営業で外に出ることの多いBさんは、「自分の留守中に大事な連絡が入っていないかしら」、「○○さんの予定はどうなっているのかしら」などと、日頃から“社員同士のコミュニケーションがもっとスムーズにできればいいのに”と思っていました。グループウェアを導入すれば、社内のコミュニケーションがスムーズにいくという話を聞きましたが、それがどんなものなのか、イメージがつかめません。今日はグループウェアを活用している友人に、何ができるようになるのか、教えてもらうことにしました。

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グループウェアで何ができるの？

グループウェアを利用すると、コミュニケーションがスムーズになるって聞いたんだけど、具体的にどのようなことができるのか教えてくれませんか?

グループウェアというのは、社内の情報共有やコミュニケーションをスムーズに行うためのソフトウェアです。例えば、Bさんが不在のときに、取引先から電話がかかってきたとします。そのような時に“グループウェア”を使って、電話に出た人がBさんの携帯電話に用件をメールで連絡することができます。確実に伝えることができ、紙のメモのように紛失する心配もなく、しかもタイムリーに伝言ができるという便利なものなのです。

グループウェアの「伝言メモ」に書いたことが、携帯電話のメールに自動的に転送される

また、回覧板を使って伝達しているような社内連絡も、グループウェアの“掲示板機能”でスムーズにできます。例えば、「○○○セミナー受講の報告」と“掲示板”に登録すれば、社内のだれもがその情報を共有することができます。

スケジュールやToDoもグループウェアで確認できる

グループウェアは“伝言メモ”や“回覧板”の代わりになるのね。外出が多い私にとってはありがたいサービスね。でも、最近は取引先も増え、外出や打ち合わせが多くなって「何か忘れてることがあるんじゃないか」って心配になることがあるのよ。

確かに忙しいと、「打合せはいつだったかなぁ」とか「あの仕事はいつまでにしなくてはいけなかったかなぁ」と考えたりすることってよくありますよね。そんなとき、グループウェアに「スケジュール」や「ToDo」を登録しておくと、外出先からでも、携帯電話でチェックすることができるので安心ですよ。

また、自分の予定だけではなく、ほかの人の予定もわかるので、打ち合わせや会議の日程を決めるときにも、いちいち電話などで確認しなくてすむから楽になりますよ。社内の人に知られたくない予定を非公開にして登録することもできるので、プライベートな用事を知られる心配はありません。

月々0円から利用できるBIGLOBEのグループウェア「アルファオフィス」

グループウェアって便利なのね。でも、そんな便利なソフトだと、導入するのも大変そうだし、値段もかなり高くなるんじゃないの?

グループウェアを購入して社内のサーバで運用するのは確かに大変ですし、グループウェアを購入すると、やはり10ユーザで10万くらいになりますね。でも最近は、ASPサービスといって、社外のサーバを利用してグループウェアを利用できるサービスがあるので、SOHOならこちらの方がお勧めです。例えば、BIGLOBEオフィスサービスの会員であれば、月々「0円」から利用できるグループウェア「アルファオフィス」がありますよ。インターネット接続環境とWebブラウザがあれば利用できるので、手軽に導入でき、お勧めです。

アルファオフィスは、初期費用が無料で、1申込につき、10ユーザまで利用できます。1申込目は無料、2申込目より（1申込ごとに）1,050円（税込）／月かかります。

BIGLOBEオフィスサービスのグループウェア「アルファオフィス」のポータル画面。シンプルで見やすい画面で直感的に操作できる

アルファオフィスのデータ共有／ドキュメント管理機能

簡単に導入できて、しかも10ユーザまで無料とは魅力的ね! ぜひ利用してみたいわ!

アルファオフィスには、取引先とのデータ共有ができる機能もあります。カタログや図面、写真などのデータをアルファオフィスの「キャビネット」に保存しておけば、社内の人だけではなく、社外の人ともデータのやりとりができます。メールで送るにはデータ容量が大きすぎる、CD-ROMを送っていたら時間がかかりすぎるという場合でも、インターネット経由で相手先にデータを渡すことができるので便利ですよ。もちろんデータは暗号化されているので、機密が漏れる心配もありません。

重たい画像データも、キャビネットに置けば簡単に共有できる

グループウェアって便利なのね。これがあれば、仕事が効率アップしそうだわ! さっそく導入することにしましょう!

グループウェアは、電話などの用件を伝える“伝言メモ”、スケジュールなどを書き込む“スケジューラー”、連絡事項を伝える“掲示板”、書類を保存する“キャビネット”など、オフィスでいつも使っている道具を、社員みんなで使えるようにした「電子文房具」のようなものです。グループウェアを活用すれば、仕事の効率も必ずアップすると思いますよ。

いつも手作業で伝えていた情報を、インターネットで共有できるのが「グループウェア」

BIGLOBEオフィスサービスは、インターネット接続、ホスティング、独自ドメイン、セキュリティ、アプリケーションなどをパッケージ化したSOHO向けのサービスです。

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