Gmail、はじめの疑問 - 「フォルダがないときどうするの?」

Gmailの最大の特徴は、従来のメールアプリケーションで当然のように使われていたフォルダシステムが存在しないところです。そのかわり、メールに情報を付け加える「ラベル」で管理する方法が採られていますが、この違いを理解して活用できるかがGmailのもつポテンシャルを発揮するかしないかにかかってきます。

仕事でのコミュニケーションにおいてメールは不可欠ですが、会話ツールとしての利用だけでなく、メモ、イベント、To Doといった様々な情報がメールを介して行き来しています。受信するメールを上手に振り分けることで仕事効率を上げることができますし、Gmailを利用することで従来のフォルダシステムでは実現できなかった情報管理も可能になります。今回はラベルを中心にどのように欲しい情報を絞り込んで行くのかを紹介していきたいと思います。

箱にしまいこむのではなく、ラベルを貼り付けるという発想

フォルダとラベルの最大の違いは、フォルダは必ずどこか固定した場所にメールを蓄積しておかなくてはならないのに対し、ラベルは自分が当てはまると感じれば幾つでも割り当てることができるところです。

例えば請求書を催促するメールだとしたら、従来だと案件名のフォルダに入れておくくらいしかできなかったものが、ラベルだと「案件名」「請求書」「早急」といった具合に幾つでも情報を割り当てることができ、いずれのラベルからもそのメールを引き出すことができます。ラベルを付けたいメールのチェックボックスをチェックし、「その他の操作」と書かれているプルダウンメニューからラベルを追加することができます。ページの再読み込みが発生しないので、スピーディにラベルをつけていけるでしょう。案件ごとのラベルを作るのも良いですが「@Reply(返信用)」「@Read(読み物用)」「@ToDo(作業用)」といったアクションに基づいたラベルを作っておいて、自分がしなければならないことが書かれているメールにラベルしておくと良いかもしれません。こうしたアクションラベルを使うことで、作業の取りこぼしを最小限に抑えることができるでしょう。

ラベルの振り分けを手動で行う方法も使えますが、フィルタ機能を使って自動的にラベルを割り当てておくとより効率化することができます。他のメールアプリケーションと同様、件名、宛先などからフィルタリングできますが、Googleらしくキーワードで絞り込める機能も備えています。こちらは演算子もサポートされており、日付や添付されているファイルタイプなど、様々な角度から検索をかけることができます。こうしたキーワードを使ったフィルタでラベル付けをすると、今までグループ化できなかったメールコレクションを作ることも可能になるのではないでしょうか。

Gmailは1つのアドレスを複数に見立てて利用できる

前回、今まで所持していたメールアドレスをGmailで一括管理する方法を紹介しましたが、ひとつのGmailアドレスを複数あるかのように見立てて利用することも可能です。例えば自分のGmailアドレスが「mycomjournal@gmail.com」であれば、"mycomjournal"のあとに「+名前」を付け加えることで無数のメールアドレスを仮想的に作り上げることができます。これは「+の後の名前は無視する」というGmailの仕様に基づいたテクニックで、どんな名前を作っても「mycomjournal@gmail.com」の受信トレイにメールが行くようになっています。たとえば「mycomjournal+company@gmail.com」と言った具合に" + "のあとにプロジェクト名やクライアント名を付け加え、そのときだけ利用するアドレスとして公開しておくのも良いかもしれません。あとはフィルタ機能で宛先を指定して自動的にラベルを付けるようにしておけば、プロジェクト管理が一層しやすくなるとおもいます。

メールは仕事をする上で必須ツールになっているわけですが、受信トレイには数百のメールが溜まっていたり、何処に欲しいメールがあるのか分からない状態になっているのではないでしょうか。ラベルはシンプルなコンセプトですが、工夫次第で様々なワークフローを創り出す可能性を秘めています。ぜひいろいろ試行錯誤してみてください。