昨今、業務でメールを使うことの“限界”が取り沙汰されている。その背景には、ファイル送信に関しての、ユーザビリティやコンプライアンス／セキュリティ上の問題がある。こうした問題を解決するソリューションとして、最近では企業向けSNSなどがユーザー企業の関心を集めているものの、誰もが使い慣れたメールに取って代わるまでには至っていない。そこで、実際のエンドユーザーがメールでのファイルのやり取りに求める要望と、それに対する情シス担当者の現状での回答、そしてその本音を取り上げつつ、どちらも“幸せ”になれる画期的なソリューションを紹介したい。
背景説明
地味ながらも技術力に定評のある中堅メーカーのA社では、ここ最近の同業他社の動向を受けてセキュリティポリシーやコンプライアンス規定を策定。とはいえ、なかなかエンドユーザーまでは理解が行き届いていない様子で、情報システム担当者は今日も頭を悩ませている……。
登場人物紹介
敏腕 太郎
A社きっての敏腕営業マンで、仕事はできるのだがITの使い方には無頓着。それで過去に失敗をおかして上司から大目玉を食らったことも。面倒 御免
数多くの内製案件を抱え忙しい毎日を送る、納期厳守と品質向上に日々取り組む制作マン。とにかく時間がないため、面倒な作業が大嫌い。社長 一徹
ITには弱いものの、このごろ新聞などでよく目にする情報漏えい事件には「他人ごとではない」と、かなり気にしている社長。情報 守
無茶な注文をする経営幹部と、なかなか決まりを守らない一般社員（ユーザー）との間の板挟みで日々気苦労が絶えない情シス担当者。本当はどちらの意見も聞いてあげたいのだが……。
1. 大容量ファイルをメール添付で送る？
敏腕 太郎
Q：「10MBのファイルを取引先にメールで送ろうとしたら、エラーメールが返って来てしまったのだけど……。いったいどれぐらいの容量までのファイルなら添付しても大丈夫なの？」
情報 守
A：「すいませんが、メールシステムに負荷がかかるので、うちでは5MBまでのファイルしか添付できないようになっているんですよねぇ」
情シスの本音
（確かに大容量のファイルもメールで送れたら便利だよね。でもシステム的に対応するのは難しいし、だいいち相手の会社だって、大容量ファイルの添付メールは拒否する設定にしている場合がほとんどなんだよなぁ）
ココがポイント!! 解決アドバイス
「メール誤送信防止ソフトウェアと大容量ファイル転送システムを組み合わせて誕生した『CipherCraft/Mail×eTransporter』を導入すれば、その悩み、解決できますよ！ユーザーはいつも使っている電子メールソフトから、大容量ファイルも添付して送信することができるようになります。添付ファイルは自動的に分離されて専用サーバーに保存され、Webブラウザ経由でダウンロードされますので、容量制限を超えたメールを受信拒否する相手に対しても、気兼ねなく送信できるんです」
2. メールでコンプライアンス規定の遵守？
敏腕 太郎
Q：「メールで大容量ファイルを送れないのならば、無料のファイル転送サービスを使ってWebブラウザからファイルを送るようにすれば問題ないよね？」
情報 守
A：「ああ、それも当社のコンプライアンス規定でNGなんですよ。ちゃんとした契約を結ばない限り、社外のサービスに業務上のファイルを預けてはいけない決まりになっているのですが……あれ？コンプライアンス研修受けているはずですよね？？」
情シスの本音
（外部のインターネットストレージサービスを勝手に使われると、コンプライアンス面だけでなくセキュリティ面でも問題があるんだよなぁ。かと言ってUSBメモリーやDVDでの受け渡しだと紛失の危険性もあるし、自由にファイルが送れないというのも業務に支障が出てしまうよね。安心して使える別のサービスをなんとかして用意しないと……）
ココがポイント!! 解決アドバイス
「CipherCraft/Mail×eTransporterならば、そんなコンプライアンス規定であっても遵守することができます。メールシステム、ファイル転送システムのどちらも自社内に置いてしっかり管理できるのに加えて、“安心・安全”のためのさまざまな機能がついていますから、自社のコンプライアンス規定に合わせた設定・運用が可能になります。そうした機能については後で詳しく説明しますね」
メール誤送信防止ソフト市場No.1「CipherCraft/Mail」
×大企業・官公庁での導入実績多数のファイル転送システム「eTransporter」
のコラボレーションで生まれた新型メールソリューション！
※eTransporterのお問い合わせページへ移動します
3. 意外と多いメールの誤送信。防ぐ手立てはある？
敏腕 太郎
Q：「上司から送られたメールに返信した後で読み返してみたら、“Cc”にお客様のアドレスが含まれていた！元のメールにCcされてたのを気づかずに『全員に返信』で送ってしまったのだけど、内輪の話題なのでお客様に見られるのはマズいからすぐに取り消してよ！！」
情報 守
A：「メールというのは一度送信しちゃうと後からは取り消せない仕組みなんですよ。お気の毒ですが、すぐに相手に謝罪するしかありませんねぇ」
情シスの本音
（送信する前に間違いがないか気をつけてほしいのだけど、これって結構起こりがちなミスなんだよなぁ。顧客への信用問題にもかかわるし、誤送信をなんとか防げるといいのだけど……）
ココがポイント!! 解決アドバイス
