【コラム】

クリエイターのためのライフハック

16 Gmail 再入門(3) - ファイル管理もGmailで

 

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あまり気味のディスクスペース、メールだけではもったいない

Gmailが登場した当時は、1GBという今までになかった大量ディスクスペースが話題を呼びました。現在でも日に日に増え続けているディスクスペースは、今年中に3GBに届く勢いです。ファイルサイズの大きなメールのやりとりも安心ですし、前々回に紹介したような複数メールアカウントの管理も、これだけのディスクスペースがあれば余裕をもって行うことができます。

Gmailを使うと、膨大なメールデータに何処からでもアクセスできるようになり、また、前回で紹介したようにラベルを駆使することで素早く欲しい情報を入手できます。職場が一カ所とは限らない場合、もしくはメールの情報を欲しいときに引き出せる魅力がGmailにはあります。しかし、大容量のディスクスペースを使ってメール以外の様々な情報を蓄積しておくことも可能です。

Gmailをオンラインストレージに見立てる

例えば、Googleが提供しているチャットクライアント「Google Talk」を使って行われた会話は、全てGmailに蓄積されるようになっています(「設定」画面の「チャット」で、保存しないように設定することも可能)。最近は仕事のやりとりもチャットで行われる場合があるので、メールと一緒にチャットでの会話も一括検索することができれば、クライアントの用件の取りこぼしを抑えることができるでしょう。また、Gmailの左側にあるクイックコンタクトから、Web版のチャットアプリケーションを立ち上げることもできますが、ここを通した会話も記録できるようになっています。

「chat」で検索すると、今までの会話がセッションごとに分けて表示される

こうしたテキストデータだけでなく、画像やPDFのようなドキュメントなどを保存する場所として、Gmailをオンラインストレージに見立てて利用することもできます。Windows、Mac共に、ドラッグ&ドロップで直感的に使えるフリーウェアが登場しています。

Windows で利用できるGmail Driveは、Explorerを経由してストレージに見立てたGmailのディスクスペースにアクセスできるツールです。

インストールすると、Gmail Driveというドライブアイコンがマイコンピュータの下階層に表示されます。あとは他のドライブを利用するときとおなじように、保存しておきたいファイルをGmail Driveへコピーするだけ。コピーしたファイルは「GMAILFS」という件名付きで、あなたのGmailアカウントに送信されるようになっています。

Gmail Driveをインストールすると、ExplorerからGmailへファイルを保存することが可能。セットアップ完了後、すぐに利用することができる

件名が決まっているため、フィルタ機能を利用してGmail Driveに保存したファイルを一括で見れるように工夫しておくと良いでしょう。

Gmail Drive経由で保存したデータは独自の件名で添付メールとして送信される

Gmail Driveと似たような感覚で使えるMac用のソフトといえば、gDiskというフリーウェア。

インタフェースは英語だが、直感的に操作することができるだろう

こちらはWindowsのようにファイルシステムとバンドルした形でなく、単体のソフトウェアですが、Gmail Driveと同様にドラッグ&ドロップでファイルを扱うことができます。アップロードのスピードが.MacのiDiskより早く、それほどストレスを感じずに作業できる点が特筆すべきところでしょうか。こちらのユニークなところは、ラベルをgDiskで新規作成したり削除できるところにあります。

gDiskからアップロードされたファイルは、任意のラベル付きで下書きボックスに蓄積される

作ったラベルは「ラベル名.gDisk」という名称で、すぐにGmailへ反映されるようになっています。gDiskを使って仕事の案件名で振り分けておくのも良いかもしれませんが、既に案件用のラベルが作ってある場合もありますし、ファイルとメッセージは区別しておきたいといった要望もあるでしょう。そういう場合は、gDiskやGmail Driveで送ったものは「データ」というラベルをつけて、それぞれのメッセージに案件名が入ったラベルを付け加える、というやり方をおすすめします。複数のラベルが付いているメッセージも、「label:ラベル名 label:ラベル名」と検索すれば表示されるので、埋もれれてしまう心配もありません。

Gmailへ訪れることなくラベルを追加/削除が可能。ドラッグ&ドロップ形式で気軽にアップロードすることができる

このように仕事のやりとりを行う中枢的な役割を果たすだけでなく、ファイルの管理もある程度Gmailで一括することができます。工夫次第で様々な使い方が生まれるGmail。ぜひあなたなりの管理術を考えてみて下さい。

