企業の皆様に使って頂く。面倒なことは楽一に任せれば大丈夫！と思って頂けるようなサービス提供を心がけています」と語る新谷氏。

カシオ情報機器の経営支援基幹システム「楽一」シリーズ

マイナンバー制度対応に関しても、楽一のコンセプトをそのままマイナンバー制度へ当てはめるのが同社の目指したところ。その結果、楽一の追加サービスとして提供されるのが「カシオマイナンバー丸ごとおまかせサービス」というわけだ。

マイナンバー制度では、事前準備として様々な書類を用意・作成する必要がある。「弊社ではマイナンバー制度の専門家である社会保険労務士の先生のアドバイスをベースにしたひな形をご提供しています。簡単な初期設定をしたうえで楽一から、必要な書類を必要な部数だけ印刷することが可能です」と新谷氏。

こうしたところを見ても、同社の「カシオマイナンバー丸ごとおまかせサービス」は、細部にこだわり中小企業の負担をなくすように設計されたサービスであることがうかがえる。では、その他のマイナンバー対応がどのような仕組みで提供されるのか見ていこう。

クラウド活用にて簡単、セキュアなマイナンバー管理

マイナンバー制度への対応で最初の難関ともいえるのが個人番号の収集だ。集めるだけでなく、本人確認が必要になるが、対面で一人ずつ対応していたのでは、安全管理面における負担が大きい。「もちろん対面取得にも対応できますが、マイナンバー担当者が個人番号に極力触れずに取得できる仕組みになっています」という新谷氏。

簡単にいうと、カシオ情報機器が用意した楽一用のクラウドサービスへ従業員が直接個人番号をアップロードする方法で、インターネット環境とメーラー、ブラウザがあれば簡単にできるのが特長だ。「まずは担当者が従業員へ向けて個人番号取得のためのメールを打ちます。これも各個人あるいは一括で送信できます。メールを受け取った従業員はそこに書かれているURLへアクセスし、文面に書かれているID・パスワードを入力します。」と新谷氏。

アクセス後はブラウザのウィザードに従い、スマートフォンやタブレットなどで撮影した通知カードと免許証や住民票といった本人確認書類の画像をアップロードする仕組みだ。また、このときのID・パスワードは1回限りのもので、不正やなりすましを予防することができるのも同社らしい工夫がみられる部分だ。なお、扶養家族に関しても一緒に登録できるため、従業員の負担も最小限で済むところにも注目したい。


サービスへの登録前	スマホを使ったアップロードの様子	サービスへの登録後

従業員によるアップロードが完了すると、クラウドから担当者へ通知が送られる。マイナンバー担当者はクラウドへアクセスしチェックをおこない、本登録をおこなえば収集作業は完了。実に、簡単かつ明瞭にマイナンバー収集を実現可能にする点はさすがだ。

日常の作業においても意識する必要なし！

日常的な事務への影響はまったく無く、これまで通りの作業を続ければよい。報酬支払い時や源泉徴収票の出力といった処理をした場合にのみ、クラウド上のポータルサイトへアクセスすることになるが、その時も必ずIDとパスワードが要求されるので、マイナンバー担当者以外は先に進むことができない。従業員と担当者との役割区分も実に明確だ。

「もちろん、担当者が業務でクラウドへ接続した場合でもアクセスログは残りますから、いつ誰が何を閲覧、編集したかが分かります」と新谷氏。仮に自社でマイナンバーを管理しようとすれば、こうしたログ管理が必ず要求されるだけでなく、専用サーバーの用意はもちろん、施錠できる部屋への設置なども求められる。

しかし、データがクラウド上で管理される「カシオマイナンバー丸ごとおまかせサービス」ならば、カシオ情報機器が用意したデータセンターによって運用されるため、ログ管理はもちろん、高度なセキュリティでデータが守られている。

また、日常作業で気をつけたいのはマイナンバーの削除が必要とされる場合。これまで曖昧になりがちだった退職者の帳票類が、マイナンバー制度では厳格な削除義務が求められている。例えば給与所得の源泉徴収関連書類票の場合、保存期間は7年となっているが、この期間が過ぎたら速やかに削除しなければならない。

しかし実際の運用を考えれば、期間の長さ、担当者の交代などで帳票が残ってしまうケースも十分考えられる。「このサービスでは、保存期間が過ぎた帳票に対してメッセージを表示する仕組みになっているため、担当者が代わった場合でも対応できます」と新谷氏。削除しなければならない帳票もシステム任せで運用できる、まさに痒いところに手が届く機能といえるだろう。

「カシオマイナンバー丸ごとおまかせサービス」個人情報収集・取得～廃棄までのイメージ

「楽一の『難しいコトをカンタンに』というコンセプトをそのままマイナンバー制度向けのサービスにも活かしています。中小企業の方々のすべてが個人情報の扱いに長けていらっしゃるわけではありませんから、そういったことを意識せずとも使っていただけるサービスを提供したいのです」と、語ってくれた新谷氏。

マイナンバー制度への対応はすべての企業にとって大いなる苦悩となっているだろう。「楽一」と「カシオマイナンバー丸ごとおまかせサービス」の組み合わせならば、そんな苦悩を感じずにマイナンバーを扱うことが可能だ。情報管理、セキュリティ対策などに不安を持っている企業はもちろん、マイナンバー制度対応に不安を感じている企業は、ぜひ一度カシオ情報機器へ相談してみるとよいだろう。