用語も一通り理解して、いよいよSugarCRMで営業活動や顧客との関係を管理していこうとなると、やはり面倒なのは初期データの登録である。なんでもそうだが、新しいアプリケーションを導入する際には、様々なマスタデータを登録する必要がある。特にCRMアプリケーションの場合「取引先」や「取引先担当者」の情報が重要だが、多数の顧客と取引している企業では、登録を手作業で1件ずつやっているとそれだけで大仕事になってしまう。そこで、SugarCRMに用意されている、便利な「インポート」機能を使ってみよう。既にデータ化されている顧客データがあればそれを再利用した方が楽である。

とはいっても、他のアプリケーションからのデータインポート機能自体はなにも珍しいものではない。むしろついてて当たり前、ぐらいのものだろう。ただSugarCRMが優れているのは、インポート可能なデータ形式に関して自由度が高いことである。カンマ区切り(CSV)やタブ区切り(TSV)のデータを、ブラウザ上からの簡単な操作だけでデータベースの適切な項目にマッピングできるので、元データを保持しているアプリケーションが何であろうと、インポート用のデータを生成するための細かい編集作業は不要なのだ。例えば、オービック ビジネス コンサルタントの「商奉行」や、弥生の「弥生販売」等、専用の販売管理ソフトで販売や仕入の管理を行っている企業も多いだろう。これらのソフトから顧客マスタのデータをエクスポートして、SugarCRMにインポートしてみよう。

CSV形式でエクスポートした顧客データは、ExcelやOpenOffice.orgのCalc等で簡単に編集できる。SugarCRMへインポートする必要がない顧客データは、この時点で削除しておけばよいだろう。

日本語のデータを登録する場合、ここでひとつだけデータの加工作業が必要になる。SugarCRMは日本語のデータをUTF-8で保持するため、あらかじめCSVファイルの文字エンコーディングをUTF-8に変換しておかねばならない。変換作業は、Linux上でnkfを使用しても良いし、Windows上で日頃使用しているテキストエディタを使って保存しなおしても良いだろう。

インポートするデータが準備できたら、SugarCRMの画面上から「取引先」-「インポート」を実行する。インポート処理では、データソースの種類(カンマ区切りやタブ区切りの区別)を選択後、データファイルをアップロードする。

次に表示されるのが、データ項目のマッピング指定画面だ。

アップロードしたファイルのデータが3行分ほど表示され、SugarCRM上の取引先データに対し、それぞれの項目をどのフィールドにマッピングするか指定できる。これなら手間をかけずに顧客の登録が可能だ。

また、SugarCRMへのインポートに使用できるのはCSV形式やTSV形式のデータだけではない。取引先の担当者などは、デジタルな「名刺」の標準フォーマットである「vCard」を使った登録が可能だ。vCardは、人に関する属性を以下のような形式で表現するもので、Outlook ExpressやMac OS Xのアドレス帳からもエクスポートできる。

「取引先担当者」-「vCardから作成」を実行すれば、アドレス帳にある取引先担当者の情報を再利用できるだろう。なお、Windowsアプリケーションが出力するvCardは、大抵cp932エンコーディングが使用されているため、あらかじめUTF-8エンコーディングへの変換が必要なのは、CSV形式のデータの場合と同様だ。

SugarCRMは、ユーザが楽に導入できるよう、細かいところまでよく考えて作られている。機能と使い勝手のバランスの良さは、多くのLAMPアプリケーションの中でも特筆すべきものと言えるだろう。