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インデックス

連載目次
第107回 複数のMacやiPhoneと同期可能な超軽量ノートアプリ「Notational Velocity」
第106回 必要な部分だけを印刷して紙を節約「Print What You Like」
第105回 ホームページにぴったりな超シンプル検索ページ「Keyboardr」
第104回 簡単なコマンド操作で数十のサービスを即座に利用「Quix」
第103回 シンプルな無限に広がるコルクボード「Spaaze」
第102回 読書のお供として欠かせないクリエイティブな栞
第101回 すっきりとした見た目が印象的な集中型メモアプリ「Penzu」
第100回 使いやすくて見た目が良いプロフィールページ作成サービス「Magntize」
第99回 コミュニケーションの流れを一括出来る新しい受信箱「Threadsy」
第98回 高機能 Twitter クライアントで情報をスマートにフィルタリング「Mixero」
第97回 情報漏れのない打ち合わせ管理を手軽に行う方法「TimeBridge」
第96回 美しいオルガニックテキスチャを手軽に作ろう「Livebrush」
第95回 パソコンにあるデータをTwitterを利用して気軽に共有「Filesocial」
第94回 大切なオンラインデータをバックアップする方法
第93回 いろいろな Twitter 検索をマスターしよう「Twitter 検索」
第92回 シングルタスクでシンプルな仕事ワークフローOmniFocus、NowDoThis、Kukoo
第91回 安全かつコントロール可能なファイル送受信サービス「WatchDox」
第90回 アドオンなしで使えるFirefox検索機能と、便利なアドオン「Search Site」
第89回 ちょっとしたディスカッションも出来るメモアプリ「doingText」
第88回 オンラインで使える高機能な画像編集&ギャラリーサイト「SUMO Paint」
第87回 1週間の時間が把握できる便利なログブック-「SugarDash Pocket Log」
第86回 iPhone用Webアプリをデスクトップで利用する方法
第85回 ダイナミックな制作環境に合ったシンプルなプロジェクト管理ツール「Dripbook」
第84回 あとで読みたい記事を効率よく管理する-「Instapaper」
第83回 自分のブックマークをいつまでも使える形で残そう -「diigo」
第82回 柔軟性に長けたシンプルなプロジェクト管理ツール「Less Projects」
第81回 最小限の努力でスケジュール管理が出来るサービス「mixin」
第80回 デザインの行程をオンラインで共有可能にするウェブサイト「Backboard」
第79回 Moleskine: モレスキンはインスピレーションの宝庫
第78回 メールで始めるブログツールで情報発信 - Posterous
第77回 「Greasemonkey」 を使ってGoogleをより快適に使おう
第76回 自分だけの Photoshop 環境を作って作業の効率をアップ
第75回 Webサイトから創作のヒントを見つけて共有する方法 - ScrnShots
第74回 手軽にベクターイメージを作ろう - Vector Magic
第73回 没作品を使ってちょっとしたお小遣い稼ぎ - Graphic Leftovers
第72回 オンラインで繋がるクリップボード - ControlC
第71回 デスクトップを美しく飾ってクリエイティブな環境作り
第70回 巡回するWebサイトを素早く開いて無駄を減らす - Morning Coffee
第69回 デザインのディスカッションに向いたドローイングツール - Twiddla
第68回 オンラインで安全・簡単に自分のデータをバックアップ - Mozy Online
第67回 Googleサービスをより快適に利用するためのプラグイン - CustomizeGoogle
第66回 スライドショーサービスを利用して自分をプレゼンしよう - Viewbook
第65回 集中して文章を書くための環境づくり - WriteRoom/Dark Room
第64回 オンライン版 "Photoshop" の決定版 - Aviary
第63回 iPodのメモ機能を便利に活用 - mogopop
第62回 みんなのネット情報を効率よく集めて管理 - Plaxo
第61回 良いアイデアはペーパーナプキンから生まれる
第60回 創作のヒントにも作品公開にも使えるクリエイティブネットワーク
第59回 新しい仕事環境を作るために使えるサービス - Floor Planner
第58回 インスピレーションを得るオンライン美術館ツアー (大学編)
第57回 ロールプレイングゲーム感覚で毎日のタスクを管理 - Chore Wars
