【コラム】

クリエイターのためのライフハック

5 ゲーム感覚でタスク管理 - Printable CEO

 

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タスクを楽しくこなすために

手帳を使っている方はおなじみだと思いますが、買い物リストなど忘れずに書き留めておくことができるTo Doリストというのがあります。最近では To Doリストをオンラインで管理できるサービスがいくつも出てきています。けれど、手帳のほうがすぐに書き込めるお手軽感があるということで、オンラインを敬遠している方が多いのではないでしょうか。

たしかに、予定はすぐ変わってしまうときもありますし、タスク管理もそれに応じて柔軟にかつ迅速に対応しなければいけません。なんでもかんでもすべてをオンラインにするというのは難しいです。とはいえ、「タスクをこなす」という作業を機械的ではなく、少しでも楽しくやれたら良いなと思いませんか? そんな方は 「Printable CEO」にチャレンジしてみると良いと思います。これは、完全にアナログなツールです。

重要なタスクはどれかを見極め、実行するためのキット

Printable CEOはタスクを効率よく、かつ楽しくこなしていくためのTo Doリストの印刷用のテンプレートです。つまり、To Doを書くためのよくできたメモパッドです。毎週こなさなくてはならないタスクというのは、たくさんあると思います。最終的にはすべてをこなさなくてはいけません。しかし、重要なタスクはどれなのか、そしてどれを優先的に行うべきなのかを見極める必要はあると思います。それらに集中して取り組むのがタスク管理の中でのキモになります。Printable CEOはそういった重要なタスクはどれなのかを見極めて、重点的に行うためのキットといえると思います。

Printable CEOはこんな具合に使います

用途によって使い分けられるTo Doリスト印刷用テンプレート

Printable CEOは現在 4つのテンプレートを配布しており、単体でも組み合わせても使えるようになっています。1週間にこなしたいタスクを整理してトラッキングするのに便利な「The Concrete Goals Tracker」(PDF)。一日にこなしたいタスクをリストアップして視覚的に進み具合をチェックできる「The Task Progress Tracker」(PDF)。一日の詳細なスケジュールを細かく設定するのに便利な「The Emergent Task Timer」(PDF)。タスクを達成するためのステップを書き込み、それぞれにかかった時間を把握できる「The Task Order Up!」(PDF)。どのテンプレートも分かりやすく、印刷したらすぐ使えるわけですが、いずれもデザインがきれいなので使ってみたくなる気をおこさせてくれます。

お勧めは「The Concrete Goals Tracker」。高得点を狙え!

自分のワークフローにあったキットを使うことをお勧めしますが、特に使えるのが「The Concrete Goals Tracker」です。これはゲーム的な要素をとりいれながら、タスク管理ができるところがおもしろいです。

やることを書き、やったら得点を塗りつぶす。印刷のデフォルトは Letterサイズなので A4に切り替えてから印刷しよう

まず、今週しなければならない重要なタスクをリストアップしていくのですが、この際、それぞれのタスクにポイントを付けていきます。たとえば納品が近いプロジェクトは 10 ポイントにしてみましょうか。メールボックスの整理といった簡単、かつさほど重要ではない作業には 1ポイントといった具合に設定していきます。あとは、その週の間に作業を行ったのであれば、指定のバブルを埋めてポイントを加算していきます。ちなみに作者のDavid Seah氏は「Printable CEOは"やらなきゃリスト"ではなく、"やったぞリスト"なんだ」と述べています。

「The Task Order Up!」との組み合わせも

この「The Concrete Goals Tracker」とタスクをさらに細かく設定できる「The Task Order Up!」と併用すれば、マイルストーンのたびにポイント加算するといったルールも自分で作れると思います。ポイント制という単純なものですが、これがあるだけで作業をするモチベーションも上がります。さらに、どのタスクにどのポイントを割り当てるのか考えるときもタスクの重要性を再認識させてくれるので、メリットはいろいろあると思います。

締め切りがタイトなタスクに使うのも一案。細長いメモ用紙なので、1枚の紙に何枚か印刷できるテンプレートが数パターン用意されている

すべてのキットはIllustrator CS以降で開くことができるPDF形式でダウンロードできます。タスクリストを書き換えたり、手帳に入るくらいのサイズに再編集して利用することもできるのではないでしょうか。The Concrete Goals TrackerはPDFだけでなくExcel版とPowerPoint版も用意されているので、より手軽に使えると思います。タスク管理はしてみたいけど、オンラインでするのはちょっと違うなと感じた方は、まずこのPrintable CEOに挑戦してみてはいかがでしょうか。

