業界あるある紙事情2 第1回「塾講師編」 - 高速・大量スキャン&キーワード検索で貴重な時間をかしこく活用

業務効率向上のために、大量の紙資料をスピーディーにデジタル化できるドキュメントスキャナーの導入を検討している方も多いのではないだろうか。だが実際のところ、日々の作業がどれくらい改善されるのか、なかなかイメージしづらいもの。そこで当企画では、マイナビニュースで募集した8名の読者モニターの方々にキヤノン製のドキュメントスキャナー「imageFORMULA」シリーズの「DR-C225W」や「DR-P208II」を試していただいた結果、普段の業務がどれほど効率化されたのかについての体験談をお届けする。

第1回では、都内の進学塾で講師を務めるKさんに、「imageFORMULA DR-C225W」を実際に使っていただいたので、その感想を紹介しよう。

大量の紙資料をわずかな時間でスキャンできる

「学校の授業では教科書をメインで使うことが多いですが、ウチの塾ではプリントやテストが中心なんです。塾では授業のたびにテストを行って、生徒さんに自己採点してもらったものを回収して取っておくので、保管が大変だったんですよ」

そう語ったのは、都内の進学塾で講師を務めるKさん。個別指導や集団授業で使ったテストは、生徒の成績を確認したり保護者面談の資料として利用するケースがあるとのこと。そのためテストは必ず取っておく必要があり、保管用のファイルがいつもパンパンに膨れ上がっていたそうだ。

読者モニターとして「DR-C225W」を使うことになったKさんは、さっそく保管していたテストをデジタル化。枚数は1週間あたり100枚以上にもなるのだが、それほどの量でも数分程度で作業が終わって非常に驚いたそうだ。「DR-C225W」はA4用紙であれば片面で毎分25ページ、両面なら毎分50ページの高速スキャンが可能。さらに紙の重複を抑える「リタード方式」によって、読み取りエラーがほとんどなくスムーズに作業できるのだ。

「スキャナーというとなんとなく使い方が難しいイメージがあったのですが、ボタンひとつで取り込めるのでとても簡単でした。こんなことなら、もっと早く導入しておけばよかったですね」と、Kさん。取り込んだテストは必要に応じてパソコンからプリントしたりタブレットで閲覧することで、従来と同じように利用できるとのこと。机やキャビネットから分厚いファイルの束がなくなり、作業環境がとても快適になったと満足しているそうだ。

さらにKさんは生徒から回収したテストだけでなく、生徒に配るテストの原本についてもデジタル化。実はKさんが勤める学習塾では、個別指導でその日どの生徒を担当するかが授業の直前に決まるという。そのため授業が始まる前の短い時間で教材を用意する必要があるのだが、ほかの講師との教材やコピー機の奪い合いでいつも修羅場のようになるらしい。

しかし、「DR-C225W」で教材の原本をデジタル化したことにより、毎日繰り広げられていた過酷な奪い合いから、ひとり抜け出すことができたという。その日に使う教材は、パソコンからほかのプリンターで印刷するだけ。直前に慌てることもなく、スムーズに授業を始められるようになったというのだ。

もちろんその様子を、ほかの講師陣が黙って見ているはずがない。興味を示したうちの何人かは、さっそく購入を検討しているらしい。

「塾側で導入してくれるといいんですけどね。でも、そうなると今度はスキャナーの取り合いになるのかも(笑)」

探したいキーワードで必要な資料を簡単検索!

さらに教材をデジタル化したことで、予想外のメリットがあったとKさんは語る。それは、取り込んだ文書のテキスト検索についてだ。「DR-C225W」で取り込み、PDF形式やオフィス形式で保存した文書には、自動的にテキストデータが埋め込まれる。Kさんは資料をキーワードで検索できることは理解していたのだが、それまでは特に意識して使っていなかったという。

ところがある日、なにげなく「証明」というキーワードで検索してみたところ、数多くある過去問資料のなかから数学の証明問題だけをピックアップすることができたというのだ。従来は数学のテスト資料をひとつずつ開き、証明問題があるかどうかを確認していたことを考えると、資料を探す時間を大幅に短縮できるようになったらしい。キーワードから必要な資料だけを探すことはよくあるが、不特定多数の資料のなかからキーワードに該当する部分だけを抽出する使い方は、見落としがちだが確かに便利だ。

この一件で、資料のデジタル化に大きな可能性を感じたとKさんは語る。普段使っているテスト用の教材のほか、学校で使われている教科書や過去の入試問題などをすべてスキャンすることで資料の収集が大幅に楽になり、講師全員の作業を効率化できるとのことだ。いまはまだ塾内ではKさんしかドキュメントスキャナーを活用していないが、塾の経営陣に対して資料のデジタル化を積極的に提案するつもりらしい。

「生徒さんは、貴重な時間を塾の授業に使っているんです。週に30分、1時間という限られた時間の中でも生徒さんに満足してもらえるよう、授業内容の密度を濃くしていきたいですね。DR-C225Wがあれば、それも可能だと思います」

テストの問題というものは、その年によって多少傾向が変わることがあっても、内容自体が大きく変わるわけではない。これまでに蓄積した資料を効率的に引き出し、活用することが有効な手段となるのだろう。今回は学習塾でのケースを紹介したが、大量の資料を活用する機会の多い方に「DR-C225W」をおすすめしたい。

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