招待制から一般公開へ - 今こそGmail 再入門

8月から、Gmailが招待されていない方でも使えるようになりました。これを機会に使い始めている方もいるのではないでしょうか?

Webメールのアカウントを既にお持ちの方はたくさんいると思いますが、Gmailは他のWebメールと少し違ったコンセプトで作られたサービスだと思います。従来のようにひとつひとつのメッセージをフォルダに振り分けて管理するのではなく、すべてのメールを常時表示させておき、検索を使ってメールを絞り込んで行くプッシュ式の管理システムになっています。

このように管理の仕方も他のWebメールと少し違うので、その違いに戸惑ってなかなか使いこなせていない方、またGmailのもつポテンシャルを十分に引き出しきれていない方もいると思います。違いはありますが、コツをつかめば他のWebメールでは無理だった管理方法を実現してくれるだけでなく、仕事の効率が上がる可能性も秘めています。今回から数回にわたって「Gmail 再入門」と題し、もういちどGmailを見直してみようとおもいます。

※サービス開始当初に掲載したYoichi Yamashita氏のレビュー記事もご参照下さい

すべてのメールをGmailに集約

デスクトップで使えるメールソフトは、複数アカウントの受信・管理をサポートしています。また、Hotmailのような老舗のWebメールであれば、プラグインをインストールして、Webメール宛に来たメールを受信することもできます。メールソフトは確かに便利ですが、パソコンを2台以上持っている方も少なくないですし、オフィスにずっと居座って仕事をしているとも限りません。

多くのメールアカウントを所持していても、場所やパソコンに捕われることなくメールを管理する場として、Gmailは最適です。検索や振り分けの仕方が優れているだけでなく、迷惑メールフィルタが優れているので無駄なノイズを減らてくれるメリットもあります。アクセスするのが面倒という方にとっても、その手間を省く方法が幾つかありますし、POPアクセスの設定もあるので、オフラインになる頻度が高い方は、スパムフィルタとしてGmailを経由させて再びデスクトップのメールソフトに戻すとういうやり方も考えられます。

Gmail自体には他サービスのPOPサーバーを設定する項目がないので、各メールアカウントの設定からGmailへ転送させる必要があります。転送の仕方はサーバーの管理画面から行うなどメールサービスによってやり方は様々なので、各サービスのヘルプを参照してください。

こうしてすべてのメールがGmailに集約されるわけですが、返信先メールアドレスや表示される名前までGmailにしたいとは限りません。そこでGmailでは、送るメールによってプロフィールを切り替えられるように設定することができます。

また、メールソフトのように、メールアドレスをはじめとする様々なキーワードでメールを振り分けることができます。設定にあるフィルタ機能を使えば、「このメールアドレスに届いたメッセージはどれ?」と探す手間が省けるだけでなく、複数のメールアカウントの管理もよりスムーズに行うことができます。また「to:(you@mailaddress.com) キーワード」とすればメールアカウントを絞って検索することが可能なので、フィルタと検索機能を組み合わせることで、探しているメッセージがより見つけやすくなるでしょう。

RSSリーダーでメールチェック

こうしてGmailで複数のメールアカウントを管理する環境が整ったわけですが、常にGmailのページを開いているとは限りません。デスクトップのメールソフトのように、誰からメールが着ているか、手軽に分かると便利です。

Windows / Mac で対応しているGmail Notifierを使えば、タスクバー / メニューバー経由でメールを確認できるので大変便利です。また、Gmailは新着メールの情報をAtom形式で取得することが可能なので、RSSリーダーを使ってメールチェックをすることも可能です。

このように、Gmailはすべてのメールを集約するだけの機能を備えていながらも、同時にGmail以外で管理することも可能にしてくれる便利なWebメールといえるのではないでしょうか。