PDFで提供されているので、Illustrator CS以上で開けば、自分で使いやすいように編集もできる

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インデックス

連載目次
第107回 複数のMacやiPhoneと同期可能な超軽量ノートアプリ「Notational Velocity」
第106回 必要な部分だけを印刷して紙を節約「Print What You Like」
第105回 ホームページにぴったりな超シンプル検索ページ「Keyboardr」
第104回 簡単なコマンド操作で数十のサービスを即座に利用「Quix」
第103回 シンプルな無限に広がるコルクボード「Spaaze」
第102回 読書のお供として欠かせないクリエイティブな栞
第101回 すっきりとした見た目が印象的な集中型メモアプリ「Penzu」
第100回 使いやすくて見た目が良いプロフィールページ作成サービス「Magntize」
第99回 コミュニケーションの流れを一括出来る新しい受信箱「Threadsy」
第98回 高機能 Twitter クライアントで情報をスマートにフィルタリング「Mixero」
第97回 情報漏れのない打ち合わせ管理を手軽に行う方法「TimeBridge」
第96回 美しいオルガニックテキスチャを手軽に作ろう「Livebrush」
第95回 パソコンにあるデータをTwitterを利用して気軽に共有「Filesocial」
第94回 大切なオンラインデータをバックアップする方法
第93回 いろいろな Twitter 検索をマスターしよう「Twitter 検索」
第92回 シングルタスクでシンプルな仕事ワークフローOmniFocus、NowDoThis、Kukoo
第91回 安全かつコントロール可能なファイル送受信サービス「WatchDox」
第90回 アドオンなしで使えるFirefox検索機能と、便利なアドオン「Search Site」
第89回 ちょっとしたディスカッションも出来るメモアプリ「doingText」
第88回 オンラインで使える高機能な画像編集&ギャラリーサイト「SUMO Paint」
第87回 1週間の時間が把握できる便利なログブック-「SugarDash Pocket Log」
第86回 iPhone用Webアプリをデスクトップで利用する方法
第85回 ダイナミックな制作環境に合ったシンプルなプロジェクト管理ツール「Dripbook」
第84回 あとで読みたい記事を効率よく管理する-「Instapaper」
第83回 自分のブックマークをいつまでも使える形で残そう -「diigo」
第82回 柔軟性に長けたシンプルなプロジェクト管理ツール「Less Projects」
第81回 最小限の努力でスケジュール管理が出来るサービス「mixin」
第80回 デザインの行程をオンラインで共有可能にするウェブサイト「Backboard」
第79回 Moleskine: モレスキンはインスピレーションの宝庫
第78回 メールで始めるブログツールで情報発信 - Posterous
第77回 「Greasemonkey」 を使ってGoogleをより快適に使おう
第76回 自分だけの Photoshop 環境を作って作業の効率をアップ
第75回 Webサイトから創作のヒントを見つけて共有する方法 - ScrnShots
第74回 手軽にベクターイメージを作ろう - Vector Magic
第73回 没作品を使ってちょっとしたお小遣い稼ぎ - Graphic Leftovers
第72回 オンラインで繋がるクリップボード - ControlC
第71回 デスクトップを美しく飾ってクリエイティブな環境作り
第70回 巡回するWebサイトを素早く開いて無駄を減らす - Morning Coffee
第69回 デザインのディスカッションに向いたドローイングツール - Twiddla
第68回 オンラインで安全・簡単に自分のデータをバックアップ - Mozy Online
第67回 Googleサービスをより快適に利用するためのプラグイン - CustomizeGoogle
第66回 スライドショーサービスを利用して自分をプレゼンしよう - Viewbook
第65回 集中して文章を書くための環境づくり - WriteRoom/Dark Room
第64回 オンライン版 "Photoshop" の決定版 - Aviary
第63回 iPodのメモ機能を便利に活用 - mogopop
第62回 みんなのネット情報を効率よく集めて管理 - Plaxo
第61回 良いアイデアはペーパーナプキンから生まれる
第60回 創作のヒントにも作品公開にも使えるクリエイティブネットワーク
第59回 新しい仕事環境を作るために使えるサービス - Floor Planner
第58回 インスピレーションを得るオンライン美術館ツアー (大学編)
第57回 ロールプレイングゲーム感覚で毎日のタスクを管理 - Chore Wars
