あまり気味のディスクスペース、メールだけではもったいない

Gmailが登場した当時は、1GBという今までになかった大量ディスクスペースが話題を呼びました。現在でも日に日に増え続けているディスクスペースは、今年中に3GBに届く勢いです。ファイルサイズの大きなメールのやりとりも安心ですし、前々回に紹介したような複数メールアカウントの管理も、これだけのディスクスペースがあれば余裕をもって行うことができます。

Gmailを使うと、膨大なメールデータに何処からでもアクセスできるようになり、また、前回で紹介したようにラベルを駆使することで素早く欲しい情報を入手できます。職場が一カ所とは限らない場合、もしくはメールの情報を欲しいときに引き出せる魅力がGmailにはあります。しかし、大容量のディスクスペースを使ってメール以外の様々な情報を蓄積しておくことも可能です。

Gmailをオンラインストレージに見立てる

例えば、Googleが提供しているチャットクライアント「Google Talk」を使って行われた会話は、全てGmailに蓄積されるようになっています(「設定」画面の「チャット」で、保存しないように設定することも可能)。最近は仕事のやりとりもチャットで行われる場合があるので、メールと一緒にチャットでの会話も一括検索することができれば、クライアントの用件の取りこぼしを抑えることができるでしょう。また、Gmailの左側にあるクイックコンタクトから、Web版のチャットアプリケーションを立ち上げることもできますが、ここを通した会話も記録できるようになっています。

こうしたテキストデータだけでなく、画像やPDFのようなドキュメントなどを保存する場所として、Gmailをオンラインストレージに見立てて利用することもできます。Windows、Mac共に、ドラッグ&ドロップで直感的に使えるフリーウェアが登場しています。

Windows で利用できるGmail Driveは、Explorerを経由してストレージに見立てたGmailのディスクスペースにアクセスできるツールです。

インストールすると、Gmail Driveというドライブアイコンがマイコンピュータの下階層に表示されます。あとは他のドライブを利用するときとおなじように、保存しておきたいファイルをGmail Driveへコピーするだけ。コピーしたファイルは「GMAILFS」という件名付きで、あなたのGmailアカウントに送信されるようになっています。

件名が決まっているため、フィルタ機能を利用してGmail Driveに保存したファイルを一括で見れるように工夫しておくと良いでしょう。

Gmail Driveと似たような感覚で使えるMac用のソフトといえば、gDiskというフリーウェア。

こちらはWindowsのようにファイルシステムとバンドルした形でなく、単体のソフトウェアですが、Gmail Driveと同様にドラッグ&ドロップでファイルを扱うことができます。アップロードのスピードが.MacのiDiskより早く、それほどストレスを感じずに作業できる点が特筆すべきところでしょうか。こちらのユニークなところは、ラベルをgDiskで新規作成したり削除できるところにあります。

作ったラベルは「ラベル名.gDisk」という名称で、すぐにGmailへ反映されるようになっています。gDiskを使って仕事の案件名で振り分けておくのも良いかもしれませんが、既に案件用のラベルが作ってある場合もありますし、ファイルとメッセージは区別しておきたいといった要望もあるでしょう。そういう場合は、gDiskやGmail Driveで送ったものは「データ」というラベルをつけて、それぞれのメッセージに案件名が入ったラベルを付け加える、というやり方をおすすめします。複数のラベルが付いているメッセージも、「label:ラベル名 label:ラベル名」と検索すれば表示されるので、埋もれれてしまう心配もありません。

このように仕事のやりとりを行う中枢的な役割を果たすだけでなく、ファイルの管理もある程度Gmailで一括することができます。工夫次第で様々な使い方が生まれるGmail。ぜひあなたなりの管理術を考えてみて下さい。