企業事例に学ぶ次世代ワークスタイル実現への道筋【第3回】ワークスタイル変革を成功させるためのスマートデバイスの活用のポイント

第1回：NTT西日本グループへの経験を生かしたスマートデバイス活用への取り組み
 第2回：グループ一丸となったスマートデバイス活用のステップ
第3回：ワークスタイル変革を成功させるためのスマートデバイスの活用のポイント

あらゆる業務においてITの利活用が欠かせなくなった現在、日本企業の間でもワークスタイル変革を目指したスマートデバイスの導入が本格化しつつある。しかしながら、セキュリティーやコスト、社員のリテラシーや組織文化などといった問題から、スマートデバイスの導入に二の足を踏んでしまったり、導入はしたものの十分に活用できなかったりといった企業が多いのも事実だ。

そこで本連載では、自社で提供しているソリューションを自ら利用しながら、スマートデバイスを活用したワークスタイル変革に社をあげて取り組んでいるNTTネオメイトの事例を追うことで、多くの企業にとって参考となるような次世代ワークスタイル実現のための筋道を示したい。

“頑張る社員が損をする”ではダメ！

これまで2回にわたって、NTTネオメイト、そしてNTT西日本グループにおけるワークスタイル変革に向けた取り組みについて紹介してきた。同社がどのような目的を掲げ、どういった経緯でスマートデバイスを業務に生かすことに成功したかはおわかりいただけたと思う。そこで最終回となる今回は、同社の事例から導き出される、ワークスタイル変革を目指したスマートデバイス活用のポイントについてまとめてみることとしたい。

第一に、情報セキュリティーにおける普遍的な課題として理解しておきたいのが、「セキュリティーと利便性は相反する」という事実だ。セキュリティーを確保するために、業務ニーズを無視して禁止事項だらけにしてしまうと、今度は管理者の目の届かないところで社員が私的なデバイスやサービスを業務に使用するという、いわゆる「シャドーIT」の問題が生じてしまうことになる。そして厄介なのは、仕事熱心な社員であるほど、業務を効率的に遂行するために仕方なしにシャドーITに頼ってしまう傾向にあることだ。ここでもし、こうした社員がなんらかのミスをおかして情報漏えいなど起こしてしまえば、企業側としてもその社員の責任を問わねばならなくなってしまう。貴重な人材のやる気を削がないためにも、このような事態はなんとしてでも避けたいものだ。

だが、シャドーITは企業にとって大きなリスク要因となるのは事実。だからこそ、一生懸命頑張っている社員が効率的に安心して働けるような環境を企業側は整えておく必要があるのである。

このような背景もあり、ここ数年、BYODが同じようなジレンマを抱えている企業から再び注目を集めている。企業の適切な管理のもとで、社員の私物スマートデバイスを業務でも活用するというBYODには、ワークスタイル変革の側面からも大いに期待が高まっている。だがここで問題となるのが、企業が私有のデバイスをどう管理するかだ。たとえ紛失や盗難時といえども、会社支給のスマートデバイスと同じように、管理者がMDMを使って端末の情報すべてをリモートワイプするというわけにはいかないだろう。

セキュリティーと利便性を両立させるソリューションの活用を

BYODにまつわるこうした課題の解決策となるのが、NTTネオメイトが自社やNTT西日本グループのワークスタイル変革のために開発したソリューション群である。

その1つは、外出先から社内のメールやスケジュールなど社内の情報を、スマートフォンやタブレットでリアルタイムかつセキュアに閲覧できる「AQStage セキュアルック」だ。専用アプリを利用する同サービスであれば、社内のメールやスケジュールを端末側にデータを残すことなく利用することが可能だ。月額500円(税抜)という低コストでMDMも不要なため、BYODには興味があっても、今ひとつハードルを高く感じてしまっている企業にはうってつけのサービスだと言える。

そしてもう1つが、スマートデバイスを統合的に管理し、セキュリティーと利便性を両立させることが可能なサービス「AQStage スマートデバイス管理 by AirWatch」である。「デバイス」「アプリケーション」「メール」「コンテンツ」を統合管理することが可能なこのサービスは、従来のMDMでは防ぎきれなかった情報漏えいのリスクを低減する。メールやスケジュールなどの業務用サービス使用時や資料の閲覧時にも、端末側のデータは暗号化され、業務専用の領域から持ち出せない仕組みだ。また業務用のデータのみをピンポイントでリモート消去することも可能であるため、BYOD、会社支給、そして両者の混在環境のどのパターンにも適したソリューションとなっている。

他にも「AQStage 仮想スマートデバイス by remotium」のように、仮想デスクトップと同様の環境が、より低コストで気軽に手に入れられるサービスも提供されている。

このように、様々な企業のニーズに合わせて、セキュアなスマートデバイスの業務導入やBYODによるコスト削減を実現できるようなラインナップが用意されているのである。

株式会社エヌ・ティ・ティネオメイトプラットフォームサービス推進部ビジネスクラウド部門事業総括担当の植田嗣也氏

NTTネオメイトプラットフォームサービス推進部　ビジネスクラウド部門　事業総括担当の植田嗣也氏は言う。「それぞれの製品が異なる機能や特性を有していますので、まずお客様が何をやりたいのかをよく聞いて、そのお客様にとって最適な製品をご提案するようにしています」

社員も会社も幸せになれることを目指して

ここまで紹介したようなソリューションを上手に活用しながら、利便性を損なわずにセキュリティーを確保するというのが、スマートデバイスを活用しワークスタイル変革を進める際のポイントとなることはおわかりいただけただろうか。

最後に植田氏は、自社およびNTT西日本グループでの経験を踏まえて、これからスマートデバイス活用を検討している企業に向けて次のようにアドバイスする。

「社員からすれば、スマートデバイスを使って外出先や移動中など場所や時間に制限されず自由に働きたいと願うのは当然とも言えますが、一方の経営者にとってみれば、セキュリティーは気になるし制度面で乗り越えねばならない問題もあって、今ひとつ踏み切れない部分も多いことでしょう。しかし、仕事にスマートデバイスを活用することで、社員が働きやすくなり、ひいては収益アップにもつながるということをぜひ認識していただきたいのです。社員と会社のどちらも幸せになれるような活用方法をぜひ考えてみてはいかがでしょうか」

NTTネオメイトでは、前述した3つのソリューションの「無料お試し版」も提供している。これまでの3回の記事を読んでいただけたならば、スマートデバイスを上手に活用することで、自由で便利な働き方を実現し、生産性や効率アップにつながるということを理解していただけたはず。まずは気軽にスマートデバイス活用のためのサービスを試してみることから、ワークスタイル変革への第一歩を踏み出してみてはいかがだろうか。