「CipherCraft/Mail×eTransporterのメール誤送信防止機能を使えば、ユーザーがメールを送信するときに、ポップアップ画面を表示して社外アドレスが含まれていないか、添付ファイルは適切かなどについてもう一度確認してもらうようにできます。 なので、敏腕 太郎さんのような“うっかりミス”もほとんど起きなくなります。さらに、重要なメールや機密情報を添付したメールなどは上長の承認を経ないと送信できないようにするなど、あらかじめ決められたルールに基づいた承認プロセスにも対応しているので、より強いガバナンスを効かすことも可能です」
|
メール内容再チェックで誤送信を防止 |
4. 機密情報のセキュリティ、大丈夫？
敏腕 太郎
Q：「業務上の機密事項が記されたドキュメントファイルをどうしても社外に送らなければいけないのだけど、容量は小さいからメールに添付しちゃってもいいよね？」
情報 守
A：「機密情報が含まれた生のファイルを社外に送るのはセキュリティーポリシーで禁止されていますよ。万が一の情報漏えいを防ぐために、ファイルは、当事者同士しか知らないパスワードで暗号化することが義務付けられていますからね」
情シスの本音
（そうは言っても、いちいちファイルを圧縮したり暗号化したりしていたら手間がかかってユーザーの利便性を損なうのも事実なんだよなぁ。ユーザーの手を煩わせることなく、添付ファイルを自動的に暗号化してパスワードをかけるようにできないものか……）
ココがポイント!! 解決アドバイス
「CipherCraft/Mail×eTransporterは、メールの添付ファイルを自動的に暗号化するので業務での大切なファイルを安心して送ることができますし、ユーザーの手間も省けますよ。ダウンロードに必要なパスワードは一度送信者に送付されて、別のメールで送信相手に伝えていただければより安全です」
メール誤送信防止ソフト市場No.1「CipherCraft/Mail」
×大企業・官公庁での導入実績多数のファイル転送システム「eTransporter」
のコラボレーションで生まれた新型メールソリューション！
※eTransporterのお問い合わせページへ移動します
5. 面倒なのはもう嫌だ。いつも通りのメール添付で大容量ファイルを送る？
面倒 御免
Q：「大容量ファイルを送る場合の手続きにしても、ファイルを暗号化して送る決まりにしても、自分がわざわざやらなければいけないだなんで、日常業務に追われている自分たちには面倒なことが多過ぎるよ。何とかならないの？」
情報 守
A：「大容量ファイルをやり取りする際には、コンプライアンスに則り社内手続きや暗号化も必須事項なので やっていただかないと困るんですよ。面倒 御免さんがとても忙しいのは知っていますが、決まりは決まりなのできちんと守ってください」
情シスの本音
（コンプライアンスとセキュリティを考えてルールを作ったのはいいけど、現場の生産性が低下してしまうのも問題があるよなぁ。本当はどちらも両立できればいいのだけど……）
ココがポイント!! 解決アドバイス
「CipherCraft/Mail×eTransporterならば、コンプライアンス／セキュリティとユーザーの利便性を両立できますよ。既にご説明したとおり、ユーザーはいつも通りのメールソフトで大容量ファイルを添付して送ることができるので手間がかかりませんし、ファイル自体は自動的に分離、暗号化して送信されるのでコンプライアンスやセキュリティのルールを守ることも可能なんです」
|
CipherCraft/Mail×eTransporter 連携イメージ |
6. 社長のプレッシャー！いざというときのための備えとは？
社長 一徹
Q：「つい最近世間を騒がせた例のC社の情報漏えい事件あったよね。我が社としてはもし不祥事が起きた場合にもすぐに原因究明して説明責任を果たせるよう、メールにも証拠保全を義務付けることを経営会議で決めたのだけど、対応できるよね？」
情報 守
A：「現在、メールのログの保存期間は1か月なので、それ以上過去に事件が起きた場合にはどうにもならないんですよ。まあログの保存期間は設定の変更でなんとかできるのですが、証拠として十分な情報、とりわけ添付ファイルの種類まで把握するとなると、今のシステムでは『無理です』とお答えするしかありません……」
情シスの本音
（証拠保全は情報システムの世界でも注目されているのは知っているけど、メールでのファイルのやり取りの証跡まで完璧に残すだなんて、一体どうすればいいのやら……）
ココがポイント!! 解決アドバイス
「CipherCraft/Mail×eTransporterは、『誰が』、『いつ』、『どのようなファイルを』送付して、それを『誰が』、『いつ』ダウンロードしたのかまで証跡を残すことができます。そのため、内部統制の強化や監査対応にも有効ですよ」
まとめ
このように、メール誤送信防止ソフトと大容量ファイル転送システムを組み合わせた「CipherCraft/Mail×eTransporter」であれば、メールの使い勝手はそのままに、大容量のファイル送信ができ、コンプライアンス、セキュリティ、内部統制の強化などを実現できるのである。現在のビジネスでは大容量ファイルのやり取りは欠かせない。それならば、情シス担当者も、経営者も、そしてユーザーまでも、皆が喜ぶソリューションを検討するべきではないだろうか。
メール誤送信防止ソフト市場No.1「CipherCraft/Mail」
×大企業・官公庁での導入実績多数のファイル転送システム「eTransporter」
のコラボレーションで生まれた新型メールソリューション！
※eTransporterのお問い合わせページへ移動します
[PR]提供：
ハイブリッド環境で100超のマイクロサービスを監視 - マネーフォワードのオブザーバビリティ
