前回の原稿を書き終えた翌日から40℃の発熱。1週間まるまる寝込んでしまった。やはり、筆者にはアデノウィルスの方が山田ウィルスより怖い……。

さて、早速前回導入したナレッジベース「aphpkb」を活用していくことにする。まずは知識を分類する「カテゴリ」の登録方法から紹介しよう。画面左の「Options」から「KB Admin」をクリックすると、HTTP Basic認証のダイアログが表示される。ユーザ名「admin」、パスワード「changeme123」でログインすれば、管理者用の「Admin Options」画面が表示される。

カテゴリの登録、変更、削除の操作は、「Category Utility」から行う。

UTF-8で統一された環境がきちんと設定できていれば、日本語のカテゴリ名もきちんと登録できるはずだ。

なお、カテゴリは階層的に定義できるので、情報を細かく分類したい場合はサブカテゴリを登録しておくと良いだろう。

カテゴリ登録は管理者の担当する作業だが、一般のユーザは管理者に対して、「Suggest a Category」からカテゴリの追加を提案できる。提案されたカテゴリがある場合のみ、「Category Utility」には「Approve Suggested Category」の表示が追加される。ここから承認すれば、提案されたカテゴリが利用可能になるわけだ。

さて、カテゴリの準備ができたら運用開始だ。ナレッジベースに各スタッフから記事(Article)を投稿してもらい、知識を蓄積していこう。記事の投稿は「Submit Article」から行う。

記事にはカテゴリ分類とは別に、検索用のキーワードも指定できる。後で検索しやすいように、内容から判断して適切なキーワードを指定しよう。

投稿された記事は、そのままナレッジベースに反映されるわけではなく、「Pending(保留中)」のステータスで登録される。記事の検索や閲覧は、管理者が承認しなければ可能にならない。再び管理者として「KB Admin」の画面を開いてみよう。

「Statistics(統計)」画面上の「Pending Articles」が1件増加していることがわかるだろう。管理者はこの記事を承認したり、再編集してよりわかりやすい文章にしたり、または既存の記事と重複するものであれば削除したりすることができる。承認が済むと、記事はトップページに新着記事として表示され、キーワード検索も可能になる。

余談だが、「TOP 5」や「LAST 5」、検索結果の画面等で表示される記事の要約が文字化けしてしまう場合がある。これは、aphpkbが記事から先頭の文字列を取得する際に、マルチバイト文字を考慮しない「substr」関数を使用しているためだ。気になるようであれば、.htaccessに以下の設定を追加し、PHPが自動的にマルチバイトに対応した関数に置き換えて実行するようにしておこう。この設定では、文字列操作や正規表現、メール送信など、マルチバイト対応関数に置き換え可能な処理を最大限置き換えて実行する。

さて、aphpkbには、単純に記事を投稿する以外に、Q&Aの機能もある。これは質問とそれに対する解答を、そのままナレッジベースに登録するものだ。「Ask a Question」から投稿された質問は、管理者からの解答と一緒に記事として登録される。

普通に投稿された記事も、Q&Aとして投稿された記事も、ナレッジ(知識)として扱われることは同じである。aphpkbでは、さらにこれらの記事に対する「コメント」も、知識として蓄積していくことが可能だ。どんなものであれ、知識は時と共に陳腐化していく。しかし、コメント機能を使って補足していくことで、過去の知識を無駄にせず、なおかつ時代の変遷による変化もトレースできるようになるだろう。

ナレッジベースのシステムを導入することは、複数の人間がその脳内に溜め込んだ知識を共有し、相互に補完しながら仕事をしていくために非常に有効だ。ただ漠然と知識の共有といってもピンとこないかもしれないが、例えばヘルプデスクシステムとして活用すれば、非常に便利なツールになるだろう。社内のあちこちから何度も同じ質問が来る、といった問題に悩まされている情報システム部門等では、aphpkbを活用することで個別のQ&Aが自動的にFAQとしてデータベース化できるのだ。