業界あるある紙事情 第2回「新米看護師編」 - 「スキャン作業＝面倒」というイメージが覆された

マイナビニュースで募集した8名の読者モニターの方々にキヤノン製ドキュメントスキャナー「imageFORMULA」シリーズの「DR-C225W」と「DR-P208II」を実際に使ってもらい、使い勝手や活用方法をうかがう当企画。2回目となる今回は、都内の病院に勤務する20代の男性・Oさんに、据置型のドキュメントスキャナー DR-C225Wの感想を聞いてみた。

インクジェット複合機によるデジタル化にトライしたものの……

Oさんは看護師1年目ということもあり、病院での通常業務に加え、院内や外部の研修にも積極的に参加しているとのこと。さらに休日には資格の勉強を行うなど、とても熱心に仕事に取り組んでいる。

そんなOさんの最近の悩みは、研修や自分の勉強に使う資料が大量にたまってしまうことらしい。研修1回あたりの資料は10ページ程度とのことだが、月に何度も参加するため、すぐに保管場所がいっぱいになってしまうという。また、資格勉強用として学生時代から使っていた参考書などもあるのだが、分厚い本が多いという点も、保管場所の悩みを抱える原因になっているそうだ。

「最近引っ越しをして本棚を買い替えたんですが、もうすでに資料があふれてしまっています(笑)」

実はOさん、学生時代にあふれる資料をデジタル化して整理しようとしたことがあるらしい。そのとき利用したのは、主にプリンターとして使っていたインクジェット複合機で、ADF(自動紙送り装置)非搭載のタイプ。フラットベッドスキャナのように資料を1ページずつ取り込む必要があったため時間がかかりすぎてしまい、結局はデジタル化を断念してしまったそうだ。

そんな経験から、「スキャン作業は面倒なもの」というイメージを持っていたOさんは、DR-C225Wを使ってみて、その考えが一変したという。

「スキャンが本当に速いですね。たくさんの資料をまとめて取り込めるので、とても便利です。途中でページが重なってしまうのではないかと心配していたのですが、そんなこともありませんでした。作業が速いぶん面倒くささがなくなって、もっと積極的に使おうという気になります」

付属のスキャンソフト「CaptureOnTouch」を使った作業も思っていた以上に簡単で、すぐに使いこなすことができたという。スキャンモードと出力先を選びスキャンを実行するだけの「3ステップスキャン」がとても便利だと語った。

スキャンした資料はタブレットでいつでも瞬時に閲覧

DR-C225Wで取り込んだ資料はPDF化したのち、タブレットに転送して使っているという。

CaptureOnTouchはクラウドサービスとも連携しており、スキャンしたデータを「Googleドキュメント」や「Evernote」に直接アップロードできる。これにより、スキャンした資料をタブレットなどのモバイル端末側のアプリからも参照・ダウンロードできるようになる。Oさんはデジタル機器に精通しているようだが、この活用方法は、PCやタブレット初心者でも手軽に実現できるだろう。

Oさんは、タブレットにPDFを保存するようになったことで、これまで以上に資料を頻繁に使うようになったとのことだ。

「実のところ、本棚にしまったままの紙の資料を見返すことはあまりなかったのですが、デジタル化したことですばやく参照できるようになりました。このメリットは大きいと思います」

また、Oさんがデジタル化による大きなメリットの1つとして挙げるのが、キーワードによる検索機能が使えるという点だ。いくら紙の資料をデジタル化しても、検索機能が使えなければ、必要なファイルを探し出すだけでもひと苦労することになる。

Oさんは、普段から紙資料はちゃんと整理して保管するタイプだ。ただ、資料の量が多すぎて、結局のところどこに何があるのかわからなくなっていたらしい。だが、DR-C225Wで資料をデジタル化すれば、OCR機能によってスキャンデータにテキストが埋め込まれる(キーワード検索が可能になる)。これにより、目的の資料を瞬時に見つけることが可能となり、勉強時の調べごとを劇的に効率化できたという。

「何か1つのことをきちんと調べようとすると、結局は複数の資料を探すことになるんですよ。資料が紙ベースとなると、探す手間も含めて30分から1時間はかかります。ですが、資料をデジタル化してキーワード検索機能を使えば、資料を探す手間は一瞬です。取り込んだPDFにタグなどを付けて整理しておけば、もっと速くなるでしょうね」

またOさんは、DR-C225Wのコンパクトなボディも気に入ったとのことだ。Oさんの自宅には、本棚だけでなく机の上にも大量の資料があるそうだが、DR-C225Wは設置スペースが小さくてすむので、置き場所に困らないという。

「僕のイメージしていたスキャナって、複合機のように横置きで、そこそこ大きなものだったんですよ。でもDR-C225Wは省スペース性に優れていていいですね。特に "ラウンドスキャン" がスゴイと思います」

ラウンドスキャンとはDR-C225W固有の機能で、本体上部にセットした資料が「U字」型を描いて給排紙される仕組みのこと。スキャナ本体の前面に排紙スペースを必要とする一般的なドキュメントスキャナとは異なり、実際の運用に必要とされるスペースが小さくて済むというメリットがある。

仕事や勉強で大量の資料を参照する機会が多いOさんにとって、紙資料を効率的にデジタル化できるDR-C225Wは、まさにうってつけの機器だったようだ。デジタル化した資料はタブレットとの相性がよく、閲覧や管理も手軽に行えるので、これからの仕事にもきっと役立つだろう。最後にDR-C225Wの感想を聞いたところ、「とても満足しています」とOさんは笑顔で答えてくれた。

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(マイナビニュース広告企画)

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