第56回 オンライン版スティッキーズで手軽にコラボレーション - Stixy
第55回 幹事必携!? 素敵で便利な招待状をつくってイベントの準備 - Crusher
第54回 マイクロブログ「Twitter」 を使った便利なメモ帳サービス
第53回 ロゴデザインをするときに参考となるサイトいろいろ
第52回 オンラインブックマーク「del.icio.us」を効率よく使う方法
第51回 マイクロブログで気軽に情報をスクラップ - Soup
第50回 イケアハッキング- IKEAを使って素敵な仕事環境を作ろう
第49回 色にもっと親しむためのあれこれ
第48回 オンラインでできるコラボスペース-Thinkature
第47回 校正作業をオンラインでスムーズに進めてみよう - Coventi
第46回 クリエイティブな環境作りをするためのインスピレーションいろいろ
第45回 もっと伝わるスライドショーでチャンネル配信しよう - Vuvox
第44回 複数の検索エンジンを効率よく利用しよう - Aftervote
第43回 オフラインでも安心スケジュール管理 - Calgoo
第42回 ビデオチュートリアルでスキルアップ
第41回 見た目も素敵なパーソナルブックマークサービス - HomeMarks
第40回 クリエイターなら日本の心・抹茶を飲んで集中力アップ
第39回 共有する URL を短く分かりやすくする方法 - notlong.com
第38回 アイデアをアウトプットするのに便利なテンプレート - Graphic Organizers
第37回 自分のアイデアをまとめるのに便利なアウトラインソフト - iJot
第36回 試してみたいサービスを手軽に始める方法 - 2 Prong
第35回 会員登録なしですぐに使える便利なノート - cl1p.net
第34回 ネットサーフィンによる時間の浪費を極力なくす方法
第33回 これで迷うことはなくなる?地図にいろいろ手軽に書き込めるサービス
第32回 Google の特殊検索を使えば数字なんて怖くない
第31回 自分の情報をアドレス帳に入れてもらうための一工夫 - vCard Maker
第30回 メッセンジャーはもっと便利になれる - IMified
第29回 Webサイトに付箋をぺたり、みんなで共有してディスカッション - Stickis
第28回 To Do管理のはじめの一歩、登録不要のシンプルなサービス - WorkHack
第27回 面倒なメールでのファイル交換におさらば - BoxCloud
第26回 プラグインでカスタマイズ、自分だけのQuickSilverを作ろう - QuickSilver
第25回 キーボードとマウス操作を駆使してさらに便利に活用しよう - QuickSilver
第24回 コマンドランチャーだけではもったいない強力フリーウェア - QuickSilver
第23回 オンラインで賢く音声共有 - evoca
第22回 Opera Widgetsで情報を集約 - myWiki / To Do Widget
第21回 拡張性の高いメモアプリ - Helipad
第20回 不必要なものは隠して作業に集中 - Spirited Away/天岩戸
第19回 チョコレートで美味しく集中力アップ
第18回 iPod のノート機能を最大限に活かしてみる - iWriter
第17回 なかったら自分で作るDIY、ステップ倍ステップでコラボ - Instructables
第16回 Gmail 再入門(3) - ファイル管理もGmailで
第15回 Gmail 再入門(2) - ラベルを活用したメール引き出し術
第14回 Gmail 再入門(1) - 全てのメールをGmailに集約する
第13回 日々のあれこれにゴールを設定、クリックだけで簡単管理 - Joe's Goals
第12回 英文速読、簡単・気軽にネットでチャレンジ - Zap Reader
第11回 自分の世界を賢く検索 - RawSugar
第10回 手軽に作れるポートフォリオページ - Carbonmade
第9回 みんなの力を借りて何か作ってみない? - Cambrian House
第8回 手軽で安全! ファイル一時保管サービス - krun.ch
第7回 デスクトップにToDoリストを常時設置 - Wallnote
第6回 クリエイティブな仕事場でシームレスに音楽共有 - MyTunesRSS
第5回 ゲーム感覚でタスク管理 - Printable CEO
第4回 すごい昼寝"パワーナップ"でパワーアップ - pzizz
第3回 時は金なり? 上手に時間を測る - Time-Tracker
第2回 ワークフローに即したファイル管理を実現する - DEVONthink
第1回 Wikiを活用してコラボライティングを実現する - Writeboard

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