第56回 オンライン版スティッキーズで手軽にコラボレーション - Stixy
第55回 幹事必携!? 素敵で便利な招待状をつくってイベントの準備 - Crusher
第54回 マイクロブログ「Twitter」 を使った便利なメモ帳サービス
第53回 ロゴデザインをするときに参考となるサイトいろいろ
第52回 オンラインブックマーク「del.icio.us」を効率よく使う方法
第51回 マイクロブログで気軽に情報をスクラップ - Soup
第50回 イケアハッキング- IKEAを使って素敵な仕事環境を作ろう
第49回 色にもっと親しむためのあれこれ
第48回 オンラインでできるコラボスペース-Thinkature
第47回 校正作業をオンラインでスムーズに進めてみよう - Coventi
第46回 クリエイティブな環境作りをするためのインスピレーションいろいろ
第45回 もっと伝わるスライドショーでチャンネル配信しよう - Vuvox
第44回 複数の検索エンジンを効率よく利用しよう - Aftervote
第43回 オフラインでも安心スケジュール管理 - Calgoo
第42回 ビデオチュートリアルでスキルアップ
第41回 見た目も素敵なパーソナルブックマークサービス - HomeMarks
第40回 クリエイターなら日本の心・抹茶を飲んで集中力アップ
第39回 共有する URL を短く分かりやすくする方法 - notlong.com
第38回 アイデアをアウトプットするのに便利なテンプレート - Graphic Organizers
第37回 自分のアイデアをまとめるのに便利なアウトラインソフト - iJot
第36回 試してみたいサービスを手軽に始める方法 - 2 Prong
第35回 会員登録なしですぐに使える便利なノート - cl1p.net
第34回 ネットサーフィンによる時間の浪費を極力なくす方法
第33回 これで迷うことはなくなる?地図にいろいろ手軽に書き込めるサービス
第32回 Google の特殊検索を使えば数字なんて怖くない
第31回 自分の情報をアドレス帳に入れてもらうための一工夫 - vCard Maker
第30回 メッセンジャーはもっと便利になれる - IMified
第29回 Webサイトに付箋をぺたり、みんなで共有してディスカッション - Stickis
第28回 To Do管理のはじめの一歩、登録不要のシンプルなサービス - WorkHack
第27回 面倒なメールでのファイル交換におさらば - BoxCloud
第26回 プラグインでカスタマイズ、自分だけのQuickSilverを作ろう - QuickSilver
第25回 キーボードとマウス操作を駆使してさらに便利に活用しよう - QuickSilver
第24回 コマンドランチャーだけではもったいない強力フリーウェア - QuickSilver
第23回 オンラインで賢く音声共有 - evoca
第22回 Opera Widgetsで情報を集約 - myWiki / To Do Widget
第21回 拡張性の高いメモアプリ - Helipad
第20回 不必要なものは隠して作業に集中 - Spirited Away/天岩戸
第19回 チョコレートで美味しく集中力アップ
第18回 iPod のノート機能を最大限に活かしてみる - iWriter
第17回 なかったら自分で作るDIY、ステップ倍ステップでコラボ - Instructables
第16回 Gmail 再入門(3) - ファイル管理もGmailで
第15回 Gmail 再入門(2) - ラベルを活用したメール引き出し術
第14回 Gmail 再入門(1) - 全てのメールをGmailに集約する
第13回 日々のあれこれにゴールを設定、クリックだけで簡単管理 - Joe's Goals
第12回 英文速読、簡単・気軽にネットでチャレンジ - Zap Reader
第11回 自分の世界を賢く検索 - RawSugar
第10回 手軽に作れるポートフォリオページ - Carbonmade
第9回 みんなの力を借りて何か作ってみない? - Cambrian House
第8回 手軽で安全! ファイル一時保管サービス - krun.ch
第7回 デスクトップにToDoリストを常時設置 - Wallnote
第6回 クリエイティブな仕事場でシームレスに音楽共有 - MyTunesRSS
第5回 ゲーム感覚でタスク管理 - Printable CEO
第4回 すごい昼寝"パワーナップ"でパワーアップ - pzizz
第3回 時は金なり? 上手に時間を測る - Time-Tracker
第2回 ワークフローに即したファイル管理を実現する - DEVONthink
第1回 Wikiを活用してコラボライティングを実現する - Writeboard

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